إنشاء موقع ERP & CRM

نطاق مجمع لمشروع Tire Guard

الموقع الإلكتروني:

• إنشاء الموقع باستخدام Odoo Website Builder باللغتين العربية والإنجليزية، مع دعم اتجاه الكتابة المناسب لكل لغة.

• تطبيق الهوية البصرية التي سيتم مشاركتها على جميع صفحات الموقع.

• تضمين صفحات التعريف بالشركة ومنتجاتها وخدماتها، وبيانات الفروع ووسائل التواصل، مع إبراز حجز المواعيد بوصفه الإجراء الرئيسي للزائر.

• تصميم الموقع بحيث يكون متجاوبًا مع الجوال والحاسوب.

• مراعاة أساسيات تحسين الظهور في محركات البحث (SEO) باللغتين، بما يشمل عناوين الصفحات وأوصافها، وتنظيم المحتوى والروابط، والنصوص البديلة للصور.

• ربط حجز المواعيد بالتقويم الموحد داخل أودو، بحيث يختار العميل الفرع والخدمة ويطّلع على الفترات المتاحة. تكون مدة كل فترة 30 دقيقة، وبحد أقصى حجزين متزامنين لكل فترة. وعند اكتمال الفترة المطلوبة، يقترح النظام أقرب فترة متاحة قبلها أو بعدها في نفس الفرع الذي اختاره العميل، مع تحديث الإتاحة عبر جميع قنوات الحجز ومنع تجاوز السعة المحددة.

التقويم وإدارة الحجوزات:

• ‏اعتماد تقويم أودو مرجعًا موحدًا لجميع الحجوزات، بحيث تعتمد عليه جميع قنوات الحجز بشكل لحظي لعرض الفترات المتاحة لكل فرع وتسجيل الحجوزات وتحديثها، مع منع تكرار الحجز أو تجاوز السعة المحددة مهما كانت القناة المستخدمة.

• ‏تقسيم مواعيد كل فرع إلى فترات مدتها ٣٠ دقيقة، تستوعب كل فترة بحد أقصى حجزين متزامنين. تظل الفترة متاحة بعد الحجز الأول، وتُغلق أمام الحجوزات الجديدة عند اكتمال الحجز الثاني، بما يشمل التعامل مع الطلبات الواردة في اللحظة نفسها من قنوات مختلفة.

• ‏اقتراح مواعيد بديلة تلقائيًا عند اكتمال الفترة المطلوبة، بحيث لا يقبل النظام حجزًا إضافيًا فيها، ويعرض للعميل أقرب فترة متاحة قبلها وأقرب فترة متاحة بعدها في نفس الفرع المختار، وفق ساعات العمل وتوافر الخدمة، ليختار العميل الموعد المناسب ويؤكد حجزه.

• ‏ربط الحجز ببيانات العميل وسجله في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، مع تسجيل الفرع والخدمة والموعد وقناة الحجز وحالته، وإتاحة متابعة سجل حجوزات العميل وتواصله من داخل أودو.

• ‏تحديث الإتاحة فور تعديل الحجز أو إلغائه، بحيث تنعكس السعة المتاحة على جميع قنوات الحجز بصورة موحدة.

منصات التواصل الاجتماعي والواتساب:

• ‏تهيئة وربط منصات التواصل الاجتماعي (فيسبوك، إكس «تويتر سابقًا»، تيك توك، إنستجرام، واتساب ويوتيوب) بأودو، باستخدام تطبيق التسويق الاجتماعي (Odoo Social Marketing) والتطبيقات أو التكاملات الإضافية اللازمة، لتجميع بيانات العملاء ومتابعة طلباتهم، واستقبال الرسائل والرد عليها، وإعداد وجدولة ونشر المحتوى من داخل أودو. يجب تحديد الوظائف المتاحة لكل منصة وطريقة ربطها وأي قيود أو اشتراكات إضافية ضمن العرض الفني والمالي حسب ملحق رقم 2.

• ‏تطبيق الهوية البصرية وإجراء التجهيزات الأولية للمنصات، بما يشمل صور الحسابات والأغلفة والتعريف بالشركة وبيانات التواصل وروابط الموقع والحجز، بحسب ما تتيحه كل منصة.

