مايكروسوفت أكسس

Microsoft Access هو أحد برامج حزمة أوفيس الشهيرة من شركة مايكروسوفت، يتخصص في إدارة قواعد البيانات لتطبيقات الأعمال، أي تخزين بياناتك على اختلاف أنواعها وإدارتها وتأمينها واستخلاص الاستعلامات والتقارير المتنوعة منها، بالإضافة إلى السماح لعدة مستخدمين بالعمل عليها دون تعارض.

يتميز مايكروسوفت أكسس بأنه:

• سهل التثبيت والإعداد والصيانة ما يعني توفير الوقت والجهد والمال على أصحاب الأعمال.
• قابل للتوسع والترقية ليواكب توسع أعمالك في حال قررت الانتقال لبرنامج قواعد بيانات أكثر تعقيدًا مثل SQL Server و Microsoft Azure SQL أو أحد برامج قواعد البيانات المفتوحة ODBC.
• متوافق مع منتجات مايكروسوفت الأخرى ويسمح باستيراد البيانات منها ما يخفف عليك عبء الإدخال.
• قابل للتخصيص لتلبية احتياجاتك المختلفة من تقارير ونماذج واستعلاماتٍ عالية الكفاءة.
• ملائم لبيئة العمل متعددة المستخدمين الموجودة في الشركات لجهة العمل المشترك المتزامن وتخصيص كل مستخدم باسم وكلمة مرور.

تحتاجه لأنه بسيط واقتصادي وسريع التنفيذ مقارنة بنظم إدارة قواعد البيانات الأخرى مثل Oracle أو SQL Server، فهو يؤمن لك قاعدة بيانات وتطبيقًا سهل الاستخدام لتُخزن بياناتك وتَحفظها من الضياع وتديرها بكفاءة، وإليك بعض الأمثلة عمّا يمكن أن يقدمه مختصو Microsoft Access لأعمالك:

1. إدخال بيانات عملائك وموظفيك ومنتجاتك وتنظيمها في جداول خاصة، وحمايتها من الأخطاء الناجمة عن التكرار أو تناقضات الإدخال بوضع ضوابط على حقول الإدخال وتمييز كافة المعلومات المدخلة بأرقام تعريفية فريدة وحفظها في مستودعٍ واحد هو قاعدة بيانات مشروعك.
2. تعديل بياناتك أو حذفها بكل سهولة وفق مستجدات العمل لتبقى مُحَدّثة باستمرار.
3. بناء ما يلزم لإدارة حساباتك ومخزونك وحركات المبيعات والشحن غيرها.
4. عرض بياناتك بالكيفية التي تريد وطباعة الفواتير والتقارير المختلفة.
5. تصميم استعلامات مرنة تدعمك في التخطيط واتخاذ القرار.

استخدم زر "أضف مشروع" الموجود أمامك على الشاشة، ومن ثم أدخل بيانات مشروعك ضمن الحقول المخصصة لها بالترتيب التالي:

1. اكتب عنوانًا معبرًا عن هدف المشروع يشير لبرنامج أكسس صراحةً مثل: "تصميم برنامج محاسبي لشركة باستخدام Microsoft Access" أو "إجراء تعديلات على قاعدة بيانات مبنية باستخدام مايكروسوفت أكسس".
2. ضع المهارات الأساسية لمشروعك ومنها Microsoft Access وSQL وVBA وإدارة قاعدة البيانات.
3. اشرح تفاصيل مشروعك شرحًا وافيًا يتضمن طبيعته والواجهات والتقارير والاستعلامات التي تريدها منه.
4. حاول تقدير ميزانية المشروع ومدته باعتدال لتحصل على عروضٍ من ذوي الخبرة.
5. أرفق أي أمثلة أو ملفات تُسهم في إيصال فكرتك للمستقلين.
6. اضغط على زر النشر وترقب العروض على مشروعك.

بعد نشر مشروعك على الموقع تمهل قليلًا قبل توظيف أحدهم لتعطي الفرصة لأكبر عدد ممكن من المستقلين لرؤية المشروع وتقديم عروضهم عليه، ومن ثم استعرض جميع العروض الواردة وقيّمها بناءً على:

• خبرة المستقلين المذكورة في ملفاتهم الشخصية ومعارض أعمالهم وما فيها من نماذج عن قواعد بيانات سبق أن طوروها باستخدام Microsoft Access.
• تقييمات أصحاب المشاريع السابقين لهم وما وصفوهم به من خبرة والتزام وجودة في الأعمال المقدمة.
• نتيجة تواصلك معهم عبر رسائل الموقع لتعرف خططهم لتلبية احتياجك، وتذكر أنك تستطيع مفاوضتهم على السعر وعدد أيام التنفيذ لتصل لصفقة مرضية.

