تنفيذ المرحلة الأولى من نظام ERP لمؤسسة Forma Build باستخدام Odoo

ة عن المشروع

أرغب بالتعاقد مع خبير متخصص في Odoo ERP لتنفيذ المرحلة الأولى من مشروع التحول الرقمي لمؤسسة Forma Build.

تعمل المؤسسة حاليًا في استيراد وبيع الحجر والرخام داخل المملكة العربية السعودية، مع خطة مستقبلية للتوسع في إدارة المقاولات والمشاريع في مرحلة لاحقة.

الهدف من هذه المرحلة هو بناء نظام ERP احترافي، منظم، وقابل للتوسع، يعتمد على أفضل ممارسات Odoo، ويغطي العمليات الأساسية الحالية للمؤسسة، مع إعداد الهوية المؤسسية، والمبيعات، والمحاسبة، وإدارة المنتجات والاستيراد، بحيث يكون النظام جاهزًا للتوسع مستقبلاً دون الحاجة لإعادة بنائه.

⸻

أهداف المرحلة الأولى

* إنشاء بيئة Odoo احترافية وجاهزة للاستخدام.

* إعداد بيانات المؤسسة والهوية المؤسسية بالكامل.

* إعداد نظام المبيعات وعروض الأسعار.

* إعداد الفاتورة الضريبية الإلكترونية (ZATCA).

* إعداد قاعدة بيانات العملاء والموردين.

* إعداد النظام المحاسبي الأساسي.

* إنشاء نظام لإدارة منتجات الحجر والرخام.

* إنشاء نظام لإدارة عمليات الاستيراد.

* تجهيز النظام ليكون أساسًا قويًا للمراحل المستقبلية.

⸻

نطاق العمل

أولاً: إعداد النظام (System Setup)

يشمل:

* تثبيت أحدث إصدار مستقر من Odoo (Enterprise أو Community حسب ما يراه المستقل مناسبًا).

* إنشاء قاعدة بيانات جديدة.

* إعداد اللغة العربية والإنجليزية.

* ضبط العملة (الريال السعودي).

* ضبط المنطقة الزمنية.

* إعداد الشركة داخل النظام.

* إعداد الضرائب السعودية.

* إعداد البريد الإلكتروني للنظام.

* إعداد النسخ الاحتياطي.

* إعداد المستخدمين والصلاحيات الأساسية.

⸻

ثانياً: إعداد بيانات المؤسسة

يشمل إدخال بيانات مؤسسة Forma Build داخل النظام:

* اسم المؤسسة بالعربية والإنجليزية.

* شعار المؤسسة الرسمي.

* الهوية البصرية.

* الألوان الرسمية.

* السجل التجاري.

* الرقم الضريبي.

* العنوان الوطني.

* أرقام التواصل.

* البريد الإلكتروني.

* الحساب البنكي.

* أي بيانات تظهر في الفواتير والعروض.

⸻

ثالثاً: تطبيق الهوية المؤسسية

تطبيق الهوية على جميع المستندات والتقارير:

* الشعار الرسمي.

* الألوان والخطوط.

* الترويسة والتذييل.

* بيانات المؤسسة.

* الرقم الضريبي.

* QR Code.

* تصميم موحد واحترافي لجميع المستندات.

⸻

رابعاً: الوحدات المطلوبة

1. إدارة العملاء والموردين (Contacts)

* إدارة العملاء.

* إدارة الموردين.

* تصنيف العملاء.

* بيانات التواصل.

* العناوين.

* الرقم الضريبي.

* المرفقات والملاحظات.

⸻

2. المبيعات (Sales)

* إنشاء عروض الأسعار.

* متابعة عروض الأسعار.

* تحويل عرض السعر إلى أمر بيع.

* تحويل أمر البيع إلى فاتورة.

* إعداد حالات الطلبات.

* إعداد طرق الدفع.

* إعداد الخصومات.

⸻

3. المحاسبة (Accounting)

* إعداد دليل الحسابات.

* إعداد الضرائب.

* إعداد الحسابات البنكية.

* تسجيل القيود اليومية الأساسية.

* إدارة العملاء والموردين ماليًا.

* إعداد التقارير المالية الأساسية.