• ‏إتاحة حجز المواعيد عبر المنصات وربطه بالتقويم الموحد داخل أودو، من خلال الحجز داخل المحادثة حيث يدعم التكامل ذلك، أو عبر رابط الحجز المباشر، مع توضيح الآلية لكل منصة. تكون مدة كل فترة ٣٠ دقيقة، وبحد أقصى موعدين متزامنين. وعند اكتمال الفترة المطلوبة، يقترح النظام أقرب فترة متاحة قبلها أو بعدها في نفس الفرع الذي اختاره العميل، مع تحديث الإتاحة عبر جميع القنوات ومنع تجاوز السعة المحددة.

• ‏اعتماد واتساب قناة رئيسية للتواصل والاستفسارات، وربطه بأودو لإرسال عروض الأسعار والفواتير وتأكيدات الحجز والتذكير بالمواعيد القادمة، وطلب تقييم الخدمة والمتابعة بعد التنفيذ.

• تجهيز منصة واتساب للأعمال (WhatsApp Business Platform)، بما يشمل المساعدة في إعداد حساب الشركة على ميتا للأعمال (Meta Business Account) واستكمال متطلبات التفعيل، وربط رقم واتساب الخاص بالشركة، وإعداد قوالب الرسائل المطلوبة وتقديمها للاعتماد، وضبط قواعد الإرسال التلقائي واختبارها. تُوضَّح أي رسوم تخص ميتا أو مزوّد الربط ضمن العرض المالي.

• الإدارة اليومية وإنتاج المحتوى والرد البشري المستمر خارج النطاق بعد اجتياز اختباره بنجاح.

‏إدارة علاقات العملاء CRM ورحلة العميل:

• ‏تنفيذ وتهيئة نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) داخل أودو، لاستقبال وتسجيل بيانات العملاء والاستفسارات الواردة من الموقع والواتساب ومنصات التواصل الاجتماعي، مع إتاحة التسجيل اليدوي لاستفسارات الهاتف وزيارات الفروع، وفق آلية الربط المعتمدة لكل قناة.

• ‏تسجيل العملاء المحتملين (Leads) وتنظيم مراحل متابعتهم، وتحويل الاستفسارات المؤهلة إلى فرص بيع (Opportunities)، وإنشاء أو تحديث سجل العميل وفق سير العمل المتفق عليه، مع الحد من تكرار سجلات العملاء.

• ‏تسجيل مصدر العميل وقناة الاستفسار، لمعرفة القنوات التي تجذب العملاء وتحقق الحجوزات والمبيعات، وربط السجل بالفرع والخدمة المطلوبة والموظف المسؤول عن المتابعة.

• ‏إعداد سير العمل (Workflow) الخاص برحلة العميل، من الاستفسار الأول والتواصل وعرض السعر، إلى الحجز وتنفيذ الخدمة وإتمام البيع والسداد، ثم التقييم والمتابعة بعد الخدمة، مع تحديد مسؤوليات الموظفين والمهام والتنبيهات في كل مرحلة.

• ‏ربط سجل العميل بالحجوزات وعروض الأسعار وأوامر البيع والفواتير والمدفوعات، لإتاحة متابعة تعاملاته وسجل التواصل معه من داخل أودو.

• ‏إعداد قوالب الرسائل وقواعد إرسالها، بما يشمل الترحيب والرد الأولي ومتابعة عروض الأسعار وتأكيد الحجز والتذكير بالموعد وطلب التقييم والمتابعة بعد الخدمة، مع تحديد الرسائل الآلية والرسائل التي تتطلب تدخل الموظف، بحسب إمكانيات كل قناة.

• ‏إعداد التقارير ولوحات المتابعة (Dashboards) ذات الصلة، لعرض أعداد العملاء المحتملين وفرص البيع ومراحل المتابعة ومعدلات التحويل إلى حجوزات ومبيعات، وتحليل النتائج حسب مصدر العميل والفرع والموظف، مع إظهار مهام المتابعة المتأخرة وأسباب فقدان الفرص.

تخطيط موارد المؤسسة ERP وإدارة الفروع:

• تنفيذ وتهيئة نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) داخل أودو، مع تحديد وتفعيل التطبيقات والموديولات اللازمة لطبيعة العمل، بما يشمل العملاء وإدارة علاقات العملاء والمبيعات وعروض الأسعار والفواتير والمدفوعات والخدمات والمواعيد ونقاط البيع وإدارة الفروع والمخزون، وربطها ضمن دورة عمل متكاملة.

