ضبط الحسابات

ضبط الحسابات أو ما يُعرف بمسك الدفاتر Bookkeeping هو التسجيل اليومي التفصيلي لكل المعاملات المالية للمشروع أو المؤسسة، ويشمل كل من الأموال الداخلة أو الخارجة من المؤسسة، فهو عبارة عن مجموعة من السجلات يقيد فيه التاجر عمليات إيراداته ونفقاته، إذ يبين هذا السجل الحالة المالية والقانونية للتاجر.

توضح عملية ضبط الحسابات وتسجيلها بالشكل القانوني الصحيح جميع العمليات المالية التي قام بها المشروع يوميًا وعلى مدار السنة المالية، وتبرز أهمية الحفاظ على سجل الدفاتر دقيقًا وواضحًا في النقاط التالية:

• تُسهل الدفاتر التجارية على التاجر الرجوع إلى المعلومات المدونة واستخدامها.
• تُحدد الدفاتر التجارية مواطن الخلل في المعاملات المالية وبالتالي يُمكن تلافيها.
• تعد الدفاتر التجارية وسيلة إثبات في الأعمال التجارية يُمكن تقديمها في المحكمة أو في أثناء المطالبة بحقوقه.
• تُفيد المعلومات المدونة في تقدير ضريبة الدخل وإعداد الإقرارات الضريبية، وبالتالي يستطيع التاجر تلافي وقوعه في التقدير الجزافي.
• تساعد الدفاتر التجارية في دفع تهمة الإفلاس الاحتيالي أو التقصيري عن التاجر، وتحديد ما إذا كان الإفلاس ناتج عن تقصيره في إدارة أمواله أو بسبب احتيال وغش صدر منه.
• تُحدد قيمة المواد المصدرة أو المستوردة والجهات المصدرة أو المستوردة.

يتميز موقع مستقل بإمكانية إضافة المشاريع مجانًا عليه، اتبع الخطوات التالية لإنشاء مشروعك ونشره على مستقل:

• أنشئ حسابًا على الموقع واضغط زر "أضف مشروع".
• ضع عنوانًا يصف مشروعك. مثال" مطلوب خبير لضبط الحسابات اليومية لمشروع ناشئ"
• صِف باستفاضة جميع المهام التي تطلبها في مشروع ضبط الحسابات، محددًا الحسابات التي تريد من المستقل ضبطها.
• حدد الشروط الواجب توافرها في المحاسب المستقل مثل دراسته وعدد سنوات خبرته المحاسبية.
• حدد الميزانية المناسبة لحجم مشروعك، وضع مدة تنفيذ تتناسب مع حجم العمل المطلوب.

يتيح لك موقع مستقل الاختيار بين العديد من المستقلين ذوي المهارة والكفاءة، وإليك هذه النصائح التي تساعد على اختيار المحاسب الأفضل والأنسب للمهمة:

• أعطِ مرحلة تلقي العروض وقتًا كافيًا لتشجيع أكبر عدد من المستقلين.
• اقرأ العروض المقدمة واستبعد من لا تتوافق خبرته مع متطلبات المشروع، وتأكد أن المحاسب على دراية كافية بالتخصص الذي تبحث عنه.
• اطلع على الملف الشخصي للمتقدمين وراعِ أن يحمل المستقل شهادة علمية في الاختصاص المطلوب.
• ادرس مهارات المستقل وأعماله في مجال المحاسبة، واطلب من المتقدمين إعطاء تفاصيل عن أعمال سابقة شبيهة بالعمل الذي تطلبه.
• تواصل مع المستقل لمعرفة قدراته، وتحديد إذا كانت مهاراته هي ما تبحث عنه أم لا.
• راجع تقييمات المستقل، واقرأ التعليقات التي وضعها العملاء على جودة أعماله وخبرته ومهارته.

تتميز المعاملات التجارية بالسرعة والائتمان وحرية الإثبات، ما يُوجب على التاجر ضرورة ضبط حساباته وتسجيلها أولًا بأول عبر مجموعة من الدفاتر والسجلات لمعرفة حقوقه والتزاماته وبيان وضعه المالي بدقة.

وتتمثل الحسابات الأساسية للأعمال التجارية في:

• الأصول: وتشمل كل ما تمتلكه المنشأة من موارد اقتصادية وموجودات.
• الالتزامات: التعهدات المترتبة على المنشأة تجاه الغير مقابل حصولها على سلع أو خدمات أو قروض.
• حقوق الملكية: ما يملكه أصحاب الشركة من أموال فيها، وهي تشمل المبلغ الذي تم استثماره بالإضافة إلى الأرباح التي حققها المشروع.
• الإيرادات: وهي الأموال التي يحصل عليها المشروع لقاء بيع المنتجات أو الخدمات.
• المصروفات: النفقات التي تدفعها الشركة لقاء الخدمات المقدمة من الغير لمساعدتها على ممارسة نشاطها.
• التكاليف: مجمل ما يُدفع في سبيل إنتاج سلعة أو خدمة معينة.

