مساعدة تنفيذية بدوام كامل لإدارة العمليات اليومية والمهام الشخصية والمهنية (English is a must)

نبحث عن مساعدة تنفيذية بدوام كامل، محترفة ومنظمة، لإدارة كافة جوانب الحياة العملية اليومية — من تنظيم المهام والملفات إلى تنسيق الاجتماعات والمشاريع، والتعامل مع فريق المحتوى والمصممين، ومتابعة الكتب، البودكاست، والسفر.

هذه ليست وظيفة إدارية تقليدية، بل تنفيذية تتطلب مهارات عالية في التنظيم، الاستقلالية، والدقة في التنفيذ دون الحاجة لتذكير أو متابعة.

الغرض من الدور:

قيادة العمليات اليومية والمهنية بالكامل، بما في ذلك التقويم، المستندات، المشاريع، التنسيق بين الفرق، وإدارة التزامات العلامة الشخصية — بشكل مستقل وبدون تدخل مباشر من الإدارة.

المهام اليومية والأسبوعية:

المهمةكيفية التنفيذالتكرار

مراجعة يوميةمراجعة التقويم، الرسائل، واتساب، لينكدإن. تحديث جدول المهام.يوميًا 6 صباحًا

ملكية التقويمإدخال الاجتماعات فور ورودها من الرسائل أو المحادثات.يوميًا

متابعة المهامتحديث جميع المهام بشكل يومي حسب الأولويات.يوميًا

حجز وقت للمراجعةفي حال الحاجة للمراجعة، يتم حجز وقت صباحي مسبق.عند الحاجة

ملخص أسبوعيإرسال ملخص للمهام المنجزة والمهام المفتوحة كل مساء أحد.أسبوعيًا

تنظيم الملفات والأنظمة:

تنظيم هيكل المجلدات السحابية (الكتب، البودكاست، المشاريع، الحياة الشخصية).

استخدام تنسيق تسمية موحد لجميع الملفات (مثلاً: 2025_Book1_Cover_Draft1).

حفظ كل نسخة وكل ملف في مكانه الصحيح.

السفر والفعاليات:

حجز الطيران، الفنادق، إعداد الجداول.

تجهيز النقاط الرئيسية، السيرة الذاتية، الأسئلة المتوقعة قبل كل فعالية.

جمع الصور، الفيديوهات، والاقتباسات بعد الفعالية ومشاركتها مع مديرة المحتوى.

إدارة الكتب والبودكاست:

تتبع مواعيد الكتب (المسودات، المراجعات، النشر).

إرسال الدعوات للضيوف وتنسيق مواعيد التسجيل.

التأكد من جاهزية الحلقات قبل 25 من كل شهر.

مشاركة الحلقات والمحتوى مع الفريق المسؤول عن السوشال ميديا.

الاتصالات العامة:

إدارة تحيات المناسبات (رمضان، الأعياد، أعياد الميلاد...).

إرسال المقالات والمنشورات للجهات المهمة.

تحديث قائمة جهات الاتصال الهامة شهريًا.

التنسيق مع الفريق:

التنسيق مع مديرة المحتوى أسبوعيًا لضمان التوافق بين المحتوى والأنشطة الحقيقية.

متابعة تنفيذ حملات الكتب أو المشاريع الكبرى دون تأخير.

دعم أي إطلاق أو حملة حتى لحظة النشر.

تصميم المستندات والعروض التقديمية:

تصميم العروض التقديمية، السير الذاتية، والمستندات الخاصة بالعمل أو الاستخدام الشخصي عند الطلب.

المهارات المطلوبة:

إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة — مطلب أساسي (اللغة العربية ميزة إضافية).

إتقان استخدام أدوات Google Workspace وMicrosoft Office وCanva أو أدوات تصميم مشابهة.

مهارات تنظيم عالية، سرعة في الإنجاز، ودقة في التفاصيل.

القدرة على العمل تحت ضغط والوفاء بالمواعيد النهائية.

فهم لنبرة وصوت العلامة الشخصية (استراتيجية، راقية، واضحة).

الالتزام الكامل، مع أخلاقيات عمل عالية ومهنية تامة.

إجادة إدارة الوقت والمهام بشكل مستقل.

التمتع بدرجة عالية من السرّية والقدرة على حفظ الخصوصية — شرط أساسي لا يمكن التهاون به.

الالتزام الزمني:

الوظيفة بدوام كامل.

أقصى عدد لأيام الإجازة: يومان شهريًا (يجب إبلاغ مسبق وتعويض اليوم المفقود).

لا يُسمح بتأجيل المهام إلى الشهر التالي.

يجب الإبلاغ عن أي تأخير مسبقًا مع تقديم خطة بديلة.

المستندات التي يجب الحفاظ عليها:

جدول المهام الرئيسي

تقويم داخلي وتقويم للفعاليات العامة

جدول ضيوف البودكاست وجدولة النشر

متتبع مراحل كتب النشر

قاعدة بيانات العملاء والـ VIP

جدول الإجازات

قوالب الرسائل للمناسبات

أرشيف شهري منظم لجميع الملفات

مشاركة الإدارة المتوقعة:

المهمةمشاركة الإدارة

جدول المهاممراجعة أسبوعية فقط

محتوى لينكدإنمراجعة فقط للمحتوى الكبير

الكتب والبودكاستمراجعة المسودات أو التسجيلات النهائية

رسائل المناسباتاعتماد أولي فقط

التأخيراتإبلاغ فقط مع تقديم البدائل