• تجهيز وإدخال البيانات الأساسية (Master Data) التي توفرها الشركة، بما يشمل بيانات الشركة والفروع والخدمات والمنتجات والأسعار وساعات العمل والعملاء، وفق قوالب متفق عليها، مع مراجعتها واعتمادها قبل التشغيل الفعلي.

• تهيئة إدارة الفروع وقابلية التوسع، بحيث يمكن إضافة فروع جديدة وتحديد خدماتها وأسعارها وساعات عملها وموظفيها ومخازنها وسعة الحجوزات الخاصة بها، وفق قواعد العمل المعتمدة بدون الحاجة لإعادة التطوير.

• إعداد المستخدمين والأدوار والصلاحيات بحسب مسؤوليات الموظفين والفروع، مع تحديد صلاحيات الاطلاع والإضافة والتعديل والاعتماد، وإتاحة الإشراف على جميع الفروع للإدارة المركزية وفق الصلاحيات المعتمدة.

• تهيئة إدارة المخزون وربطها بالمبيعات وتنفيذ الخدمات، بما يشمل تعريف الأصناف ووحدات القياس ومواقع التخزين وحركات الاستلام والصرف والتحويل بين الفروع والجرد، وتحديد المواد المستهلكة لكل خدمة وآلية خصمها من المخزون، بحسب طبيعة التشغيل.

• إعداد التقارير ولوحات المتابعة (Dashboards) ذات الصلة، لعرض المبيعات والتحصيلات والمبالغ المستحقة وأداء الفروع والخدمات وحركة المخزون وأرصدته، مع إمكانية التصفية والمقارنة حسب الفرع والفترة الزمنية، وإتاحة رؤية مجمعة للإدارة.

المعاملات المالية في مصر:

• ‏توفير وسائل الدفع المناسبة للعملاء في مصر، مع ربط السداد بالحجز والفاتورة داخل أودو، وتوضيح آلية تأكيد الدفع وتأثيره على حالة الحجز.

• ‏تسعير الربط الآلي ببوابة دفع محلية مثل باي موب (Paymob) أو فوري (Fawry)، لتمكين العميل من الحجز والدفع عبر الإنترنت وتحديث نتيجة الدفع داخل النظام تلقائيًا. يوضح العرض بوابة الدفع المقترحة، وطريقة التكامل، ومدى توافقها مع نسخة أودو والاستضافة المختارتين، وتكلفة التنفيذ والاشتراكات ورسوم المعاملات.

• ‏تحديد قواعد الحجز المرتبط بالدفع، بما يشمل توقيت تأكيد الحجز، ومدة الاحتفاظ بالفترة لحين السداد، والتعامل مع فشل الدفع أو انتهاء المهلة والإلغاء والاسترداد، وفق سياسة تعتمدها الشركة.

• ‏تهيئة وربط منظومة الفاتورة الإلكترونية المصرية بأودو، بما يشمل إعداد بيانات الشركة والفروع والضرائب وأكواد المنتجات والخدمات، وتجهيز بيانات التكامل، واختبار إصدار المستندات وإرسالها ومتابعة قبولها أو رفضها ومعالجة الأخطاء.

• ‏تجهيز وتشغيل التوقيع الإلكتروني اللازم للفوترة، مع توضيح متطلبات استخراج الشهادة والتوكن، والجهة المسؤولة عن توفيرهما، وتكلفة الإصدار والتجديد. يشمل التنفيذ تثبيت التعريفات وبرامج التوقيع اللازمة، وتهيئة جهاز التشغيل وربطه بآلية إرسال الفواتير، واختبار التوقيع والإرسال، وتدريب الموظف المختص.

• تهيئة وتشغيل نقاط البيع (POS) للفروع وربطها بأودو، لتسجيل الخدمات والمنتجات المقدمة للعميل وتحصيل المدفوعات عند الحضور، مع ربط عملية البيع ببيانات العميل والحجز وتحديث حالته بعد تنفيذ الخدمة.

• ‏توضيح متطلبات التشغيل والتكاليف كاملةً، بما يشمل أي جهاز محلي يجب تشغيله وتوصيل التوكن به، وتوافق آلية التوقيع مع الاستضافة المختارة، وأي موديولات أو خدمات إضافية.