وتقسم الحسابات المالية التي يتم ضبطها وفق نوع السجل الذي تسجل به إلى:

1. الحسابات اليومية: تحتوي على كل الأعمال التجارية التي يقوم بها التاجر خلال يومه التجاري من وشراء وبيع وتسديد للديون، أو قبض وسحب الأوراق التجارية، إضافة إلى جميع النفقات الخاصة بالشركة.
2. الصور والرسائل: تتضمن نُسخ عن القوائم والإيصالات المالية المختلفة أو الرسائل والبرقيات التي قام التاجر بإرسالها أو استقبالها.
3. حسابات الجرد والميزانية: تشمل قوائم جرد جميع أموال المشروع المنقولة وغير المنقولة، والأوراق التجارية أو المالية، والرصيد البنكي، إضافة إلى الديون بهدف حساب الأرباح والخسائر.
4. حسابات الصندوق: تسجيل كافة المبالغ التي تدخل إلى الصندوق والمبالغ التي يتم إنفاقها منه.
5. حسابات المخزن: يتم تسجيل كافة التفاصيل الخاصة بالبضائع والمواد التي تدخل المخزن أو التي تخرج منه.
6. الأوراق التجارية: توثيق كافة الأوراق التجارية -شيكات أو سندات أو كمبيالات- وتاريخ استحقاق كل منها سواء دائنة أو مدينة.

يتعامل كل من ضبط الحسابات والمحاسبة مع البيانات المالية، ويتطلبان معرفة القواعد المحاسبية الأساسية، لكنهما يختلفان عن بعضهما بعضًا بعدة نقاط أساسية مثل:

• ضبط الحسابات هي نشاط تسجيل المعاملات المالية للشركة بطريقة منتظمة، بينما تعد المحاسبة عملية تلخيص لكافة المعاملات المالية وتفسيرها وتحليلها، فهي إجراء شامل يبدأ من تسجيل المعاملات وينتهي عند اختتام الحسابات في نهاية السنة المالية.
• ضبط الحسابات هي مجموعة فرعية من المحاسبة، وتعد المرحلة الأولى فيها، فما يُسجل في دفاتر ضبط الحسابات من بيانات مالية يصبح أساس التقارير المالية المختلفة التي يُعدها المحاسبون.
• يتم اتخاذ القرارات المحاسبية بناءً على السجلات المحاسبية والبيانات التي يقدمها المحاسبين، في المقابل لا يمكن اتخاذ القرارات المالية الهامة بناءً على بيانات ضبط الحسابات.
• يهدف ضبط الحسابات إلى الاحتفاظ بسجلات جميع المعاملات المالية للمشروع، بينما تهدف المحاسبة إلى توفير المعلومات المالية وقياس الوضع المالي للمشروع من ربح وخسارة.
• عملية ضبط الحسابات هي عملية روتينية بينما يجب أن يتمتع المحاسب المكلف بالمحاسبة بمهارات خاصة لتحليل القيم والبيانات وإصدار القرارات المالية.

1. التأكد من أن الدفاتر التجارية خالية من أي شطب أو فراغ أو محو أو كتابة في الهوامش أو بين السطور.
2. ترقيم صفحات الدفاتر التجارية وتوقيع كل صفحة من مكتب السجل التجاري أو الكاتب بالعدل وفقًا للقوانين المُتبعة في كل دولة مع بيان عدد صفحات الدفتر، حرصًا على عدم إلغاء الصفحات أو حذفها من الدفتر.
3. تقدم الدفاتر التجارية في نهاية السنة المالية إلى الجهة التي وقعتها في البداية للمصادقة على عدد الصفحات التي استعملت خلال السنة المالية، ولا يتم استخدام دفتر جديد إلا بعد الانتهاء من القديم وتوقيع الصفحة الأخيرة منه.
4. يتم تقديم الدفاتر أيضًا للجهة ذاتها عند إيقاف النشاط التجاري من التاجر أو ورثته.
5. تُسجل المعلومات في الدفاتر وفقًا للنماذج المعتمدة لدى الجهات المختصة، ويُمكن للتاجر مسك دفتر مسودة يقيد فيه البيانات على أن يعيد تبيضها على الدفتر الأصلي لاحقًا.
6. يجب على التاجر أن يحفظ الدفاتر بعد اختتامها مدة زمنية تحددها قوانين التجارة في كل بلد.
7. يتعين على التاجر إذا وقع في خطأ خلال الكتابة أن يبقي القيد ويثبت إلغائه بأن يكتب كلمة ملغي عليه.