وظف مساعد افتراضي محترف يؤدي مهامًا لا وقت لديك لأدائها
رغم بساطة المهام الروتينية إلا أن تراكمها يستهلك من وقتك الثمين الذي ينبغي لك توجيهه إلى الأمور الكبرى الأكثر أهمية. وظف الآن مساعد افتراضي خبير من موقع مستقل، وفوّض له المهام التي ليس لديك وقت لأدائها، لينجزها بسهولة وسرعة وأمان.
من هو المساعد الافتراضي؟
المساعد الافتراضي هو شخص يساعدك على إنجاز أعمالك المتكررة التي يمكن تفويض شخصًا آخر لأدائها. ينفذ المساعد الشخصي عن بعد المهام الإدارية بناء على تعليمات وتوصيات تقدمها له. بوجود المساعد الافتراضي ستوفر مزيد من الوقتٍ تستثمره في مهامك الخاصة.
لماذا قد تحتاج إلى توظيف مساعد افتراضي خبير؟
قبل أن توظف مساعد افتراضي، يجب أن تحدد جميع المهام التي ستكلفه بها وبأي مجال عمل ترتبط. تحتاج إلى توظيف مساعد افتراضي خبير للآتي:
- خدمة العملاء عن بعد: يساعدك المساعد الافتراضي في الإشراف على صفحات التواصل الاجتماعي لشركتك، والتفاعل مع استفسارات العملاء المحتملين من خلال التعليقات والرسائل والمكالمات لتظهر الشركة بصورة مهنية.
- تنظيم الوثائق والمستندات: ينسق المساعد الافتراضي الفواتير الخاصة بالعملاء والمستخلصات الخاصة بالموردين أو مقاولي الباطن، فيسجلها بنظام محدد متفق عليه في جداول أو ملفات وورد، ويحفظها في قاعدة بيانات ليسهل الرجوع إليها مرة أخرى.
- مساعدة الموظفين والتنسيق معهم: يحمل المساعد الافتراضي عنك عناء متابعة الموظفين من خلال الاستجابة السريعة لاستفساراتهم، بناءً على توجيهاتك وإرشاداتك. فيدعمهم بالبيانات من مصادر ومشروعات سابقة، ويوفر لهم الدعم الشفهي، كما يعد المواد المقروءة والعروض التقديمية.
- تنظيم الاجتماعات والمقابلات: ينظم لك المساعد الافتراضي اجتماعاتك مع عملائك وموظفيك، فيرتب مواعيد تلك الاجتماعات الرسمية من خلال البريد الإلكتروني والهاتف وغيرها من وسائل التواصل.
- عمل الدراسات البحثية والاستقصائية اللازمة: يساعدك على جمع المعلومات التي تحتاجها قبل اتخاذ أي قرار، يقوم بذلك من خلال دراسة سوق محدد، بحث الويب، جمع آراء العملاء أو الموظفين. بعد اتخاذ القرار، يجمع التغذية الراجعة بالتواصل مع من تأثروا به.
ما هي مهارات المساعد الافتراضي المحترف؟
هناك مهارات عامة يجب أن تتوافر في المساعد الافتراضي المحترف ليؤدي خدماته على أكمل وجه منها:
- مهارات الحاسوب الأساسية: تشمل مهارات قيادة الحاسب الآلي من كتابة وإعداد جداول وتصفح الإنترنت للبحث واستخدام منصات التواصل الاجتماعي.
- مهارات التواصل الأساسية: تشمل التواصل الشفهي عن طريق الهاتف أو أحد منصات الاجتماع الافتراضية، بالإضافة إلى التواصل الكتابي من خلال إعداد الرسائل الإلكترونية باحترافية وكذلك المراسلات الرسمية.
- تنظيم الوقت والمهارات الإدارية: هي أحد المهارات الأساسية، فتوظيف مساعد افتراضي لا يستطيع تنظيم وقته هو أمر ضار، ويجب كذلك أن يتمتع بالمهارات الإدارية؛ ليكون في أحيان كثيرة حلقة وصل قوية بين المدير وموظفيه أو صاحب العمل ومديريه.
ما أفضل طريقة لتوظيف المساعد الافتراضي المناسب؟
بعد إضافة المشروع الخاص بك سيبدأ العديد ممن لديهم خبرات في المساعدة الافتراضية في تقديم عروضهم عليه، ولانتقاء أفضل مساعد افتراضي وتوظيفه ليبدأ العمل على مشروعك، ننصحك بالتالي:
- حدد المستقلين ممن لديهم خبرة في مجال مشروعك: ابحث عن العروض التي يقدمها مستقلون لديهم خبرة في مجال عملك؛ ليكون محيط كفاية بأساسيات والمهام المتعلقة به.
- ألق نظرة على النبذة الشخصية للمساعد الافتراضي: اقرأ ما كتبه المستقل عن نفسه، ففيه موجز لخبرته وعمله وأسلوب تعامله ورؤيته، وبذلك يمكنك رسم خطوط عامة للمستقل الذي ستتعامل معه.
- اهتم بمعرض أعمال المساعد الافتراضي: بعد تحديد القائمة القصيرة للمستقلين الذين حظوا باهتمامك، عليك أخذ معرض الأعمال في الحسبان، لترى كيفية تنسيق المساعد الافتراضي لملفاته سواء كانت جداول أم مستندات، وأساليبه السابقة لإدخال البيانات.
- اطلع على التقييمات السابقة لأصحاب المشاريع: راجع التقييمات التي نالها المساعد الافتراضي إن وجدت، وحدد عناصر التقييم التي لها الأولوية لتختار مساعدك الافتراضي بناءً عليها.
- اختبر مساعدك الافتراضي: لا مانع من إرسال مهمة تجريبية لها علاقة بمشروعك إلى المستقلين المرشحين لترى مدى جودة العمل وسرعة تسليمه.