خبير مستقل في التطوير المؤسسي والتخطيط الاستراتيجي وبناء قدرات المؤسسات غير الحكومية

مطلوب خبير مستقل ذو خبرة متقدمة في التطوير المؤسسي والتخطيط الاستراتيجي وبناء قدرات مؤسسات المجتمع المدني والمؤسسات غير الحكومية (NGOs/CSOs)، للمساهمة في تطوير وتحديث مجموعة من الخطط الاستراتيجية والأدلة والسياسات والإجراءات والأنظمة المؤسسية.

تركز المهمة بصورة أساسية على إعداد الخطط الاستراتيجية والتطوير المؤسسي والمتابعة والتقييم والاستدامة وجمع التمويل وإدارة المشاريع والأنظمة المالية والإدارية والحوكمة.

مدة المشروع الأولية: شهر واحد، قابلة للتجديد وفقاً لحجم الأعمال وجودة المخرجات والاتفاق بين الطرفين.

طبيعة المشروع

المطلوب خبير لديه خبرة عملية فعلية في العمل مع المؤسسات غير الحكومية ومؤسسات المجتمع المدني والمشاريع الممولة من الجهات المانحة، وقادر على تحويل نتائج تقييم الاحتياجات المؤسسية والمعلومات المتوفرة عن المؤسسة إلى خطط وأدلة وسياسات وإجراءات عملية قابلة للتطبيق.

المهمة ليست مجرد كتابة محتوى أو إعداد أبحاث نظرية، وإنما تتطلب خبرة عملية في التطوير المؤسسي وبناء الأنظمة وإعداد الخطط الاستراتيجية والأدلة المؤسسية.

أولاً: إعداد الخطط الاستراتيجية

يعتبر إعداد وتطوير الخطط الاستراتيجية للمؤسسات غير الحكومية من أهم مكونات المشروع.

يجب أن يكون الخبير قادراً على تنفيذ وتوثيق عملية التخطيط الاستراتيجي، بما يشمل، حسب احتياجات كل مؤسسة:

تحليل الوضع المؤسسي والبيئة الداخلية والخارجية.

مراجعة رسالة المؤسسة ورؤيتها وقيمها.

تحليل أصحاب المصلحة.

إجراء التحليل الاستراتيجي باستخدام SWOT والأدوات المناسبة.

تحديد القضايا والتحديات الاستراتيجية.

تحديد الأولويات والتوجهات الاستراتيجية.

صياغة الأهداف والغايات الاستراتيجية.

تحديد النتائج والمخرجات المتوقعة.

تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs.

تحديد خطوط الأساس والمستهدفات عند توفر المعلومات.

تحديد المبادرات والتدخلات الاستراتيجية.

إعداد مصفوفة تنفيذ الخطة الاستراتيجية.

تحديد المسؤوليات المؤسسية.

وضع الإطار الزمني للتنفيذ.

ربط الخطة الاستراتيجية بالموارد والاستدامة المؤسسية.

تطوير آلية لإعداد الخطط السنوية المرتبطة بالخطة الاستراتيجية.

تطوير آليات المتابعة والمراجعة وإعداد التقارير.

تحديد المخاطر والافتراضات الاستراتيجية.

ربط الخطة الاستراتيجية بمنظومة المتابعة والتقييم.

يجب أن تكون الخطط الاستراتيجية الناتجة عملية وقابلة للتنفيذ والقياس والمتابعة وليست مجرد وثائق نظرية.

ثانياً: استراتيجيات جمع التمويل وتعبئة الموارد

يشمل المشروع تطوير أو تحديث استراتيجيات عملية لجمع التمويل وتعبئة الموارد، بما في ذلك:

تحليل الاحتياجات التمويلية.

تحديد الأولويات التمويلية.

إعداد خارطة الجهات المانحة وأصحاب المصلحة.

تنويع مصادر التمويل.

آليات التواصل مع الجهات المانحة.

تطوير الشراكات.

تطوير عملية إعداد المقترحات والمشاريع.

