إدارة الطلبات

إدارة الطلبات هي عملية تسجيل الطلبات التي يتقدم بها العملاء ومتابعتها إلى أن يستلم العميل طلبه كاملاً، وتساعد إدارة الطلبات على أتمتة عمليات البيع والشحن والمدفوعات وعلى إعداد التقارير البيعية والكميات المتبقية في المخازن بالإضافة إلى تتبع عمليات الدفع.

تبرز أهمية توظيف مسؤول لمتابعة طلبات محلِك التجاري في النقاط التالية:

• تقديم الطلبات للعملاء وشحنها بأسرع وقت ممكن وجعل عملية الطلب والشحن سلسلة لتحقيق الأرباح المرّجوة.
• زيادة من نسبة رضا العملاء عن عملك والمحافظة على سمعة الشركة.
• تقديم معلومات واضحة حول المخزون الموجود في المستودعات.

يوفر موقع مستقل مساحة واسعة للشركات للعثور على مستقلين قادرين على إدارة الطلبات بكفاءة عالية وذلك بنشر مشروع واستقطاب عروض المختصين باتباع النصائح التالية:

• الضغط على زر "أضف مشروع" الموجود في القائمة العلوية للموقع.
• اختيار عنوان واضح للمشروع تعلن فيه عن حاجتك لمستقلين في مجال إدارة الطلبات.
• تحديد طريقة عرض المشروع سواءً بإدخاله يدوياً وكتابة النص محدداً فيه طلبك والمهارات التي يجب أن يتملكها المستقل مثل إدارة المبيعات وخدمة العملاء وإدارة المتاجر الإلكترونية، أو باختيار أحد النماذج الجاهزة التي تساعدك على إيضاح المطلوب بتوفيره خيارات متعددة مناسبة للنموذج.
• حدد ميزانية تلائم حجم المشروع وعدد مهامه ومدّة زمنية كافية لإنجازه.
• اضغط على زر "انشر الآن" عند الانتهاء من كتابة كافة تفاصيل المشروع ليدققه فريق مستقل ويستكمل نشره.

يبدأ المستقلون بتقديم عروضهم على مشروعك فور إنشائه، ولاختيار أفضلهم ننصحك بالتالي:

• اقرأ كافة العروض التي تركها المستقلون بتمعن ودقة كبيرة لتختار المختص الأفضل.
• حدد عروض إدارة الطلبات التي ترى أنها ملائمة لك بإعطاء تقييم يميز كل عرض.
• اطلع على الملفات الشخصية لأصحابها، وادخل إلى نماذج الأعمال التي تركوها لتتأكد من امتلاكهم للمهارات المطلوبة في إدارة الطلبات ويفضل توفر خبرة سابقة بإدارة المتاجر الإلكترونية.
• اختر العرض المناسب وتواصل مع صاحبه للتأكد من جاهزيته للعمل ورغبته في إدارة المتجر الإلكتروني.
• اتفق مع المستقل على كافة التفاصيل المتعلقة بالمشروع ليبدأ رحلته في تنفيذه.

يقوم مدير المتجر الإلكتروني بمجموعة من الواجبات خلال إشرافه على المتجر الإلكتروني، منها:

• متابعة المتجر بصورة يومية.
• عرض البضائع والتأكد من ظهورها على الموقع ووصفها والتأكد من روابطها.
• تحديث قاعدة بيانات المتجر دوريًا.
• مراقبة موظفي خدمة العملاء والتأكد من قيامهم بالمهام الموكلة إليهم بصورة صحيحة.
• الرد على استفسارات العملاء على الهاتف أو على البريد الإلكتروني بسرعة وخلال مدّة لا تتجاوز 24 ساعة، فكلما كان الرد أسرع كان عمل المدير أفضل.
• التواصل المستمر مع الموردين وصانعي المنتجات للاتفاق على الأسعار.
• الترويج لموقع الشركة وجذب العملاء إليه.
• تحسين المتجر وجعله ملائماً لمحركات البحث.

تبدأ عملية إدارة الطلبات لحظة طلب العميل وتمر بعدّة مراحل هي:

• قبول طلب العميل والتأكد من صحته ودفع الثمن إذا كان من شروط المتجر الدفع عند الطلب.
• إرسال تفاصيل الطلب إلى المستودع للبدء بإعداده وتجهيزه.
• تحضير الطلب للشحن بتغليفه بطريقة مناسبة لضمان وصوله سليماً للعميل، فمثلا المنتجات الزجاجية توضع في صناديق كبيرة وتغلف بوسادة هوائية لضمان عدم تعرضها للكسر خلال الشحن.
• شحن المنتج بعد الانتهاء من تغليفه بإرساله إلى العنوان الذي تركه العميل.
• إرسال رسالة بريد إلكتروني للعميل تؤكد له شحن المنتج.
• إدارة عملية ما بعد البيع، وتعدّ هذه آخر مراحل إدارة الطلب إذ تقوم الشركة بالتواصل مع العميل للتأكد من وصول المنتج وتسأله عن رأيه فيه ومدى رضاه عنه وعن جودة الخدمة المقدمة له.