وفي النهاية اختر الخبير الأنسب بينهم وانتظر تنفيذ مشروعك.

يسمح البرنامجان بتخزين بياناتك وتحليلها والاستعلام عنها كلٌ بطريقته الخاصة:

• برنامج الإكسل: يتعامل مع البيانات المسطحة المخزنة في جداول وأوراق عمل مفردة، ويلائم بياناتك الرقمية التي تحتاج لتحليلها ونمذجتها وتمثيلها بيانيًا وإجراء العمليات الحسابية المعقدة عليها، ويسمح بوصول عدة مستخدمين لملف واحد بشرط أن لا يعدّلوا عليه في الوقت نفسه.
• برنامج الأكسس: يختص بإدارة قواعد البيانات العلائقية، إذ يخزن بياناتك وينظمها في جداول مترابطة فيما بينها جدول لكل نوع من أنواع البيانات ويدعم حجومًا أكبر مما يدعمه إكسل، ويوفر لك واجهات استخدام أفضل واستعلاماتٍ وتقارير ومهام مؤتمتة بكفاءةٍ أعلى، بالإضافة إلى أنه يتيح بياناتك لأكثر من مستخدم ليعملوا عليها في آنٍ واحد.

ويمكنك دائمًا تصدير البيانات واستيرادها بين البرنامجين ما يسهل نقل أعمالك من إكسل إلى أكسس بأقل جهد ممكن.

يوجد 7 مكونات أساسية لبرنامج Microsoft Access يستخدمها المستقل لتخزين بياناتك وإدارتها وعرضها بالصورة التي تخدم عملك:

1. الجداول: المُكَوّن الذي يخزن فيه برنامج أكسس بياناتك، وعادةً ما يكون لديك جدول خاص بكل نوع من أنواع البيانات، مثلًا: جدولًا لأسماء العملاء وجدولًا لمعلومات التواصل معهم وواحدًا للطلبات وآخر للمخزون وغيرها.
2. قواعد البيانات: تتألف قاعدة البيانات من جدول أو عدة جداول لكل منها اسمًا ووظيفةً محددة، وترتبط جداول مشروعك ببعضها عبر علاقات ارتباط تسهل تحليلها لذا تُصنف قواعد بيانات مايكروسوفت أكسس بالعلائقية.
3. النماذج: يستخدمها مختص قاعدة بيانات أكسس ليُسهل عليك إدخال البيانات وعرضها، فهي بمنزلة واجهة استخدام سهلة وواضحة تتضمن حقولًا للإدخال أو العرض وأزرارًا للتحكم، ويضع قيودًا على حقولها لضمان صحة الإدخال واكتماله.
4. الاستعلامات: طريقة برنامج الأكسس للبحث عن البيانات التي تحقق شروطًا معينة وتجميعها لك من جدول أو عدة جداول، وهي أقوى بكثير من عمليات البحث البسيطة التي تُجريها بنفسك ضمن الجداول، إذ إنها تستخدم لغة الاستعلامات المركبة SQL - MS Access.
5. التقارير: وسيلة مايكروسوفت أكسس لعرض نتائج استعلاماتك وتقديمها بتنسيق جذاب وسهل القراءة، يُخصص الخبير التقارير ويُعدّلها ويدعمها بالمخططات لتناسب احتياجك، ويمكنك الحصول عليها بشكل ملفات إلكترونية أو طباعتها ورقيًا.
6. وحدات الماكرو: يبرمجها مدير قاعدة البيانات لأتمتة مهامك المتكررة بانتظام وتنفيذها تلقائيًا مثل تشغيل استعلام أو تقرير معين بهدف توفير وقتك وجهدك.
7. الوحدات النمطية: هي مجموعة من التعليمات والإجراءات المحددة التي تعمل معًا بصفتها وحدة متكاملة، تشبه إلى حدٍ كبير وحدات الماكرو لكنها تُكتب بلغة VBA ولا يتم اختيارها من قائمة الماكرو في واجهة الأكسس.