⸻

4. إدارة منتجات الحجر والرخام

يشمل:

* إنشاء تصنيفات المنتجات (رخام، حجر، جرانيت…).

* إدارة المنتجات والأصناف.

* تحديد المقاسات والسماكات.

* إدارة الألوان والتشطيبات.

* إنشاء SKU لكل منتج.

* وحدات القياس (م²، لوح، قطعة، طن…).

* إضافة الصور والمواصفات الفنية.

* إدارة الأسعار وقوائم الأسعار.

* ربط المنتجات بالموردين.

* ربط المنتج ببلد المنشأ وبيانات المصنع.

* إمكانية إرفاق الكتالوجات والملفات الفنية.

⸻

5. إدارة الاستيراد (Import Management)

يشمل:

* إدارة الموردين المحليين والدوليين.

* إنشاء أوامر الشراء للاستيراد.

* تسجيل بيانات الشحنات.

* متابعة حالة الشحنة.

* تسجيل بيانات الحاويات.

* تسجيل بوليصة الشحن (Bill of Lading).

* الفاتورة التجارية (Commercial Invoice).

* قائمة التعبئة (Packing List).

* بلد المنشأ.

* رمز HS Code لكل منتج.

* بيانات المصنع.

* أرشفة مستندات الاستيراد.

* حفظ مستندات سابر (SABER) وربطها بالمنتجات.

* ربط الشحنات بالمشتريات والموردين.

* إمكانية احتساب تكلفة الاستيراد (Landed Cost) مستقبلاً.

⸻

سادساً: تصميم المستندات الرسمية

عرض السعر (Quotation)

يشمل:

* شعار المؤسسة.

* بيانات المؤسسة.

* بيانات العميل.

* رقم العرض.

* تاريخ الإصدار.

* صلاحية العرض.

* تفاصيل البنود.

* الضريبة.

* الإجمالي.

* الشروط والأحكام.

* توقيع وختم.

⸻

الفاتورة الضريبية (Tax Invoice)

تصميم احترافي ومتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA):

* QR Code.

* الرقم الضريبي.

* بيانات المؤسسة.

* بيانات العميل.

* رقم الفاتورة.

* التاريخ.

* تفاصيل البنود.

* الضريبة.

* الإجمالي.

* تصميم رسمي وموحد.

⸻

سابعاً: الترقيم

نظام ترقيم احترافي مثل:

* FB-QO-1 (عرض سعر)

* FB-INV-1 (فاتورة)

* FB-CUS-1 (عميل)

* FB-VEN-1 (مورد)

* FB-IMP-1 (استيراد)

⸻

متطلبات التنفيذ

يلتزم المستقل بما يلي:

* استخدام Odoo القياسي قدر الإمكان.

* تنفيذ التخصيصات عبر Custom Modules فقط.

* عدم تعديل ملفات Odoo الأساسية (Core).

* تصميم التقارير باستخدام QWeb Reports.

* دعم اللغة العربية والإنجليزية بالكامل.

* توافق الفواتير مع متطلبات ZATCA.

* توثيق جميع التعديلات.

* تسليم الكود المصدري كاملًا.

* تسليم نسخة احتياطية كاملة من النظام.

* ضمان لا يقل عن 60 يومًا بعد التسليم.

⸻

معايير قبول المشروع

يعتبر المشروع مكتملًا عند:

* تشغيل النظام بدون أخطاء.

* نجاح دورة العمل (عميل → عرض سعر → فاتورة).

* اعتماد الفاتورة الضريبية رسميًا.

* اختبار إدارة المنتجات والاستيراد.

* تسليم جميع الملفات والكود.

* تسليم دليل استخدام مختصر.

* تنفيذ جلسة تدريب نهائية.

⸻

مخرجات المرحلة الأولى

* نظام Odoo جاهز بالكامل.

* هوية مؤسسة Forma Build مطبقة.

* نظام العملاء والموردين.

* نظام المنتجات (الحجر والرخام).

* نظام الاستيراد.

* عروض أسعار احترافية.

* فواتير ضريبية متوافقة مع ZATCA.

* إعداد المحاسبة الأساسية.

* ملفات التخصيص (Custom Modules).

* الكود المصدري.

* نسخة احتياطية.

* توثيق النظام