إعداد وتأسيس نظام Zoho CRM لإدارة بيانات العملاء وفريق المبيعات مع تدريب عملي وفيديوهات شرح مخصصة

نبحث عن خبير محترف في Zoho CRM لمساعدتنا في إعداد وتأسيس نظام CRM عملي لشركة تعمل في مجال التداول والتعليم المالي، بهدف تنظيم بيانات العملاء، متابعة فريق المبيعات، إدارة العملاء المحتملين، وإنشاء تقارير واضحة للإدارة.

حالياً نعتمد على ملفات Excel في تنظيم وتوزيع بيانات العملاء على فريق المبيعات، ونرغب بالانتقال إلى Zoho CRM بطريقة منظمة وسهلة تساعد الفريق على المتابعة اليومية وتقليل ضياع العملاء أو تكرار الأرقام.

المطلوب تنفيذ المشروع على مراحل بسيطة وعملية، مع تدريب الفريق على الاستخدام الصحيح للنظام.

المهام المطلوبة:

1. إعداد أو ضبط حساب Zoho CRM الخاص بالشركة.

2. إنشاء المستخدمين والصلاحيات المناسبة لكل دور داخل الفريق.

3. إعداد قسم Leads بطريقة تناسب فريق مبيعات واتصالات.

4. إنشاء حالات العملاء داخل النظام، مثل:

- New Lead

- Contacted

- No Answer

- Interested

- Follow Up

- Demo Account

- Real Account

- Deposited

- Postponed

- Not Interested

- Wrong Number

- Duplicate

5. إنشاء الحقول الأساسية المطلوبة، مثل:

- الاسم

- رقم الهاتف

- الدولة

- مصدر العميل

- اسم الحملة

- حالة العميل

- الموظفة المسؤولة

- تاريخ آخر تواصل

- موعد المتابعة القادم

- نوع الحساب

- حالة الإيداع

- قيمة الإيداع المتوقعة

- الملاحظات

6. تجهيز طريقة واضحة لاستيراد البيانات من Excel إلى Zoho CRM.

7. تنظيف عينة أولية من البيانات وتوحيد صيغة أرقام الهاتف قبل الاستيراد.

8. استيراد عينة تجريبية أولى للتأكد من أن النظام يعمل بشكل صحيح.

9. ضبط آلية منع التكرار قدر الإمكان، خصوصاً بناءً على رقم الهاتف.

10. إعداد طريقة مناسبة لتوزيع العملاء على موظفات المبيعات.

11. إنشاء تقارير بسيطة وواضحة للإدارة، مثل:

- عدد العملاء حسب الحالة

- عدد العملاء حسب الموظفة

- العملاء المهتمون

- العملاء المطلوب متابعتهم اليوم أو غداً

- العملاء الذين فتحوا حساباً تجريبياً

- العملاء الذين فتحوا حساباً حقيقياً

- العملاء الذين قاموا بالإيداع

12. تدريب الإدارة على طريقة مراقبة النظام والتقارير.

13. تدريب فريق المبيعات على الاستخدام اليومي للنظام، مثل:

- البحث عن العميل

- تغيير حالة العميل

- إضافة ملاحظة

- تحديد موعد متابعة

- معرفة العملاء المطلوب متابعتهم

14. شرح طريقة إدخال العملاء الجدد القادمين من الحملات الإعلانية.

15. توضيح إمكانية ربط نموذج الموقع لاحقاً مع Zoho CRM.

16. توضيح إمكانية ربط Zoho CRM مستقبلاً مع أنظمة خارجية أو منصة التداول عبر API.

17. توضيح إمكانية ربط الاتصالات مستقبلاً عبر Zoiper أو VoIP أو أي بديل مناسب، ولكن ليس مطلوباً تنفيذ هذا الربط حالياً إلا بعد ضبط النظام الأساسي.

المطلوب أيضاً بخصوص التدريب:

نحتاج إلى تسجيل فيديوهات تدريبية قصيرة باللغة العربية للفريق، حتى تبقى مرجعاً داخلياً لنا مستقبلاً، ويفضل أن تكون مقسمة بالشكل التالي:

1. فيديو تعريفي عام: ما هو Zoho CRM وكيف سنستخدمه داخل الشركة.

2. فيديو خاص بالإدارة: كيف نراقب أداء الفريق والتقارير.

3. فيديو خاص بمدير البيانات: كيف يتم استيراد البيانات وتوزيعها.

4. فيديو خاص بموظفات المبيعات: كيف يتم التعامل مع العميل داخل النظام.

5. فيديو خاص بالمتابعة اليومية: كيف نعرف من يجب الاتصال به اليوم أو غداً.

6. فيديو خاص بالتقارير: كيف نقرأ النتائج ونقيّم أداء الموظفات.

7. فيديو خاص بالأخطاء الشائعة: التكرار، الأرقام الخاطئة، نسيان الملاحظات، سوء اختيار حالة العميل.

نرجو من المتقدم توضيح التالي في عرضه:

- ما هي الخطوات التي سينفذها بالتفصيل؟

- كم يوم يحتاج لإنهاء الإعداد الأولي؟

- كم عدد جلسات التدريب المباشر التي سيقدمها؟

- هل سيتم تسجيل فيديوهات تدريبية مخصصة لنا؟

- هل يوجد دعم بعد التسليم؟ وكم مدته؟

- ما هي تكلفة التأسيس مرة واحدة؟

- ما هي تكلفة التدريب والفيديوهات المسجلة؟

- هل يوجد تكلفة شهرية للدعم بعد التسليم؟ وكم ستكون؟

- هل لديه خبرة سابقة في إعداد Zoho CRM لفريق مبيعات أو Call Center؟

- هل يمكن إرسال مثال أو شرح مختصر عن مشروع مشابه تم تنفيذه سابقاً؟

نريد أن يكون التنفيذ بسيطاً وعملياً، وليس إعداداً نظرياً فقط. الهدف الأساسي هو تنظيم بيانات العملاء، متابعة فريق المبيعات، منع ضياع العملاء، معرفة نتائج كل حملة وكل موظفة، وبناء نظام قابل للتوسع لاحقاً.