إعداد وتنظيم جميع عمليات الإدارات والأقسام للشركة

المطلوب إعداد لكل من الإدارات والأقسام والوظائف والخدمات التي يتم الإستعانة بها من شركات خارجية من خلال عقود إستعانة يحتوي على الطلبات التالية

1-إعداد جميع النماذج اللآزمة لتشغيل المهام و العمل مثل نماذج التقارير والتقييم ونماذج المتابعة وغيرها ….

2- إعداد جميع الدورات المستندية اللازمة للخطوات وللمهام والإجراءات و العمليات و للعمل

3- إعداد عقود تعيين في الشركة من خلال الموارد البشرية لجميع الوظائف والخدمات التي تكون من جهات خارجية يتم الاستعانة بها يكون لهم عقدين عقد في حالة التوظيف في الشركة وعقد ثاني في حالة الاستعانة بخدمات شركات خارجية ويتضمن الجزاءات والعقوبات والتعويضات في حالة عدم الإلتزام بالعقود وغيرها

4- إعداد خرائط تدفق العمليات والإجراءات للعمل

5- إعداد دليل السياسات و الإجراءات للعمل بمحتوياته التالية يجب أن يتضمن محتويات كل دليل اجرائي وكل مهمة على التالي

١- اسم الإجراء

٢- رقم الإجراء

٣- رقم وتاريخ الإصدار

٤-القسم والإدارة

٥-النطاق (المجال)

٦-المسؤولية

٧- المصطلحات والتعريفات

٨-السياسات التنظيمية

٩- خطوات الإجراء و خطوات العمل مرتبة بشكل تسلسلي

١٠- المرفقات

١١- النماذج المستخدمة والمستندات الداعمة و قوالب و المستندات اللازمة

١٢- الإجراءات ذات الصلة

١٣-المراجع

١٤- جدول التعديلات يتضمن رقم التعديل وأبرز التعديلات وغيره

١٥- الإعتمادات

١٦- مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات مثل الإعتمادات الإعداد والمراجعة وغيرها

١٧- مؤشرات قياس الأداء و قابلية القياس: وجود معايير و أرقام لقياس فعالية الإجراء والى اين وصل

١٨- المدخلات والمخرج

١٩- خريطة التدفق للإجراء و رسم بياني يوضح تسلسل العمل ككل

٢٠- إعداد وتصميم الجدول الزمني الكلي والجزئي ومدة تنفيذ الاجراء كامل كم يستغرق من الوقت ومتى يتم تنفيذة بمعنى في اي حاله يتم تنفيذة

٢١- نماذج المرفقات

٢٢- تكلفة الاجراء مقابل الوقت والمهام مقسمة على شكل جزئي وكلي لمعرفة التكلفة الكلية وتكلفة ادق التفاصيل من خلال تصميم جدول احترافي

٢٣-تنظيم وضبط وربط المهام

٢٤- تحديد الموارد ( المتطلبات ) والبدائل

٢٥- التوثيق والحفظ

٢٦- مكان بيئة العمل

٢٧- التأمين والضمان

٢٨- من ينفذ ومن يتابع

٢٩ - الجهات المساندة

٣٠- المطور والتحسين على الاجراء

٣١- حل المشكلات والتحديات وترتيب الأولويات والبدائل

٣٢ - تحديد المستفيدين من الاجراء

٣٣- تحديد علاقات الاجراء والاثر

٣٤- كل خطوة مرتبطة بمنفذ ومراجع ومعتمد وغيرها

٣٥- إعداد الأهداف التشغيلية

6- إعداد دليل تشغيل العمل القياسية بالخطوات والمهام والإجراءات و العمليات (SOPS)

7- ربط العمليات والاجراءات والمهام والخطوات مع بعضها لتشكل مشروع متكامل

8- إعداد و ترتيب وتنسيق المشروع ليوضح الفرق بين العمليات والاجراءات والمهام والخطوات من الاكبر إلى الاصغر حيث أن العملية أكبر من الاجراء

والإجراء أكبر من المهمة

والمهمة أكبر من الخطوة

ولكل واحدة منهم مختص بالتنفيذ والمتابعة وأهداف و زمن ونطاق ومتطلبات و تسلسلها و مصفوفة الأولويات ومؤشرات ونماذج العمل الخاصة فيها

