إعداد نظام Zoho CRM متكامل وأتمتة المبيعات

نبحث عن خبير ومطور أنظمة CRM متخصص في إعداد وتخصيص Zoho CRM وأتمتة العمليات (Automation) لإنشاء وتجهيز نظام مبيعات متكامل لشركة تمتلك عدة علامات تجارية في مجال بطاقات الخصم الطبي في السعودية.

نحن نستقبل حالياً أكثر من 500 عميل محتمل (Lead) يومياً عبر حملات إعلانية على (Meta, Snapchat, TikTok, Google Ads, Twitter/X). ولدينا فريق مبيعات مكون من 10 موظفات كول سنتر يستخدمن نظام الاتصال السحابي “مقسم” (Maqsam).

الهدف الأساسي: الانتقال من العمل اليدوي عبر جداول بيانات Google إلى بيئة عمل مؤتمتة بالكامل باستخدام Zoho CRM. نحتاج إلى نقل العملاء المحتملين لحظياً عبر Make.com، وتوزيعهم تلقائياً على الموظفات، وربط نظام الاتصال، بالإضافة إلى إعداد صندوق وارد موحد، وبوت واتساب ذكي (AI Chatbot)، ونظام تذكيرات تلقائي لتجديد الاشتراكات وإرسال روابط الدفع.

ملاحظة هامة جداً: يجب أن تكون واجهة النظام باللغة العربية بالكامل ومبسطة،.

المهام المطلوبة بالتفصيل:

1. إعداد Zoho CRM Standard بهيكلية Multi-tenancy

• إنشاء حساب وإعداد 10 مستخدمين (موظفات كول سنتر).

• تعريب الواجهة بالكامل وتخصيص الحقول لتناسب احتياجاتنا.

• بناء هيكلية قابلة للتوسع لدعم ما يصل إلى 10 علامات تجارية (Brands) مختلفة تحت نفس النظام، بحيث يمكن إدارة كل علامة بشكل منفصل (حملات، عملاء، تقارير، Pipeline) مع إمكانية عرض تقارير موحدة للإدارة العليا.

2. الربط مع نظام الاتصال السحابي (Maqsam)

• تفعيل ميزة الاتصال بنقرة واحدة (Click-to-Call) من داخل بطاقة العميل في Zoho.

• تسجيل المكالمات تلقائياً وربطها بملف العميل.

3. أتمتة جلب العملاء عبر Make.com

• ربط نماذج العملاء المحتملين من (Meta, Snapchat, TikTok, Google Ads, Twitter/X) مع Zoho CRM.

• نقل البيانات لحظياً مع تمييز مصدر كل عميل.

• سحب قيم UTM Parameters (utm_source, utm_campaign, utm_medium) وتخزينها في حقول مخصصة لربط كل مبيعة بالحملة الإعلانية الأصلية.

• بناء سيناريوهات Make.com بوحدات منفصلة (Modular) لكل علامة تجارية.

4. نظام توزيع العملاء (Weighted Round Robin)

• إعداد نظام لتوزيع العملاء الجدد تلقائياً على 10 موظفات لضمان سرعة الاستجابة.

• إمكانية تعديل نسبة التوزيع لكل موظفة حسب خبرتها (Agent Weight).

• إمكانية الإيقاف المؤقت (Pause Agent) لتوزيع العملاء على موظفة غائبة دون التأثير على الباقين.

• إعادة التوزيع التلقائي في حال عدم استجابة الموظفة خلال مدة محددة.

5. إعداد مراحل المبيعات (Pipeline) وتصنيف العملاء (Lead Scoring)

• تخصيص مراحل المبيعات لكل علامة تجارية (مثل: ديد جديد، تم التواصل، مهتم، مؤجل، لا يرد، تم البيع، غير مهتم).

• إعداد نظام تقييم تلقائي للعملاء (Lead Scoring) بناءً على معايير محددة (المصدر، التفاعل، عدد محاولات التواصل، الباقة المهتم بها).

6. نظام التذكيرات التلقائية (Follow-ups)

• إعداد تذكيرات تلقائية للموظفات في حالات (لا يرد، مؤجل).

• نظام تنبيه ثلاثي (Callback) عند حلول موعد مجدول (إشعار داخل Zoho، رسالة واتساب للموظفة، ورسالة SMS احتياطية).

7. إعداد أزرار إرسال روابط الدفع

• إنشاء أزرار مخصصة (Custom Buttons) في بطاقة العميل لإرسال رابط الدفع عبر واتساب أو SMS.

• عند الضغط، يقوم Make.com باستقبال الطلب وتوليد رابط دفع مخصص عبر بوابة “ماي فاتورة” (MyFatoorah) وإرساله للعميل، ثم تحديث حالة العميل تلقائياً.

8. مسار العميل من الموقع المباشر (Direct Web Sale)

• أتمتة عملية الشراء المباشر من الموقع دون تدخل الكول سنتر.

• إرسال بيانات الشراء عبر Webhook إلى Make.com لتحديث حالة العميل أو إنشاء ملف جديد.

