تطوير نموذج سجل المخاطر والتحديات

الوصف:

تطوير نموذج موحد باسم «سجل المخاطر والتحديات» لإدارة وتحديث بيانات المخاطر والتحديات، على أن تكون ورقة «سجل المخاطر» في ملف Excel هي المصدر الرئيسي للبيانات (Master Data Source)، ويتم حفظ جميع البيانات المدخلة أو المحدثة من خلال النموذج مباشرة في هذه الورقة.

يراعى عند تطوير النموذج التكامل مع هيكل ملف Excel الحالي وفق الآتي:

• سجل المخاطر: يمثل المصدر الرئيسي للبيانات، ويتم إدخال وحفظ جميع بيانات المخاطر والتحديات الواردة من النموذج فيه.

• هيكل تقسيم المخاطر: يستخدم كمصدر مرجعي لتصنيفات وهيكل المخاطر المستخدمة في النموذج.

• القوائم: تستخدم كمصدر للقوائم والقيم المحددة مسبقًا (Dropdown Lists / Reference Values) المستخدمة في حقول النموذج.

• Threat - Rating Disc.: تستخدم كمصدر مرجعي لمعايير ومنهجية تقييم وتصنيف المخاطر، ويتم تطبيقها عند احتساب مستوى/تصنيف الخطر وفق الآلية المعتمدة في الملف.

• المخاطر والتحديات النشطة: لا يتم إدخال البيانات فيها بشكل مستقل من خلال النموذج، وإنما يتم نقل/تحديث البيانات المحددة تلقائيًا من سجل المخاطر وفق القواعد والمعايير المطبقة حاليًا في الملف.

• صيغة التواريخ تكون: dd-mmm-yyyy

تدفق البيانات

• نموذج سجل المخاطر والتحديات

↓

سجل المخاطر – Master Data Source

↓

الاستفادة من هيكل تقسيم المخاطر + القوائم + Threat - Rating Disc. في التصنيف والتقييم

↓

تحديث المخاطر والتحديات النشطة تلقائيًا بالبيانات المطلوبة من سجل المخاطر.

متطلبات التطوير الأساسية

1. يكون سجل المخاطر هو المصدر الوحيد المعتمد لحفظ البيانات، لتجنب ازدواجية البيانات بين الأوراق.

2. يتم تحميل القوائم والتصنيفات والمعايير في النموذج من الأوراق المرجعية ذات العلاقة، وعدم إنشاء قيم منفصلة داخل النظام ما لم تكن مطلوبة.

3. عند إضافة أو تعديل خطر/تحدٍ من النموذج، يتم تحديث سجل المخاطر مباشرة.

4. يتم تطبيق معايير التقييم والتصنيف المرتبطة بورقة Threat - Rating Disc. عند تقييم المخاطر.

5. يتم تحديث البيانات ذات العلاقة في المخاطر والتحديات النشطة تلقائيًا من سجل المخاطر، وفق شروط النقل الحالية.

6. يجب المحافظة على العلاقات والمعادلات والقواعد الحالية بين أوراق Excel وعدم التأثير عليها عند تنفيذ عملية المزامنة.

7. يجب أن يدعم النموذج إضافة، تعديل، عرض وبحث المخاطر والتحديات، وفق صلاحيات المستخدم.

8. تصدير ملف المخاطر الى اكسل و بحسب المشروع وينطق على خيارات التصديرالى اكسل مثل نموذج المشاريع

9. يستطيع مدير المشروع تحديث بيانات المخاطر والتحديات بحسب مشاريعه فقط

10. بالنسبة لبطاقات المخاطر والتحديات فتشمل:

• اجمالي المخاطر، اجمالي التحديات، المغلق والنشط ولم يبدأ من المخاطر والتحديات، وعدد ما تم تصعيده الرئيس التنفيذي منت مخاطر وتحديات كلا على حده،

