تنظيم الحسابات وتسجيل المصروفات والفواتير والمدفوعات ومتابعة أسعار صرف العملات

أبحث عن محاسب محترف للعمل عن بُعد، لديه خبرة في مسك الدفاتر وتنظيم الحسابات المالية، بهدف ترتيب السجلات المالية السابقة والحالية، وتسجيل العمليات المالية اليومية، وربط المدفوعات بالفواتير الخاصة بالمشتريات والمبيعات، مع متابعة أسعار صرف العملات وإعداد تقارير مالية دورية.

المطلوب هو تنظيم الحسابات بشكل دقيق ومنهجي، بحيث تكون جميع الإيرادات والمصروفات والفواتير والمدفوعات موثقة، ويسهل الرجوع إليها ومعرفة الوضع المالي في أي وقت.

## أولًا: المهام المطلوبة

### 1. تسجيل وتنظيم المصروفات

- تسجيل المصروفات اليومية وتصنيفها حسب نوع المصروف.

- إدخال المصروفات السابقة والمتراكمة وإعادة تنظيمها حسب التاريخ.

- تسجيل تاريخ المصروف، والمبلغ، والعملة، وطريقة الدفع، والجهة المستفيدة، والبيان أو الغرض من المصروف.

- مراجعة المستندات والإيصالات المتاحة وربطها بالعمليات المالية.

- إعداد كشف بالمصروفات اليومية والشهرية، مع تصنيف المصروفات حسب الفئات.

### 2. تنظيم فواتير المبيعات والمشتريات

- تسجيل فواتير المبيعات وفواتير المشتريات، القديمة والجديدة.

- تنظيم الفواتير حسب التاريخ ورقم الفاتورة واسم العميل أو المورد.

- تسجيل إجمالي الفاتورة والعملة والضريبة، إن وجدت.

- متابعة حالة كل فاتورة: مدفوعة بالكامل، مدفوعة جزئيًا، أو غير مدفوعة.

- ربط كل دفعة بالفاتورة أو الفواتير ذات الصلة، مع توضيح المبالغ المسددة والمتبقية.

- منع تكرار تسجيل الفواتير أو الدفعات، ومراجعة الفروقات والأخطاء.

### 3. تسجيل ومتابعة دفعات العملاء والموردين

- تسجيل جميع المبالغ المستلمة من العملاء.

- تسجيل جميع المبالغ المدفوعة للموردين.

- ربط المقبوضات بفواتير المبيعات والمدفوعات بفواتير المشتريات.

- معالجة الدفعات الجزئية والدفعات المقدمة والمبالغ الزائدة، إن وجدت.

- إعداد كشف حساب لكل عميل ومورد يوضح إجمالي الفواتير والمدفوعات والرصيد المتبقي.

- إعداد تقرير بالفواتير المستحقة والمتأخرة والمبالغ المطلوب تحصيلها أو سدادها.

### 4. متابعة أسعار صرف العملات

- تسجيل العمليات المالية بالعملات الأصلية المستخدمة في المعاملات.

- متابعة وتوثيق أسعار صرف العملات المطلوبة، مثل الريال السعودي والدولار الأمريكي والجنيه السوداني، بحسب العملات المستخدمة فعليًا.

- تحديد سعر الصرف المستخدم لكل عملية مع تسجيل تاريخ السعر ومصدره.

- تحويل القيم إلى العملة الأساسية المتفق عليها، مع الاحتفاظ بالقيمة والعملة الأصليتين.

- توضيح فروقات أسعار الصرف الناتجة عن اختلاف سعر الصرف بين تاريخ الفاتورة وتاريخ السداد، عند الحاجة.

- إعداد تقارير توضح أرصدة العملات المختلفة وقيمتها بالعملة الأساسية.

### 5. مراجعة الحسابات القديمة وتسوية الأرصدة

- إدخال وتنظيم البيانات المالية السابقة المتوفرة.

- مراجعة أرصدة العملاء والموردين والمبالغ المستحقة.

- مطابقة الدفعات مع الفواتير والسجلات المتاحة.

- تحديد العمليات غير المكتملة أو التي ينقصها مستند أو بيانات.

- إعداد كشف بالأرصدة الافتتاحية بعد مراجعة البيانات والاتفاق عليها.

- توثيق أي فروقات أو مبالغ غير واضحة دون إجراء تسويات غير معتمدة.

### 6. التقارير المالية الدورية

إعداد تقارير منظمة، تشمل:

- تقرير المصروفات والإيرادات.

- تقرير المبيعات والمشتريات.

- تقرير المقبوضات والمدفوعات.

- كشف حساب العملاء والموردين.

- تقرير الفواتير المستحقة والمتأخرة.

- تقرير الأرصدة حسب العملات.

- ملخص شهري للحركة المالية والأرصدة المتاحة، وفق البيانات والمستندات المقدمة.

## ثانيًا: البرامج والأدوات المطلوبة

يفضل أن يكون المحاسب متمكنًا من Excel أو Google Sheets، ولديه خبرة في استخدام برامج المحاسبة مثل QuickBooks أو Zoho Books أو ما يماثلها.

يمكن اقتراح البرنامج الأنسب لطبيعة العمل وحجم البيانات، على أن يتم الاتفاق عليه قبل البدء.

## ثالثًا: آلية تنفيذ المشروع

1. مراجعة البيانات والمستندات المتاحة وتحديد النواقص.

2. الاتفاق على طريقة التصنيف، والعملات، والفترة المطلوب تنظيمها.

3. إدخال البيانات القديمة وتنظيم الأرصدة الافتتاحية.

4. تسجيل العمليات المالية الجديدة وفق آلية عمل واضحة.

5. مطابقة الدفعات بالفواتير ومراجعة الأرصدة.

6. تسليم التقارير والملفات المنظمة مع توضيح طريقة تحديثها مستقبلًا.

## رابعًا: المخرجات المطلوبة

- سجل منظم للمصروفات والإيرادات.

- سجل لفواتير المبيعات والمشتريات.

- سجل للمدفوعات والمقبوضات مرتبط بالفواتير.

- كشوف حساب العملاء والموردين.

- سجل لأسعار صرف العملات المستخدمة.

- تقارير دورية واضحة وقابلة للتحديث.

- ملف منظم للبيانات القديمة والحالية مع توضيح أي فروقات أو بيانات ناقصة.

## خامسًا: المؤهلات المطلوبة

- مؤهل مناسب في المحاسبة أو المالية.

- خبرة عملية في مسك الدفاتر وتنظيم الحسابات.

- دقة عالية في إدخال البيانات ومراجعتها.

- القدرة على التعامل مع تعدد العملات والمدفوعات الجزئية.

- الالتزام بالسرية التامة للبيانات المالية.

- القدرة على العمل عن بُعد والتواصل المستمر وتقديم تقارير عن الإنجاز.

## عند تقديم العرض، يرجى توضيح:

1. الخبرة السابقة في مشاريع مشابهة.

2. البرنامج المحاسبي الذي تقترح استخدامه.

3. طريقة التعامل مع الفواتير القديمة والدفعات غير المرتبطة بفواتير.

4. المدة المتوقعة لإنجاز تنظيم البيانات القديمة.

5. التكلفة المقترحة، مع توضيح ما إذا كانت تشمل تأسيس النظام المحاسبي ومتابعة الحسابات الجديدة.

6. إمكانية تقديم عينة توضيحية لتقرير حسابات أو نموذج عمل بعد إخفاء أي بيانات سرية.