مدخل بيانات

مدخل البيانات هو فرد يستخدم أدواته المتاحة من لوحة مفاتيح وماسحة مستندات، وميكروفون، وغيرها، لتحويل البيانات إلى صيغة رقمية ضمن قاعدة بيانات ذات هيكل متماسك، لتصبح سهلة الاستخدام على الحاسوب والهاتف الذكي،ويمكن الرجوع إليها في أي وقت بغرض المقارنة والتعديل.

تحتاج هذه الوظيفة إلى الدقة والسرعة وتزداد أهميتها عند الشركات كلما كبر حجم البيانات المطلوب إدخالها. البيانات هنا تتراوح أصولها فقد تكون:

• مكتوبة بخط اليد وتحتاج الشركة إلى إدخالها على الحاسوب.
• مسموعة تحتاج إلى تفريغ لتكون في صورة رقمية يسهل قراءتها.
• مرئية تحتاج إلى تفريغ لمحتواها لتصبح رقمية سهلة الفهم بالنسبة للقارئ.
• رقمية لكنها غير منسقة وتحتاج إلى إعادة ترتيب ليناسب هيكل قاعدة البيانات.

أي مشروع يؤسس في البداية بناءً على فكرة، هذه الفكرة تعتمد على بيانات، لذلك منذ ولادة المشروع ومع كل مرحلة يمر بها ستكون بحاجة إلى مدخل بيانات. تحتاج إلى توظيف مدخل بيانات للآتي:

• بناء قاعدة بيانات قوية: يمكنك مدخل البيانات من بناء قاعدة بيانات قوية لشركتك، تشمل جميع البيانات الأساسية، وتُعد بمنزلة أساس صلب للشركة.
• تنظيم جداول الحسابات: ينظم مدخل البيانات الحسابات الهامة في شركتك بما في ذلك الأصول والإيرادات والصادرات، لتخرج في صورة تقرير مفصل وجداول يسهل فهمها ومراجعتها.
• إعداد تقارير مراجعة الأداء: يساعدك مدخل البيانات في إعداد تقارير متكاملة لمراجعة أداء موظفي قسم المبيعات في شركتك.
• تحديث بيانات الموقع الإلكتروني: توظيف مدخل بيانات محترف يحمل من على عاتقك مهمة رفع وتعديل بيانات موقعك الإلكتروني، إذ يرفع مدخل البيانات البيانات إلى موقعك الإلكتروني ويحدثها بسهولة وفي وقت قصير.
• حفظ دقائق الاجتماعات الهامة: يساعدك مدخل البيانات في تفريغ الاجتماعات وتحويلها إلى محضر اجتماع مكتوب يسهل قراءته، يجعل الجميع على اطلاع بالتحديثات.
• جمع البيانات: البيانات عملة هامة، يساعدك مدخل البيانات على جمعها بدقة وتنظيمها بعناية، لتوظيفها بعد ذلك في تطوير خدمة جديدة أو صناعة منتجًا جديدًا في سوقٍ أو بلدٍ ما.

هناك بعض المهارات الشخصية لمدخل البيانات عليه أن يتميز بها لتساعده على أداء مهامه بالكفاءة المطلوبة وأهمها:

1. الكتابة السريعة: تتراوح سرعة مدخل البيانات ما بين 40 إلى 50 كلمة في الدقيقة الواحدة، وقد يصل البعض إلى 70 كلمة في الدقيقة. السرعة مع الدقة تعني إنجاز المزيد من البيانات في وقت أقل.
2. معرفة أساسيات الحاسوب: كل البيانات المطلوب إدخالها هي بيانات رقمية، لذلك على مدخل البيانات تعلم المهارات الأساسية للحاسب الآلي التي تتضمن استخدام البرمجيات المختلفة والهامة لحفظ وتنظيم البيانات مثل حزمة الأوفيس من مايكروسوفت وغيرها من أساسيات قيادة الحاسوب.
3. سلامة اللغة: سلامة اللغة تتضمن اللغة المكتوبة والمنطوقة، قد يرتبط دور مدخل البيانات بإدخال بيانات مكتوبة أو منطوقة. لذلك هي مهارة هامة يجب على مدخل البيانات امتلاكها لتوصيل المعلومة بوضوح ومنعًا لحدوث سوء فهم.
4. الدقة: الاهتمام بالتفاصيل هي الصفة الرئيسية التي تصنع أي مدخل بيانات، وإن لم تتواجد تلك السمة به، فذلك الفرد لا تناسبه تلك الوظيفة. فمدخل البيانات يراعي أدق التفاصيل، ويكتشف الخطأ في سرعة منعًا لحدوث أية عواقب مستقبلية.
5. الإدارة وتنظيم الوقت: الشركات لديها أولوياتها، وبناءً عليها، ينظم مدخل البيانات مهامه وأوقاته لتتوافق مع خطط الشركة. حيث يخطط المهام ويقسمها إلى مهام أصغر يحافظ من خلالها على موعد التسليم المنتظر.
6. مهارات البحث: لا يرتبط دور مدخل البيانات بمعلومات خاصة بشركة بعينها أو مجموعة من الأفراد، قد يتعلق الأمر بسوق ما أو حتى مدينة تستهدفها شركة. فيقتصر دور مدخل البيانات على جمع المعلومات اللازمة عن تلك المدينة أو السوق، وتنظيم تلك المعلومات في صورة تصنيفية يسهل الرجوع إليها. وهنا تأتي مهارة البحث، يجب على مدخل البيانات إجادة البحث ليحصل على النتائج المطلوبة والصحيحة.

بعد إضافة مشروع إدخال البيانات الخاص بك سيبدأ مدخلو البيانات في تقديم عروضهم عليه، ولانتقاء أفضل مدخل بيانات وتوظيفه ليبدأ العمل على مشروعك، ننصحك بالتالي:

• المفاضلة بين العروض

راجع العروض التي قدمها المستقلون بتركيز؛ لحصر أصحاب العروض الأقرب إلى مجالك. بعد القيام بفرز العروض لأول مرة، أذهب إلى معرض الأعمال الخاص بكل مدخل بيانات؛ لتتأكد من مهاراته ومن جودة المشاريع السابقة التي أنجزها

• التروي عند قبول العروض

نظِم قائمة قصيرة للمرشحين ممن وقع عليهم الاختيار، وتواصل معهم لمعرفة المزيد عن خبراتهم ومهاراتهم، ومن يلق قبولك لا تتردد في قبول عرضه. ينبغي لك اختيار المستقل صاحب سابقة أعمال قوية في مجال إدخال البيانات.

• التركيز على الجودة والوقت

اختبر مدخل البيانات من خلال إرسال مهمة تجريبية لا تستهلك كثيرًا من الوقت أو المجهود، وهي ما تعد فرز ثالث أخير واختياري، ولكن غرضها قياس مدى جودة العمل الذي يقدمه المستقل والوقت الذي استهلكه لتسليمه.

لمتابعة تنفيذ المشروع باحترافية، ننصحك بالآتي:

• تقسيم المهمة إلى عدة مهام أصغر: قسِّم المهمة ليسهل إدارة ومتابعة مدخل البيانات، فيصبح لكل مهمة صغيرة موعد تسليم على المستقل الالتزام به. وبعد تسلمك لكل جزء يأتي دور المراجعة والتغذية الراجعة.
• المراجعة الدقيقة والتغذية الراجعة البناءة: اهتم بأدق التفاصيل والملاحظات بكل مهمة صغيرة حتى يراعيها المستقل في المراحل اللاحقة، وهي نقطة هامة لاتخاذ قرار تكرار التعامل أم لا.
• التواصل بمهنية: حدد مواعيد يومية مع المستقل لاستقبال رسائله والرد عليها ومتابعة سير المشروع، من خلال نافذة المحادثات والرسائل الصوتية التي يوفرها لك مستقل.