تحديد فرص تعبئة الموارد.

وضع أهداف ومؤشرات لجمع التمويل.

الحد من الاعتماد على مصدر تمويل واحد.

ربط جمع التمويل بالاستدامة المؤسسية.

إعداد خطة تنفيذ ومتابعة للاستراتيجية.

ثالثاً: دليل إدارة المشاريع

يتوقع أن يمتلك الخبير خبرة في تطوير وتخصيص دليل إدارة دورة المشروع Project Cycle Management Manual، ويشمل على سبيل المثال:

تحديد وتصميم المشاريع.

تخطيط المشاريع.

أطر النتائج.

إعداد خطط العمل.

تحديد الأدوار والمسؤوليات.

الربط بين الأنشطة والموازنة.

تنفيذ المشاريع.

المتابعة والإشراف.

إدارة المخاطر.

التوثيق وإعداد التقارير.

إغلاق المشاريع.

النماذج والقوالب وأدوات الإدارة والمتابعة.

رابعاً: دليل المتابعة والتقييم M&E

يشترط توفر خبرة عملية في إعداد أنظمة وأدلة المتابعة والتقييم، بما يشمل:

الإدارة المبنية على النتائج RBM.

سلسلة النتائج والأطر المنطقية.

المخرجات والنتائج.

مؤشرات الأداء KPIs.

خطوط الأساس والمستهدفات.

مصادر البيانات.

وسائل وأدوات جمع البيانات.

توزيع مسؤوليات المتابعة والتقييم.

جداول وخطط المتابعة.

جودة البيانات والتحقق منها.

إعداد تقارير الأداء.

مراجعة الأداء المؤسسي.

التقييم.

التعلم والتغذية الراجعة.

إعداد مصفوفات ونماذج وأدوات المتابعة والتقييم.

خامساً: خطط الاستدامة المؤسسية

قد تشمل المهمة إعداد خطط استدامة تتناول:

الاستدامة المؤسسية.

الاستدامة المالية.

تنويع مصادر التمويل.

استدامة الموارد البشرية.

استمرارية البرامج والخدمات.

تطوير الشراكات والشبكات.

المخاطر المؤسسية.

أهداف وإجراءات الاستدامة.

مؤشرات قياس الاستدامة.

آليات التنفيذ والمتابعة.

سادساً: الدليل المالي

يفضل أن يكون لدى الخبير معرفة وخبرة في تطوير أو تحديث الأدلة المالية للمؤسسات غير الحكومية، بما يشمل:

السياسات والإجراءات المالية والمحاسبية.

إعداد الموازنات والرقابة عليها.

الصلاحيات والتفويضات المالية.

الرقابة الداخلية.

إدارة النقد.

الحسابات والتسويات البنكية.

الذمم والسلف.

الرواتب.

إدارة الأصول الثابتة.

التقارير المالية.

المحاسبة الخاصة بالمشاريع والمنح.

حفظ الوثائق والسجلات المالية.

الفصل بين المهام والصلاحيات.

الرقابة والمتابعة المالية.

سابعاً: دليل المشتريات

قد تشمل المهمة تطوير أو تحديث إجراءات المشتريات، بما في ذلك:

تخطيط المشتريات.

طرق وحدود الشراء.

المنافسة وعروض الأسعار.

إجراءات العطاءات.

التقييم والاختيار.

الصلاحيات والموافقات.

التعاقد.

تضارب المصالح.

توثيق عمليات الشراء.

إدارة الموردين.

استلام الأصول والمواد.

الرقابة الداخلية وحفظ السجلات.

ثامناً: الدليل الإداري

يشمل ذلك القدرة على تطوير أنظمة وإجراءات إدارية عملية تتعلق بـ:

المسؤوليات والإجراءات الإدارية.

سير العمليات.

تفويض الصلاحيات.

المراسلات والتوثيق.

إدارة الملفات والسجلات.

إدارة المكاتب.

إدارة الموجودات والمخزون.

الموافقات الإدارية.

