بناء نظام متكامل لإدارة حجوزات ومشاريع حفلات الزفاف باستخدام Zoho One

بناء نظام متكامل لإدارة قسم Weddings على Zoho

نحن شركة متخصصة في تنظيم وتصميم وتنفيذ حفلات الزفاف والمناسبات، ونرغب في بناء نظام متكامل لإدارة دورة عمل حفلات الزفاف من أول استفسار للعميلة وحتى تنفيذ الحفل وإغلاق المشروع.

نبحث عن مستقل لديه خبرة فعلية ومتقدمة في Zoho، ويفضل أن تكون لديه خبرة في Zoho One وZoho CRM وBlueprint وForms وProjects وBooks وWorkDrive وAutomation/Deluge.

المطلوب ليس استشارة فقط، وإنما تحليل الاحتياج ثم بناء النظام كاملًا وتجهيزه للاستخدام الفعلي، على أن نقوم نحن باختباره وإرسال الملاحظات للمستقل لإجراء التعديلات حتى الوصول للنسخة النهائية.

طبيعة دورة العمل لدينا

تبدأ رحلة العميلة عادة عن طريق WhatsApp، وقد يكون مصدرها Social Media أو توصية من عميل سابق أو حضورها لحفل سابق أو مصادر أخرى.

يتم أخذ المعلومات الأولية مثل:

* اسم العميلة ورقم التواصل

* مصدر العميلة

* تاريخ الزواج

* القاعة

* عدد الضيوف

* المتطلبات الأولية

* ملاحظات المحادثة

* التسعير المبدئي إن وجد

بعد ذلك قد يتم تحديد موعد للعميلة لزيارة المكتب.

نحتاج تسجيل الموعد وربطه بملف العميلة والزواج، مع الاحتفاظ بجميع الزيارات السابقة والقادمة.

الاجتماع الأول

عند حضور العميلة لأول مرة، يتم تعبئة نموذج تفصيلي يحتوي على جميع معلومات العميلة والحفل وما تم مناقشته أثناء الاجتماع.

يجب حفظ النموذج والمرفقات وربطها مباشرة بملف الزواج.

بعد الاجتماع قد تحتاج العميلة إلى Quotation واحد أو عدة Quotations لخيارات مختلفة.

يجب أن يسمح النظام بحفظ وتتبع جميع إصدارات العروض، مثل:

Quotation V1

Quotation V2

Quotation V3 – Final

مع معرفة العرض النهائي المعتمد والتعديلات التي تمت قدر الإمكان.

متابعة العميلة

بعد إرسال العرض قد تكون النتيجة:

* متابعة ومفاوضات

* موعد آخر

* طلب تعديل عرض السعر

* طلب عقد

* طلب بيانات العربون

* عدم إتمام الحجز

* تأجيل

* حجز مؤكد

نحتاج Pipeline واضح يمكن من خلاله معرفة حالة جميع العملاء الحاليين بسهولة.

الاجتماعات والزيارات اللاحقة

أي زيارة ثانية أو ثالثة أو رابعة للعميلة يجب أن يكون لها MOM – Minutes of Meeting مستقل ومرتبط بنفس Wedding Record.

يحتوي الـMOM على سبيل المثال على:

* تاريخ الاجتماع

* الحضور

* المواضيع التي تمت مناقشتها

* القرارات

* العناصر المضافة

* العناصر المحذوفة

* التعديلات

* التأثير المالي إن وجد

* المطلوب من العميلة

* المطلوب من الشركة

* المهام الناتجة

* المسؤول عن كل مهمة

* تاريخ الاستحقاق

* المرفقات

بحيث يكون لدينا Timeline كامل لكل ما حدث مع العميلة منذ أول تواصل.

تأكيد الحجز

يعتبر الزواج Confirmed Booking بعد استكمال الشروط المحددة مثل العقد/الموافقة ودفع العربون.

الدفع قد يكون:

* تحويل بنكي

* جهاز نقاط البيع

نحتاج تسجيل الدفعات وربطها بالزواج، ومعرفة:

Contract Value

Paid Amount

Remaining Balance

Payment History

مرحلة ما بعد الحجز

بعد تأكيد الحجز يتحول الملف من مرحلة Sales إلى مرحلة Wedding Project / Execution.