9- تشفير جميع المعلومات و البيانات و العمليات و الإجراءات و المهام والخطوات والسياسات والموظفين والمتعاقدين مزودين الخدمات ( عقود الإستعانة بخدمات )والتشفير للمراجعة والتدقيق المالي والقانوني والإداري و الفني و التقني للحفاظ على سرية المعلومات والخصوصية و عدم تعارض المصالح مع الشركة

10 - اضافة إجراءات لا تقل عن 30 إجراء لكل ادارة وقسم و وظيفة و عقد استعانة بخدمة

11- اضافة مهام لا تقل عن 30 مهمة لكل ادارة وقسم و وظيفة و عقد استعانة بخدمة

12- يجب ذكر جميع العمليات والاجراءات والمهام والخطوات التي يمكن أتمتها بالعمل

13- إعداد الأهداف التشغيلية ومؤشرات قياس الأداء والتقييم والمتابعة

14- تنظيم الاعمال الادارية و وإعداد قواعد تنظيمية لها ولكل الاعمال الفنية ( التخصصات في كل مجال ) والتقنية ( النظام الكتروني ) و القانونية والمالية وغيرها

15-إعداد سياسات وإجراءات توثيق وحفظ وتخزين الملفات والبيانات والمعلومات والمستندات والتقارير ونماذج العمل والعقود وغيرها ورقياً و إلكترونياً

16- إعداد وترتيب وتنظيم لجميع العمل كيفية إتخاذ وصناعة القرارات بمستوياتها وأهميتها ونطاقها وسببها إلى آخره و أسلوب إدارتها مركزية وتضامنية وغيرها

ايضاً اعمال يجب الإلتزام فيها من أجل وضعها وإعدادها في المشروع وهي التالي

1-يجب منع تعارض المصالح بالعمل

2- فصّل مسؤولية الملاك عن الإدارة

وفصل الملكية عن الإدارة

3- يجب تكامل وتنسيق وربط وإضافة كل ما تم ذكره مع الملف المرسل بعنوان ( الدليل تنظيمي لشركة ادارة شئون خاصة ) المكون من (333 صفحة بدون الغلاف صفحة )

4- يجب التطوير والتحسين على الملف الذي بعنوان ( الدليل تنظيمي لشركة ادارة شئون خاصة ) المكون من (333 صفحة بدون الغلاف صفحة ) وطريقة التحسين كالتالي وفي حال وجود أخطاء إدارية و فنية ومالية وقانونية يتم ذكرها قبل التصحيح وبعد التصحيح

5- تحديد و إختيار أفضل البرامج التقنية العالمية مثل Oracle و SAP و Microsoft و Odoo للاستخدام المناسبة للعمل والمشروع ( الافضل للاستخدام والادارة ) وتكلفتها وخطوات التعامل معها مثل عقد وبنود الاتفاق وطريقة نقل البيانات والمعلومات والمستندات وحفظ الخصوصية وحفظ حقوق الملكية للمعلومات والنظام

6-أذكر جميع خطوات تشغيل العمل من بالبداية قبل تأسيس الشركة إلى خطوات التشغيل الكامل للشركة وأذكر جميع الخطوات في حالة إغلاق الشركة وحلها وتصفيتها ويجب ان يكون العمل قابل للتنفيذ مباشرةً

7- يجب إعداد دراسة تحليل للمخاطر الإدارية والمالية والفنية والتقنية والقانونية ونقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات والبيئة الداخلية والخارجية للعمل (المشروع )

8- تكون السياسات والاجراءات قابلة للتدقيق الداخلي والخارجي المالي والاداري والفني والقانوني والتقني وغيرها

9- ضمان وجود نظام إداري مؤسسي متكامل يحافظ على الجودة والإلتزام والإستدامة

10 - يجب تسليم كامل المشروع على شكل ملف pdf و وملف

مفتوح قابل للتعديل word

التعديلات والإضافات مجاناً طالما في نطاق العمل و اثناء العمل وبعد مدة 20 يوم عمل تسليم المشروع كامل يكون هناك 15 خمسة عشر يوم اضافية للمراجعة والتعديلات والاضافات

تكلفة المشروع كامل وشامل والإجمالي 650 دولار .