الاتصال الداخلي.

الإجراءات التشغيلية.

النماذج والقوالب الإدارية.

تاسعاً: دليل مجلس الإدارة والحوكمة

يفضل توفر خبرة في إعداد أو تطوير أدلة الحوكمة ومجالس الإدارة، بما يشمل:

أدوار ومسؤوليات مجلس الإدارة.

العلاقة بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية.

هيكلية المجلس.

الاجتماعات واتخاذ القرارات.

اللجان.

المحاضر والتوثيق.

المساءلة.

تضارب المصالح.

المسؤوليات الرقابية والإشرافية.

تقييم أداء وفعالية مجلس الإدارة.

عاشراً: مدونة السلوك

قد تشمل المهمة إعداد أو تحديث مدونة السلوك المؤسسية بما يغطي:

المعايير الأخلاقية.

السلوك المهني.

النزاهة والمساءلة.

تضارب المصالح.

السرية.

السلوك الوظيفي.

الالتزام بالسياسات.

الإبلاغ عن المخالفات.

آليات التطبيق والمتابعة.

بناء القدرات والتدريب

لا يقتصر المطلوب على إعداد الوثائق، بل يجب أن يمتلك الخبير خبرة فعلية في بناء القدرات ونقل المعرفة والتدريب والتوجيه المؤسسي.

قد تشمل جلسات التدريب وبناء القدرات المجالات التالية:

التخطيط الاستراتيجي.

كتابة المقترحات وجمع التمويل.

الإدارة المالية.

إدارة الموارد البشرية.

الإدارة المبنية على النتائج RBM.

إدارة المشاريع ودورة المشروع.

المتابعة والتقييم M&E.

الحوكمة والتطوير المؤسسي.

الاستدامة وتعبئة الموارد.

ويجب أن يكون الخبير قادراً على تحويل الأدلة والخطط التي يتم تطويرها إلى أدوات تدريب وتوجيه عملية يمكن للإدارة والموظفين ومجالس الإدارة استخدامها وتطبيقها.

المهام المطلوبة من المستقل

قد تشمل المهام خلال فترة المشروع:

مراجعة تقييمات القدرات والفجوات المؤسسية المتوفرة.

مراجعة السياسات والأدلة والخطط الحالية للمؤسسات.

عقد جلسات عمل ومقابلات مع الإدارات والموظفين المعنيين.

المساهمة في جلسات التخطيط الاستراتيجي والتطوير المؤسسي.

إعداد وتخصيص الخطط والأدلة والسياسات والإجراءات.

إعداد الخطط الاستراتيجية ومصفوفات التنفيذ.

تطوير أطر المتابعة والتقييم ومؤشرات الأداء KPIs.

تطوير أدوات بناء القدرات المؤسسية.

إعداد مواد التدريب وورش العمل.

المساهمة في تنفيذ جلسات بناء القدرات عند الحاجة.

تقديم التوجيه والدعم الفني للمؤسسات.

تعديل المخرجات بناءً على الملاحظات الفنية.

إعداد النسخ النهائية من الوثائق المؤسسية.

ضمان الترابط بين الخطط الاستراتيجية والخطط التشغيلية والمتابعة والتقييم والاستدامة.

تقديم جميع المخرجات بصيغ قابلة للتعديل Word وExcel.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

يفضل توفر ما يلي:

درجة جامعية في إدارة الأعمال، الإدارة، التخطيط الاستراتيجي، التطوير المؤسسي، الدراسات التنموية، المالية، الاقتصاد، الإدارة العامة، إدارة المشاريع أو تخصص ذي علاقة.

خبرة مهنية لا تقل عن 7 سنوات في مجال ذي علاقة.

خبرة واضحة في العمل مع المؤسسات غير الحكومية NGOs ومؤسسات المجتمع المدني CSOs.

خبرة مثبتة في التطوير المؤسسي وبناء القدرات.

خبرة فعلية في إعداد الخطط الاستراتيجية للمؤسسات غير الحكومية.

