إدارة الوقت

إدارة الوقت أو Time Management هي آلية تقسيم وقتك بحكمة لتتمكن من فعل معظم مهامك وإنجازها حتى في أثناء أصعب الأوقات وأضيقها. صحيح أننا نملك أربعة وعشرين ساعة يوميًا، ولكنها ليست بالقيمة نفسها بالنسبة لكل شخص منا. ولذا فتخصيص الوقت المناسب لكل نشاط حسب أهميته يُساهم في الإدارة الفعالة للوقت، مما ينتج عنه تحقيق إنجازات كبيرة.

وتشمل عملية إدارة الوقت عدة عناصر هامة مثل التخصيص والجدولة، وبذلك يصبح الشخص أكثر إبداعًا وإنتاجية وأقل عرضة لضغط العمل والإرهاق.

تعد إدارة الوقت عاملًا مهمًا للمشاريع كافة، إذ إن إتباع إستراتيجيات إدارة الوقت يمكنها إحداث نقلة نوعية في مشروعك تكمن في الآتي:

• زيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف: يتمكن أصحاب المشاريع والمؤسسات من زيادة إنتاجية مشاريعهم بالتركيز على الوقت اللازم لكل عمل ووضع الأولويات من أجل عمل أكثر كفاءة.
• قلة الضغوطات والأخطاء: لا شك أن تعدد المهام يُمثل أزمة نفسية على صحة العامل ويصيبه بالتوتر والقلق نتيجة ارتباطه بمواعيد نهائية غير منظمة، بالإضافة إلى قلة التركيز المؤدية إلى وقوع الأخطاء. ولذا فإن ترتيب المهام يمثل خطوة جيدة لتميز مشروعك وضمان نجاحه.
• تهيئة فرص جديدة: فمهارات إدارة الوقت تساعد على إنجاز مهامك بصورة سريعة ومتقنة، مما يفتح أمامك فرصًا أفضل تناسب كفاءة مشروعك.
• توفير الميزانية: يقول بنجامين فرانكلين: "الوقت هو المال"، وبتوفيرك للوقت تحافظ على ميزانية مشروعك. إذ تنفق الأموال بصورة صحيحة وممنهجة دون أي تبديد.

يمكنك إضافة مشروع والحصول على مساعدة خبير في إدارة الوقت بكل سهولة، وذلك من خلال الضغط على زر "أضف مشروع" الموجود في الشريط العلوي، ثم إكمال تفاصيل المشروع كالآتي:

• عنوان المشروع: واحرص أن يكون العنوان واضحًا يعبر عما تريده بإيجاز، على سبيل المثال "أحتاج مساعد افتراضي لإدارة وقتي وتنظيم مهامي".
• المهارات المطلوبة: يمكنك تحديد المهارات التي ترغب في توافرها لدى المستقل المنشود، مثل إدارة الوقت وإدارة الموارد البشرية.
• تفاصيل المشروع: وهنا توضح ماهية المهام المطلوبة من المستقل، بالإضافة إلى مقدار خبرته المطلوبة والتعليمات المطلوب تنفيذها.
• الميزانية المتوقعة: هنا عليك التفكير في ميزانية مناسبة لحجم المشروع، ويمكنك الاطلاع على المشاريع المشابهة لأخذ فكرة تقريبية عن الميزانية وتحديدها وفقًا للجهد المطلوب والوقت المستغرق لإنجازه.
• مدة التسليم: تعتمد مدة تسليم المشروع على حجم المشروع وسرعة احتياجك لتنفيذه، وعليه بإمكانك وضع مدة مناسبة لك ومناقشتها مع المستقل إن أردت تعديلها.

