تطوير نظام تشغيلي لبزنس بيع ورد (محل فعلي و موقع الكتروني)

نحن بزنس بيع ورد (محل فعلي و موقع الكتروني) نواجه في الوقت الحالي عدة مشكلات تشغيلية تؤثر بشكل مباشر على كفاءة العمل، والتحكم في التكاليف، وجودة الأداء، ودقة التقارير، ووضوح سير العمليات اليومية. هذه التحديات تقلل من القدرة على إدارة المتجر بشكل فعّال وتؤثر على ربحية المشروع ونموّه. فيما يلي شرح تفصيلي ودقيق لكل الثغرات الحالية:

1. مشكلات متابعة الطلبات

ضعف المتابعة للطلبات غير المدفوعة أو المعلّقة، مما يؤدي أحيانًا إلى ضياع دفعات أو تأخر في تأكيد الطلبات.

بعض الموظفين ينسى إدخال الطلبات في النظام عند ضغط العمل، مما يؤدي إلى نقص في البيانات وعدم وضوح حالة الطلب.

تجهيز بعض الطلبات دون إدخالها في Shopify يسبب خللًا في المخزون، والمبيعات، والحسابات اليومية.

2. الضغط التشغيلي والأخطاء البشرية

ضغط العمل في الأوقات المزدحمة يؤدي إلى تجاوز بعض الخطوات أو عدم الالتزام بالإجراءات المطلوبة.

فقدان أو تسجيل خاطئ لبعض البيانات المهمة مثل الملاحظات، العنوان، أو وقت التوصيل.

عدم وجود قائمة تحقق (Checklist) أو خطوات عمل موحدة يؤدي إلى تباين في الأداء وارتفاع الأخطاء.

3. ضعف التحكم في التكاليف

في بعض الأحيان يستخدم الفلورست زهورًا أكثر من ميزانية العميل، مما يزيد تكلفة الطلب ويقلل هامش الربح.

عدم وجود ضوابط واضحة للتحكم في كمية الزهور المستخدمة لكل نوع طلب.

اختلاف طريقة حساب التكلفة بين الموظفين، مما يؤدي إلى عدم دقة في التسعير وضعف في تحليلات الربحية.

4. ضعف التنسيق بين الفلورست والكاشير والمحاسب

التواصل بين الأقسام غير منظم، مما يسبب تأخيرًا في توصيل بيانات المصاريف، والهالك، والمبيعات، والرواتب.

المحاسب لا يحصل على البيانات اليومية بشكل كامل أو في الوقت المناسب، مما يؤثر على دقة التقارير.

اختلاف المعلومات بين ما يتم في المحل وما يظهر في التقارير المالية.

5. ضعف دقة التقارير

التقارير الحالية غير منظمة وغير دقيقة في كثير من الأحيان.

وجود طلبات غير مدخلة، أو مصاريف غير مسجلة، أو بيانات ناقصة يؤدي إلى صورة مالية غير واضحة.

عدم وجود تقارير أسبوعية وشهرية ثابتة تساعد الإدارة على اتخاذ قرارات مبنية على بيانات صحيحة.

6. غياب إجراءات العمل المكتوبة (SOPs)

لا توجد إجراءات تشغيلية موثقة لتنظيم: استقبال الطلبات، تجهيز البوكيهات، إدارة المخزون، التوصيل، المصاريف، وغيرها.

الاعتماد على خبرة الموظف الشخصية بدلًا من نظام واضح يؤدي إلى تفاوت في الأداء وتكرار الأخطاء.

تدريب الموظفين الجدد يستغرق وقتًا أطول بسبب عدم وجود دليل واضح للعمل.

7. ضعف الرؤية التشغيلية (Operational Visibility)

الإدارة ليست لديها رؤية مباشرة ودقيقة للسير اليومي للعمليات: عدد الطلبات، حالة المخزون، حالة التوصيل، أداء الموظفين، والهالك.

عدم وجود نظام متابعة أو لوحات بيانات (Dashboards) يجعل التعرف على الأخطاء أو المشكلات مبكرًا صعبًا.

لا يوجد نظام رقابي أو جودة يومية.

سبب حاجتنا إلى ملاحظة العمل على أرض الواقع

نعتقد أن الحل الأفضل هو أن يقوم خبير عمليات بزيارة المحل ومراقبة سير العمل مباشرة، لأن الكثير من التحديات مرتبطة بالعادات اليومية وطريقة الأداء وتوزيع المهام، وهذه الأمور لا يمكن فهمها بشكل كامل من خلال الكلام فقط.

الملاحظة الميدانية ستساعد الخبير على:

فهم تدفق العمل بين الكاشير، الفلورست، والسائقين

تحديد أماكن التأخير والأخطاء

تقييم ضغط العمل الفعلي وقدرة الفريق

مراقبة طريقة استخدام المخزون وتسجيل الهالك

تحليل أسباب اختلاف التكاليف

تقييم دقة إدخال الطلبات في النظام

بناء إجراءات عمل (SOP) واقعية ومطابقة لوضع المحل

وضع حلول دقيقة وسهلة التطبيق