11. الحقول الالزامية لحفظ او ادخال المخاطر والتحديات: كل ما يتعلق بالأعمدة والتي تتضمن مجموعات محددة من المدخلات: مراعاة

o تعريف المخاطر: جميع الأعمدة الزامية

o تقييم مستوى الأثر الحالي للمخاطر: جميع الأعمدة اختياري

o الاستجابة للمخاطر: جميع الأعمدة الزامية

o تقييم مستوى الأثر للمخاطر بعد تنفيذ خطة الاستجابة: جميع الأعمدة اختيارية وتتبع المعادلات المرتبطة بها مع وضع توضيح للمعايير فوق كل مدخل من خلال اضافة ⓘ

o المتابعة والتحكم: ماعدا الأعمدة التالية فهي اختيارية: التصعيد !، وملاحظات المتابعة،مع ملاحظة بأن عمود " تاريخ آخر تحديث" يجب ان يكون آليا

o التصعيد: جميع الأعمدة التابعة لها هي اختياري

12. أي تعديل يتم من خلال النموذج يجب أن ينعكس على سجل المخاطر، ومن ثم على الأوراق التابعة التي تعتمد عليه.

13. لا ينبغي التعامل مع «المخاطر والتحديات النشطة» كمصدر بيانات مستقل؛ بل هي مخرج مشتق (Derived Output) من سجل المخاطر. وبالتالي يكون اتجاه البيانات الأساسي:

Form → Risk Register → Active Risks & Issues ، وليس العكس.

14. حقول النقل إلى «المخاطر والتحديات النشطة» وشروط النقل ومعادلات Threat Rating يجب أخذها من ملف Excel الأصلي كما هي، وليس افتراضها أثناء التطوير.

15. متطلبات التكامل:

• التكامل مع البوابة الحالية: تطوير نموذج «سجل المخاطر والتحديات» كجزء من بوابة إدارة ومتابعة المشاريع الحالية، وليس كنظام أو رابط مستقل، مع المحافظة على تجربة المستخدم والهوية الحالية للبوابة.

• إدارة الصلاحيات: ربط النموذج مع إدارة المستخدمين والصلاحيات الحالية في لوحة الإدارة (Admin Panel)، بحيث يتم تحديد صلاحيات المستخدم على سجل المخاطر والتحديات وفق الدور والصلاحيات الممنوحة له.

• صلاحيات حسب طبيعة المستخدم: دعم مستويات مختلفة من الوصول، مثل عرض، إضافة، تعديل، حذف، اعتماد بحسب دور المستخدم، مع ضمان عدم إمكانية الوصول أو التعديل على بيانات غير مصرح بها.

• ربط الصلاحيات بالمشاريع: بالنسبة لمدير المشروع، يقتصر الوصول إلى المخاطر والتحديات المرتبطة بالمشاريع المسندة إليه فقط، بينما تحدد صلاحيات PMO/Admin وفق الأدوار المعتمدة في البوابة.

• التكامل مع OneDrive: استمرار ربط بيانات سجل المخاطر والتحديات مع OneDrive المؤسسي للشركة وفق آلية التكامل والمزامنة المعتمدة حاليًا.

• النسخ الاحتياطي والاستعادة: تضمين بيانات سجل المخاطر والتحديات ضمن آلية النسخ الاحتياطي (Backup) والاستعادة (Recovery) المعتمدة للملفات والبيانات الموجودة على OneDrive المؤسسي، بما يضمن إمكانية استعادة البيانات عند الحاجة.

• المزامنة وسلامة البيانات: ضمان عدم تسبب عمليات المزامنة أو النسخ الاحتياطي في تكرار البيانات أو فقدانها أو الكتابة فوق تحديثات المستخدمين، مع المحافظة على سجل المخاطر كمصدر رئيسي للبيانات.

• سجل التغييرات (Audit Trail): تسجيل العمليات الرئيسية على المخاطر والتحديات، بما يشمل المستخدم، نوع العملية، تاريخ ووقت التعديل، والقيم التي تم تغييرها، بما يدعم التتبع والمراجعة.