مساعد إداري

المساعد الإداري هو الشخص المتخصص في تقديم الخدمات الإدارية للشركات وأصحاب المشاريع والأنشطة التجارية خاصةً عبر الإنترنت، وتتنوع هذه الخدمات بحسب حاجة النشاط التجاري أو الشركة. وقد أصبح دور المساعد الإداري عبر الإنترنت أكثر بروزًا وأهمية من ذي قبل، وذلك مع تنامي قطاع الشركات الصغيرة والناشئة وتزايد حاجتها اليومية للتنظيم والتنسيق من خلال إدارة فعالة للأعمال.

يؤدي المساعد الإداري العديد من المهام التي تجعل إدارة أعمالك أسهل، إذ يمكنه توفير الوقت الكافي لك، وتنظيم وتحديد أولويات مهامك ضمن العمل، وهذا ما يتيح لك التركيز الكبير لتنجز بشكل أفضل وتدع المساعد الإداري يهتم بالباقي.

كما أن توظيف مساعد إداري خبير يساعدك على توفير المال ويكون الدفع له إما مقابل الخدمات المحددة التي تحتاج إليها فقط، أو من الممكن الاستعانة بكافة الخدمات التي يقدمها المساعد الإداري والتي تتلخص فيما يلي:

• مهام إدارية: يعمل المساعد الإداري جنبًا إلى جنب مع صاحب المشروع في تنظيم وتخطيط وتنفيذ استراتيجية العمل، كما تتمثل إحدى مهامه الرئيسية في اتخاذ مكانك في حال غيابك، وهذا يعني لزوم دراية المساعد الإداري بالجوانب الرئيسية لوظيفة المدير وقدرته على أدائها في أثناء غيابك على الوجه الأمثل.
• مهام تنظيمية: تتضمن مهام المساعد الإداري التنظيمية في القدرة على جدولة المواعيد وتنظيم الاجتماعات والتعامل مع ترتيبات السفر وتنسيق المراسلات عبر البريد الإلكتروني والهاتف واتخاذ القرارات التنظيمية المناسبة بما يسهّل من سير الأعمال ويدعم الاستراتيجية العامة للشركة.
• الإشراف على الفريق: في معظم المؤسسات يكون المساعد الإداري هو المسؤول المباشر والمشرف على الموظفين وإدارتهم، بالإضافة إلى مشاركته بعمليات التوظيف والفصل وإجراء مراجعات أداء الموظف وحل المشكلات داخل فريق العمل من خلال التوجيه الفعال للموظفين والتعامل مع شكاويهم ومشكلاتهم وتنظيم الإجازات فيما بينهم، وهذا ما يعزز من عملية سدّ الفجوة بين الإدارة والموظفين ويساهم بإنجاح العمل.
• التواصل مع العملاء: في العديد من المؤسسات يكون المساعد الإداري المسؤول الأول عن التعامل والتواصل مع العملاء وخاصةً العملاء الذين تواجههم مشكلات بمنتج معين يقدمه النشاط التجاري، إذ ينظم المساعد الإداري المبالغ المستردة والمرتجعات، بالإضافة إلى الاستماع لشكاوي العملاء والعمل على حل مشاكلهم من أجل ضمان ولائهم.
• إتمام المشاريع بنجاح: من خلال تنظيم المشاريع والموارد البشرية المناسبة لكل مشروع وقيادة الفريق لإتمام المهام المطلوبة ووضع الجداول الزمنية بالإضافة إلى إدارة الميزانيات ومتابعة التطورات والمستجدات في كل مرحلة من مراحل المشروع حتى إتمامه بنجاح.

تعد وظيفة المساعد الإداري وظيفة حيوية ضمن الشركة والعمل بشكل عام، لذلك من الضروري على أي مساعد إداري أن يتمتع بالمهارات الإدارية والقيادية والتنظيمية، ومهارات التخطيط والتواصل والتسويق الجيد والتفاوض، وكذلك القدرة على إيجاد الحلول للمشكلات والعمل تحت الضغط وإدارة الوقت بشكل ممتاز، بالإضافة إلى المعرفة والإتقان لبرامج مايكروسوفت والبرامج التي تتيح التنظيم والجدولة.

بعد إضافة مشروع مساعد الإدارة الخاص بك سيبدأ المساعدون الإداريون في تقديم عروضهم عليه، ولانتقاء أفضل مساعد إداري وتوظيفه ليبدأ العمل على مشروعك، ننصحك بالتالي:

1. اقرأ العروض المقدمة بعناية، وميّز كل مساعد إداري يتناول في عرضه التفاصيل التي ذكرتها في مشروعك والخدمات التي تحتاجها.
2. عند اختيارك لأصحاب العروض المناسبة، اطّلع على ملفاتهم الشخصية وركّز على النبذة التعريفية لكل منهم، فهي تشرح مؤهلاتهم وخبراتهم السابقة، ثم تصفّح آراء وتقييمات أصحاب المشاريع الذين عملوا معهم سابقًا إن وجدت.
3. تواصل مع المساعدين الإداريين الأكثر كفاءة والذين احتوت ملفاتهم الشخصية على ما يثبت خبرتهم واحترافيتهم من خلال التقييمات المرتفعة من أصحاب المشاريع السابقة، وهذا ما يساعدك على تحديد المستقل الأنسب لتنفيذ مشروعك.

عند اختيارك للمستقل المناسب والأكثر كفاءة، من المهم أن تتأكد أولًا من وضوح جميع الخدمات التي تحتاجها منه، بالإضافة إلى الاتفاق على الميزانية المناسبة لكل منكما. سوف يساعدك التواصل المنتظم بينكما على إنجاز المهام بنجاح أكبر.

ولا تتردد في تقديم رأي وملاحظة من شأنها أن تحسّن من إدارة المستقل لأعمالك، كما أن موقع مستقل يوفر لك إمكانية التواصل بشكل سهل مع المستقل من خلال المحادثات وإرفاق الملفات والرسائل الصوتية التي تتيح لك المتابعة مع المساعد الإداري المستقل باستمرارية خلال الفترة المتفق عليها.