إعداد هيكلة تنظيمية

تصميم هيكلة تنظيمية عملية قابلة للنمو تدريجيًا (من فريق صغير إلى فريق أكبر) تُوضّح خطوط الإشراف والمهام والمسؤوليات وآليات القياس، وتخدم نموذج “الإدارة الإلكترونية” متعدد الخدمات والقطاعات.

نطاق العمل (Scope)

تصميم هيكل تنظيمي مصفوفي خفيف يشمل:

القيادة: CEO/المدير العام، CTO/الشريك التقني، Head of Delivery/التسليم.

وحدات مشتركة: الأتمتة/المنصّة، التسويق والأداء الإعلاني، المحتوى والتصميم، البيانات والتحليلات، الدعم وخدمة العملاء.

بودات تسليم العملاء (Delivery Pods) وخطوط التقارير المزدوجة (وظيفي/تشغيلي).

تنمية الأعمال: المبيعات، الحلول ما قبل البيع، الشراكات والقنوات.

وصف وظيفي مختصر (JD) ومصفوفة RACI لـ 10–15 دورًا أساسيًا، مثل:

Account/Success Lead، Automation Specialist، Performance Marketer، Content/Designer، Data Analyst، Support Agent، Sales Rep، Sales Ops، Finance/Admin.

قدرات ونِسَب التحمّل (Capacity Model):

عدد العملاء لكل بود/فرد، حدود الخدمة لكل باقة، آلية توزيع الموارد بين البودات والوحدات المشتركة.

حوكمة وإيقاع تشغيل (Cadence & Governance):

اجتماعات يومية/أسبوعية/شهرية، QBR للعملاء، آلية تصعيد المشاكل، إدارة تغييرات النطاق (Change Requests).

مؤشرات الأداء (KPIs) وإطار قياس النتائج:

مبيعات (Conversion/CAC)، تسليم (SLA/Velocity)، تسويق وإعلانات (CPA/ROAS/CPL)، أتمتة (أخطاء/زمن نشر)، محتوى (زمن التسليم/الأثر)، نجاح العميل (Churn/NPS/CSAT)، مالية (تحصيل/هامش).

خارطة عمليات عالية المستوى + SOPs قصيرة (قالب):

Onboarding العميل، تنفيذ الحملات، بناء الـFlows، إدارة التذاكر، التقارير ولوحة العميل (Client Portal)، وإجراءات الموافقات.

خطة نمو تدريجية (Hiring Plan):

مرحلة 0–3 أشهر، 3–6 أشهر، 6–12 شهر: أدوار تُستقدم، أولويات التوظيف، وما يمكن الاستعانة به من مستقلين.

اعتبارات امتثال وسوق سعودي (إرشادي غير قانوني):

PDPL خصوصية البيانات، ZATCA للفوترة الإلكترونية، WPS حماية الأجور، ومنصات “قوى/التأمينات” (على مستوى السياسات التشغيلية).

المخرجات المطلوبة (Deliverables)

Organigram (رسم هيكل تنظيمي احترافي) بصيغ: PDF + ملف قابل للتعديل (Draw.io/Lucidchart/Visio/...).

وثيقة الهيكل (DOCX): وصف الأدوار، RACI، الحوكمة، الـKPIs، الـSOPs المختصرة، نموذج خطة التوظيف.

جداول XLSX: نموذج السعة/القدرة، تتبّع الـKPIs، قوالب التقارير الشهرية.

نسخة موجزة من 1–2 صفحة لاستخدامها في العروض التجارية.

معايير القبول (Acceptance Criteria)

الهيكل قابل للتنفيذ فورًا مع فريق صغير ويمكن توسيعه بدون إعادة بناء.

وضوح خطوط التقارير والمسؤوليات وعدم تضارب المهام.

تغطية خدماتنا الحالية (مبيعات، تسويق، أتمتة/CRM، خدمة عملاء، سوشال، حملات، موارد بشرية خفيفة، حسابات، تقارير، Workflow).

مستندات مرتبة، قابلة للتعديل، وذات أمثلة عملية.

جولة تعديلات واحدة على الأقل بعد التسليم الأولي.

الجدول الزمني المقترح

المرحلة 1 – الاستكشاف (2–3 أيام): مقابلة عمل قصيرة + مراجعة خدماتنا الحالية.

المرحلة 2 – المسودة الأولى (5–7 أيام): الهيكل + RACI + JD + Cadence.

المرحلة 3 – ورشة ضبط (جلسة 60–90 دقيقة): تعليق وتعديلات.

المرحلة 4 – التسليم النهائي (2–3 أيام): ملفات نهائية + قوالب XLSX + نسخة موجز

مؤهلات المنفّذ المطلوبة

خبرة مثبتة في تصميم الهياكل التنظيمية للشركات الناشئة/الخدمية/الوكالات الرقمية.

عينات (Portfolio) لهياكل/سياسات/عمليات سابقة.

معرفة بسياق السوق السعودي وخصوصية الامتثال (ميزة قوية).

إجادة أدوات النمذجة (Lucidchart/Draw.io/Visio) وإخراج وثائقي احترافي.

ما نريده في عرضك

لمحة عن الخبرة ذات الصلة + عينات سابقة.

منهجية العمل والجدول الزمني التفصيلي.

قائمة المخرجات النهائية وصيغها.

تكلفة شاملة + ما يتضمنه عدد المراجعات.

أي اقتراحات لتحسين نطاق المشروع.

مدة التنفيذ: 10–15 يومًا تقريبيًا (قابلة للتفاوض حسب العرض والجودة).

ملاحظات:

السرّية/NDA مطلوبة.

جميع الملفات يجب أن تكون قابلة للتعديل (DOCX/XLSX/PPTX + مصدر الرسم).

التواصل دوري عبر مكالمة/رسائل أسبوعية لضمان مواءمة التوقعات.