يجب أن نستطيع إدارة عدة مسارات داخل المشروع مثل:

* Design

* Production

* Accessories

* Flowers

* Printing

* Procurement

* Logistics

* External Suppliers

* Installation

* Dismantling

مع Tasks ومسؤولين وتواريخ استحقاق وحالات لكل جزء.

تفاصيل التجهيز

قبل الحفل يتم إعداد ملف التنفيذ، وقد يحتوي على:

* التصميم النهائي

* تفاصيل ومقاسات الحفل

* ملفات الطباعة

* ملفات البنرات

* اعتماد عينات البنر

* اعتماد ألوان الدهانات

* احتياجات التصنيع

* احتياجات التنجيد

* احتياجات الورد

* احتياجات الإكسسوارات

* المشتريات المطلوبة

* العمال

* الفنيين

* التريلات

* الدينات/النقل

* الموردين الخارجيين

* مواعيد دخول القاعة

* التركيب

* الفك

نحتاج إمكانية رفع الصور وPDF وExcel وملفات التصميم والمستندات المختلفة وربطها بالزواج الصحيح.

Readiness Checklist

نحتاج Checklist قبل موعد الزواج تساعد الإدارة على التأكد من جاهزية المشروع.

يفضل إمكانية وجود Checklists أو Automations قبل الزواج بفترات محددة مثل:

14 Days Before

7 Days Before

3 Days Before

1 Day Before

وإظهار العناصر المتأخرة أو غير المكتملة بشكل واضح.

يوم التنفيذ والفك

يتم تسجيل:

* فريق التنفيذ

* المشرفين

* العمال والفنيين

* السيارات والنقل

* وقت بدء التركيب

* المشاكل والملاحظات

* صور التنفيذ

* اكتمال التركيب

* وقت/موعد الفك

* اكتمال إعادة المعدات

ثم إغلاق المشروع بعد انتهاء الحفل والفك واستكمال المطلوب.

Wedding Record

نريد أن يكون لكل زواج Record / ID واحد مثل:

WED-2026-001

ويكون هذا الرقم هو المرجع الرئيسي لكل ما يتعلق بالحفل:

Client

Appointments

Forms

MOMs

Quotations

Contract

Payments

Designs

Attachments

Tasks

Purchases

Production

Suppliers

Execution

Installation

Dismantling

الهدف أن يستطيع أي شخص مخول فتح Wedding Record واحد ومعرفة تاريخ المشروع وحالته الحالية بدل البحث في WhatsApp وGoogle Drive وملفات مختلفة.

Documents

نستخدم حاليًا Google Drive لحفظ الملفات.

نرغب في تقييم أفضل طريقة للربط بين النظام وGoogle Drive أو Zoho WorkDrive، مع إنشاء وتنظيم مجلد خاص لكل Wedding تلقائيًا إذا كان ذلك ممكنًا ومناسبًا.

الصلاحيات

النظام سيستخدم من عدة إدارات، لذلك نحتاج Roles & Permissions واضحة.

مثلًا:

Management

Wedding Management

Sales

Operations

Supervisors

Procurement

Design

Accounting

ليس بالضرورة أن يرى كل مستخدم جميع المعلومات، خصوصًا المعلومات المالية والإدارية.

Dashboard

نحتاج Dashboard للإدارة تعرض بشكل واضح مثلًا:

* New Leads

* Appointments

* Quotations Pending

* Follow-ups

* Awaiting Deposit

* Confirmed Weddings

* Upcoming Weddings

* Project Readiness

* Delayed Tasks

* Critical Issues

* Outstanding Payments

* Wedding Values

ونرغب أن نستطيع فتح أي Wedding ومعرفة حالته بشكل سريع وواضح.

Automation

نرغب باستخدام Automation قدر الإمكان بدون تعقيد غير ضروري.

أمثلة:

عند تحديد موعد → إنشاء Appointment/Task.

بعد الاجتماع → تذكير بإكمال Meeting Form/MOM.