خبرة في إعداد الأدلة والسياسات والإجراءات والأنظمة المؤسسية.

خبرة في المتابعة والتقييم M&E والإدارة المبنية على النتائج RBM.

القدرة على تطوير KPIs ومؤشرات الأداء ومصفوفات التنفيذ والمتابعة.

خبرة في استراتيجيات جمع التمويل وتعبئة الموارد والاستدامة.

فهم جيد للإدارة المالية والموازنات والمشتريات والرقابة الداخلية في المؤسسات غير الحكومية.

خبرة في إدارة دورة المشروع.

خبرة في تنفيذ وتيسير ورش العمل وبناء القدرات.

القدرة على التعامل مع الإدارات التنفيذية والموظفين ومجالس الإدارة.

تعتبر الخبرة في المشاريع الممولة من الجهات المانحة الدولية ميزة مهمة.

اللغة الإنجليزية

إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً بمستوى مهني متقدم شرط أساسي.

يجب أن يكون المستقل قادراً على إعداد مخرجات احترافية باللغة الإنجليزية، بما في ذلك:

الخطط الاستراتيجية.

الأدلة المؤسسية.

السياسات والإجراءات.

أطر المتابعة والتقييم.

استراتيجيات جمع التمويل.

خطط الاستدامة.

مواد التدريب.

التقارير الفنية.

يجب أن تكون جودة اللغة مناسبة لمخرجات مشاريع ممولة من جهات مانحة دولية.

كما تعتبر إجادة اللغة العربية ميزة مهمة للتواصل مع المؤسسات المستفيدة.

عند تقديم العرض

لا حاجة لإرسال سيرة ذاتية منفصلة، حيث سيتم تقييم الخبرات من خلال الملف الشخصي للمستقل وأعماله وخبراته السابقة على المنصة.

يرجى توضيح ما يلي في العرض:

عدد سنوات الخبرة في التطوير المؤسسي وبناء قدرات المؤسسات غير الحكومية.

عدد الخطط الاستراتيجية التي سبق إعدادها أو قيادة عملية إعدادها.

أنواع الأدلة والسياسات المؤسسية التي تم تطويرها سابقاً.

الخبرة في المتابعة والتقييم M&E وRBM وتطوير مؤشرات الأداء.

الخبرة في استراتيجيات جمع التمويل وتعبئة الموارد.

الخبرة في التدريب وبناء القدرات.

الخبرة في المشاريع الممولة من الجهات المانحة الدولية.

مستوى إجادة اللغة الإنجليزية.

مدى التفرغ والجاهزية للبدء.

أمثلة مختصرة على أعمال أو مشاريع مشابهة تم تنفيذها سابقاً.

معايير مهمة للاختيار

الأولوية ستكون للمستقل الذي يستطيع إثبات خبرته العملية في إعداد الخطط الاستراتيجية والأدلة المؤسسية فعلياً، وليس فقط تقديم دورات تدريبية في هذه المواضيع.

يجب أن يكون المستقل قادراً على تحويل المعلومات المؤسسية وتقييمات الاحتياجات ونتائج الاجتماعات إلى وثائق مؤسسية كاملة ومخصصة وقابلة للتطبيق.

لن تكون القوالب العامة أو الوثائق النظرية مقبولة، حيث يجب تخصيص كل خطة أو دليل أو سياسة وفق طبيعة المؤسسة واحتياجاتها وهيكلها وأعمالها.

ستخضع جميع المخرجات للمراجعة الفنية، وقد يطلب من المستقل إجراء التعديلات اللازمة حتى الوصول إلى النسخة النهائية المعتمدة.

مدة المشروع الأولية شهر واحد قابلة للتجديد وفقاً لحجم الأعمال وجودة المخرجات والاتفاق بين الطرفين.

الالتزام بالسرية شرط أساسي، وتعتبر جميع المعلومات والتقييمات والخطط والوثائق المؤسسية التي يتم الاطلاع عليها خلال تنفيذ المشروع معلومات سرية.