يمتلك موقع مستقل عدد كبير من المساعدين الافتراضيين الذين يمتلكون مهارات إدارة الوقت، ولذلك عليك التأني عند اختيار المساعد الافتراضي المناسب بالمفاضلة بين العروض كافة. ويمكنك القيام بهذا الأمر على النحو التالي:

• اطلع على العروض المقدمة وانظر إلى خبرة كل مستقل وما بإمكانه تقديمه للمشروع، وما يميزه عن المستقلين المنافسين.
• تفحص الملفات الشخصية لكل مستقل جذب انتباهك، لتقرأ النبذة الشخصية لكل واحد منهم ومدى رضا العملاء السابقين عن مهاراتهم في إدارة الوقت بإلقاء نظرة على التقييمات.
• اطلع على معرض أعمال المستقلين للتأكد من خبرتهم في مجال إدارة الوقت وتنظيم المهام.
• تواصل مع المستقلين عبر الرسائل وذلك لمناقشة المشروع بصورة أوضح والاتفاق على التفاصيل كُلها.

قد تعتقد أن إدارة الوقت وتنظيمه هما الأمر ذاته، إلا أنه يوجد فارق جوهري بينهما، فتنظيم الوقت هو محاولة ترتيب العناصر المختلفة والأعمال المطلوبة في مجموعات مترابطة كي تتوافق معًا ويتم تنفيذها بصورة صحيحة فحسب. بينما تعتمد إدارة الوقت على وضع الأولويات وتوزيع الوقت تبعًا لأهمية كل عنصر حتى تصل في نهاية اليوم إلى توفير وقت وربما استغلاله في مهمة جديدة.

لإدارة الوقت مبادئ محددة يمكن للمساعد الافتراضي تطويعها بما يتناسب مع مشروعك، ومن ضمن تلك المبادئ:

1. التخطيط: يساعدك التخطيط المسبق لكل خطوة في مشروعك على زيادة النسب المتوقعة للنجاح، إذ يضعك أمام صورة تقريبية للواقع ويؤهلك لمواجهة الصعوبات. وفي كثير من الأحيان تفشل تلك الخطط إما لأنها غير منطقية أو لسوء تخطيطها، لذا فوجود خبير ليعطيك نصائح إدارة الوقت ووضع عدة خطط بديلة تحسبًا لأي عقبة هو أمر في غاية الأهمية.
2. ترتيب المهام: فالاهتمام بعدة مهام في آن واحد يمكن أن يؤدي إلى فشل جميعها، لهذا فإن وضع قائمة بالمهام وترتيبها حسب كونها عاجلة أو مهمة يساهم في توفير الوقت كثيرًا. بالإضافة إلى دوره الفعال في التخلص من الأعمال المتراكمة وتنظيمها حتى تختفي تمامًا.
3. تجنب المشتتات: أيًا كانت طبيعة عملك، فلا شك أن المشتتات ومصادر الإلهاء موجودة من حولك وربما تكون مشتتات لا يمكنك التعرف عليها. لذا فإن خبراء إدارة الوقت يفضلون تحديد مصادر الإلهاء الداخلية والخارجية ومحاولة الابتعاد عنها أو حلها إن أمكن.

توجد العديد من الاستراتيجيات التي تعين على إدارة الوقت، منها ما يلي:

• إنشاء مخطط زمني: يعد وضع الخطط المسبقة وتنظيم جدول الأعمال يوميًا واحد من أفضل مهارات إدارة الوقت، ويشمل هذا المخطط ترك بعض الأوقات مفتوحة وذلك لمواجهة العقبات إن حدثت، أو الشروع في مهمة جديدة. كما يشمل المخطط تقسيم المهام الموكلة إليك إلى مهام يومية وأسبوعية وشهرية وتنفيذها بالترتيب الموضوع.
• تحديد أوقات الإنتاج: يمكن تقسيم نسبة كبيرة من الأشخاص إلى ثلاث أقسام، قسم يفضل العمل نهارًا وآخر يفضله ليلًا وآخر يمكنه العمل في أي وقت. وتحديد إلى أي قسم تميل يساعدك على زيادة مستوى الإنتاجية والتقدم بمشروعك.
• تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء صغيرة: ربما يأتي عليك الوقت الذي تشعر فيه بأن مشروعك على مشارف الفشل نظرًا لضخامة العمل المطلوب وانعدام القدرة على تحقيقه. يساعد تقسم المهام الكبيرة إلى عدة مهام على الالتزام بمعدل الإنتاجية واستمرارية العمل.