مساعد افتراضي

المساعد الافتراضي هو شخص يتم توظيفه عبر الإنترنت لمساعدتك في كافة المهام المهنية أو الشخصية، ويمكنك الاعتماد عليه في إنجاز العديد من الأمور التي تستغرق الكثير من الوقت والجهد، مثل: البحث عن المعلومات المختلفة أو مساعدتك في إعداد التقارير، بل وحتى مساعدتك في تنظيم جدول أعمالك وغيرها من الأمور. المساعد الافتراضي يشبه إلى حد كبير مدير أعمالك، ولكن الفرق هنا أنه يعمل عن بعد.

يحتاج أصحاب الأعمال ومديري المشاريع المختلفة إلى العمل بعمق والتركيز على وضع الخطط والإستراتيجيات وإدارة أعمالهم الكبيرة، ولكن ربما تواجههم في الكثير من الأحيان بعض المهام الروتينية أو الورقيات الهامة التي تستغرق وقتهم وجهدهم، مثل: إعداد التقارير أو جمع المعلومات أو الرد على الرسائل، وغيرها.

يساعدك المساعد الافتراضي في القيام بهذه الأعمال، مما يمنحك الوقت والجهد الكافي للتركيز على أعمالك، ويقدم المستقلون في هذا المجال خدمات عدّة مثل: إدارة صفحات ومجموعات مواقع التواصل الاجتماعي، البحث عبر الإنترنت، جمع البيانات، إعداد التقارير، تقديم الاستشارات، تحليل البيانات، إدارة المدونات والمواقع الإلكترونية، وغيرها.

يتميز موقع مستقل بسهولة إضافة المشاريع المختلفة عليه، و لتحصل على أفضل النتائج بأقل جهد، اتبع الخطوات التالية:

• أضف عنوانًا يعبر بدقة عن مشروعك، وحدد بالضبط المهمة التي تريد من المساعد الافتراضي العمل عليها، مثال" مطلوب مساعد افتراضي لتقديم استشارات لتطوير العقارات".
• صف تفاصيل المشروع باستفاضة، وحدد النقاط التي تريد من المستقل تنفيذها بدقة، وما هي الخطوات التي ترغب في اتباعها حتى نهاية المشروع، مثل طريقة جمع البيانات وتنسيقها أو طريقة كتابة التقارير المختلفة. إضافة إلى الشروط الواجب توافرها في المتقدمين، مثل إجادة لغة معينة.
• حدد الميزانية المناسبة لحجم مشروعك، وكذلك مدة تنفيذ المشروع.
• لا تدمج عدة مهام في مشروع واحد، حتى تحصل على قدر أكبر من الدقة والاحترافية في تنفيذ المهام، فلا تطلب مساعد افتراضي لتقديم استشارات وجمع المعلومات وإعداد التقارير في نفس المشروع، اجعل كلًا منها مشروعًا منفصلًا، واختر المتخصصين لتنفيذ كل مهمة على حدة.
• تواصل مع المستقل داخل المنصة، ولا تضف أي وسائل تواصل خارجية، ويمنحك موقع مستقل إمكانية التواصل مع المستقلين قبل اختيار أحدهم، لحين أن يقع اختيارك على المستقل المناسب، وهذا لضمان الحقوق للطرفين.
• ادرس حسابات المستقلين لمعرفة مهاراتهم وأعمالهم السابقة في مجال المساعدة الافتراضية.
• بعد اختيار المستقل المناسب يمكنك التواصل معه ومتابعة خطوات التنفيذ طوال فترة المشروع من صفحة إدارة المشروع.

يتيح لك موقع مستقل الاختيار بين العديد من المساعدين الافتراضيين المحترفين ذوي المهارة، وإليك هذه النصائح التي تساعد على اختيار المساعد الأفضل والأنسب للمهمة:

• ادرس مهارات المستقل وأعماله وخبراته السابقة في مجال المساعدة الافتراضية، وتواصل معه لمعرفة قدراته، وتحديد إذا كانت مهاراته هي ما تبحث عنه أم لا.
• احرص على وصف المهام التي تحتاجها بدقة، واطلب من المتقدمين إعطاء نماذج سابقة شبيهة بالمهمة التي تطلبها في حالة كان معرض الأعمال لا يحتوي على نماذج شبيهة، مثل تقارير سابقة تم إعدادها أو إدارة مواقع التواصل الاجتماعي لمشاريع سابقة.
• راجع تقييمات المستقل في مشاريعه السابقة، واقرأ تعليقات العملاء السابقين على جودة أعماله وخبرته بالعمل.
• تأكد أن المساعد الافتراضي على دراية كافية بالمهمة التي تطلبها، فبعض المهام تتطلب قدرًا عاليًا من التخصص موازنة بغيرها.