عند الحاجة إلى Quotation → إنشاء مهمة للمسؤول.

عند تأكيد الحجز → إنشاء Wedding Project والمراحل الأساسية تلقائيًا.

قبل الزواج → إنشاء Checklists وتنبيهات تلقائية.

عند وجود Tasks متأخرة → تنبيه المسؤول والإدارة حسب الحاجة.

هذه أمثلة، وننتظر من المستقل اقتراح الـWorkflow والـAutomations الأنسب.

المطلوب من المستقل

المشروع المطلوب End-to-End، ويشمل:

1. فهم وتحليل Workflow الحالي.

2. اقتراح Architecture مناسبة داخل Zoho.

3. إعداد CRM والModules والFields المطلوبة.

4. بناء Pipelines / Blueprints.

5. بناء Forms المطلوبة.

6. إعداد Meetings / MOM Workflow.

7. إعداد Quotation Workflow.

8. إعداد Wedding Project Workflow بعد الحجز.

9. إعداد Tasks وChecklists.

10. إعداد Roles & Permissions.

11. إعداد Automations والتنبيهات.

12. إعداد نظام المستندات والمرفقات.

13. ربط Google Drive/WorkDrive حسب الحل المعتمد.

14. ربط Zoho Books إذا كان مناسبًا للجزء المالي.

15. إعداد Dashboards للإدارة.

16. اختبار النظام End-to-End.

17. معالجة الأخطاء والملاحظات الناتجة من الاختبار.

18. تدريب مختصر على الاستخدام.

19. تسليم Documentation مبسط للنظام والإعدادات الرئيسية.

طريقة التنفيذ المطلوبة

نفضل تقسيم المشروع إلى مراحل.

في البداية يقوم المستقل بتحليل المتطلبات وعرض تصور النظام والـWorkflow علينا قبل البدء بالبناء الكامل.

بعد اعتماد التصور يبدأ التنفيذ.

بعد تجهيز النسخة الأولى نقوم نحن باختبارها باستخدام حالات Weddings فعلية/تجريبية، ونرسل للمستقل الملاحظات والتعديلات.

يجب أن يشمل العرض فترة Testing & Adjustments بعد التسليم الأولي.

لا نعتبر المشروع مكتملًا بمجرد إنشاء الـModules والحقول؛ المطلوب Workflow عملي ومتكامل تم اختباره من بداية دخول Lead وحتى إغلاق Wedding Project.

عند تقديم العرض

نرجو توضيح التالي:

1. ما خبرتك في Zoho One وZoho CRM؟

2. هل سبق لك بناء نظام مشابه يعتمد على CRM + Project Management + Operations؟

3. ما تطبيقات Zoho التي تقترح استخدامها لهذا المشروع، ولماذا؟

4. هل ترى أن Zoho CRM + Projects كافيان، أم تقترح استخدام Zoho Creator أو تطبيقات أخرى؟

5. كيف ستتعامل مع الانتقال من Sales Lead إلى Confirmed Wedding Project؟

6. كيف تقترح إدارة MOM وتاريخ التعديلات والقرارات لكل Wedding؟

7. كيف ستتعامل مع Documents وGoogle Drive/WorkDrive؟

8. هل لديك خبرة في Blueprint وWorkflow Automation وDeluge؟

9. كيف ستتعامل مع Roles & Permissions؟

10. ما المدة المتوقعة للمشروع؟

11. ما تكلفة التنفيذ كاملة؟

12. كم جولة تعديلات تشملها التكلفة؟

13. هل تشمل التكلفة Testing وTraining وDocumentation؟

14. يرجى إرفاق أمثلة فعلية أو Screenshots لمشاريع Zoho سابقة إن أمكن.

مهم: نبحث عن شخص لديه خبرة في تصميم الأنظمة والـBusiness Processes على Zoho، وليس فقط إدخال Fields أو إعداد CRM أساسي.

سيكون هناك تعاون مستمر أثناء المشروع لاختبار النظام وإعطاء Feed back حتى الوصول إلى Work flow مناسب للاستخدام الفعلي.