• توليد بطاقة الخصم الطبي كملف PDF تلقائياً وإرسالها للعميل عبر الإيميل والواتساب.

• تفعيل نظام التجديد التلقائي للاشتراك (بعد 365 يوماً).

9. نظام التجديد التلقائي للاشتراكات

• إعداد تذكيرات تلقائية للعملاء قبل انتهاء الاشتراك بـ 30 يوماً، و7 أيام، ويوم واحد، مع روابط التجديد وتنبيه الموظفات للمتابعة.

10. صندوق الوارد الموحد وبوت واتساب الذكي (AI Chatbot)

• إعداد شاشة واحدة تجمع المحادثات من (واتساب، انستقرام DM، فيسبوك ماسنجر، تويتر/X DM، الإيميل).

• إعداد بوت واتساب ذكي بتقنية RAG للرد على استفسارات العملاء 24/7 باللهجة السعودية، مع إمكانية إرسال روابط الدفع وتحويل المحادثة للموظفة عند الحاجة.

11. إعداد NapoleonCat للردود التلقائية

• ربط حسابات السوشيال ميديا وإعداد الردود التلقائية على التعليقات (Auto-moderation).

• تجهيز مكتبة ردود سريعة (Quick Replies) للأسئلة المتكررة.

12. أنظمة مساندة وتقارير

• إعداد نظام تذاكر وشكاوى (Ticketing) وتتبع حالتها.

• إعداد نظام بسيط لتسجيل حضور وانصراف الموظفات.

• إعداد خدمة Resend لإرسال الإيميلات التلقائية.

• تصميم لوحات تحكم (Dashboards) شاملة تعرض تقارير المبيعات، معدلات التحويل، ROAS، أداء الموظفات، والاشتراكات.

• نظام لاسترداد السلة المتروكة (Abandoned Cart Recovery) للموقع الإلكتروني.

المخرجات المتوقعة (Deliverables)

1. حساب Zoho CRM معد بالكامل ويدعم Multi-tenancy واللغة العربية.

2. سيناريوهات Make.com فعالة لنقل البيانات وتوليد روابط الدفع وبطاقات PDF.

3. نظام توزيع العملاء (Round Robin) وتصنيفهم (Lead Scoring) يعمل بدقة.

4. ربط ناجح مع نظام الاتصال Maqsam.

5. صندوق وارد موحد وبوت واتساب ذكي يعمل بكفاءة.

6. لوحات تحكم وتقارير شاملة.

7. تقديم 3 جلسات تدريبية (مسجلة) للموظفات وإعداد دليل استخدام مبسط بصيغة PDF.

8. فترة دعم فني لمدة 3 أشهر بعد التسليم.

معايير اختيار المستقل

• خبرة سابقة ومثبتة في إعداد وتخصيص Zoho CRM وبناء هيكلية Multi-tenancy.

• احترافية في استخدام Make.com والتعامل مع Webhooks و APIs.

• يفضل جداً من لديه تجربة سابقة في ربط أنظمة الاتصال السحابية (خاصة Maqsam) وبوابات الدفع (مثل MyFatoorah).

• خبرة في إعداد بوتات الواتساب بتقنية RAG.

• القدرة على تبسيط واجهة المستخدم وتعريبها لتناسب فريق المبيعات.

• الالتزام بالمواعيد والقدرة على التواصل الفعال وشرح الأمور التقنية بطريقة مبسطة.

أسئلة التقييم (يرجى الإجابة عليها عند تقديم العرض)

1. هل قمت بإعداد مشاريع مشابهة على Zoho CRM من قبل؟ (الرجاء إرفاق أمثلة، دراسات حالة، أو صور للوحات تحكم قمت بإعدادها).

2. كيف ستقوم بتنفيذ نظام التوزيع التلقائي (Round Robin) للعملاء في Zoho CRM؟ هل يتطلب ذلك كتابة كود مخصص أم باستخدام أدوات النظام الافتراضية؟

3. كيف ستضمن عدم ضياع العملاء المحتملين في حال حدوث خطأ في Make.com، وكيف ستتدارك المشكلة بسرعة؟

4. بناءً على وصف المشروع، هل ترى أن باقة (Zoho CRM Standard) كافية لتنفيذ جميع المتطلبات (خاصة Multi-tenancy والأتمتة)، أم أن هناك ميزات تتطلب الترقية لباقات أعلى؟ ولماذا؟

5. كيف ستنفذ سيناريو إرسال رابط دفع مخصص عبر بوابة دفع (مثل ماي فاتورة) للعميل عبر الواتساب وSMS باستخدام Make.com؟

6. ما هي الأدوات التي ستستخدمها لإعداد بوت الواتساب الذكي بتقنية RAG؟

7. كيف ستنفذ إرسال بطاقة الخصم كـ PDF تلقائياً بعد الدفع؟ هل ستستخدم قالب جاهز أم توليد ديناميكي؟

8. ما هي خطتك الزمنية التقريبية ومراحل العمل لتسليم المشروع؟