ملف إدارة املاك إيجارات

الوثيقة النهائية الشاملة لنظام إدارة المستأجرين والإيجارات

1) أهداف النظام

يهدف النظام إلى إنشاء منصة متكاملة لإدارة المستأجرين والعقارات والعقود والدفعات مع توفير أدوات تحليلية وعمليات تشغيلية احترافية. وتشمل أهدافه:

1. إدارة العقارات والوحدات والمستأجرين والعقود والدفعات بشكل متكامل.

2. متابعة المستحقات والمتأخرات مع إصدار تنبيهات تلقائية ذكية.

3. تقييم انتظام المستأجر وتحديد:

   • منتظم

   • شبه منتظم

   • غير منتظم

   • عالي الخطورة

4. تسجيل كل قنوات التواصل (اتصال – واتساب – SMS – إيميل – زيارة – رسائل إيجار).

5. استخراج تقرير شامل قبل نهاية العقد يشمل الأداء المالي وتاريخ التواصل وتوصيات التجديد.

6. عرض الإيجارات المستحقة خلال أسبوع مع إمكانية التواصل الفوري.

7. توافق كامل مع منصة إيجار.

8. إدارة وحدة التحصيل وربط الدفعات الواردة من (البنك – إيجار – Odoo).

9. إدارة الشكاوى والصيانة وطلبات التجديد والإخلاء.

10. إدارة حالة الوحدة عند التسليم والاستلام مع تحديد المسؤولية المالية.

11. التعامل مع الضريبة (سكني معفى – تجاري خاضع للضريبة).

12. استقبال أرصدة سابقة قبل تشغيل النظام (Opening Balance).

13. توفير مؤشرات أداء عبر Dashboard احترافية.

---

2) ? مكونات النظام الأساسي

2.1 وحدة العقارات (Properties)

تشمل:

* نوع الأصل: (عمارة – أرض – مستودع – محطة – برج اتصالات – أخرى).

* الموقع.

* عدد الوحدات.

* ملاحظات إضافية.

مقترحات تحسين:

• إضافة "الكود الفريد للعقار Property ID

2.2 وحدة الوحدات (Units)

تشمل:

* رقم الوحدة.

* نوع الوحدة (شقة – مكتب – محل – مستودع…).

* المساحة.

* الحالة (شاغرة / مؤجرة).

* حالة الصيانة (نعم / لا / جاري العمل).

مقترحات تحسين:

• مؤثثة / غير مؤثثة

• حد أقصى لعدد المستأجرين

• آخر تاريخ صيانة

2.3 وحدة المستأجرين (Tenants)

تشمل:

* اسم المستأجر

* رقم الهوية

* الجوال

* البريد الإلكتروني

* العنوان

* ملاحظات

مقترحات تحسين:

• نوع المستأجر (فرد/مؤسسة)

• رقم عداد الكهرباء

• حالة المستأجر (نشط – مخلي – متعثر – عالي الخطورة)

3) ? وحدة العقود (Contracts) – متوافقة مع منصة إيجار

* رقم العقد

* حالة العقد

* الوحدة – العقار

* نوع العقد (تجاري/سكني)

* نوع الضريبة

* المستأجر

* تاريخ بداية ونهاية العقد

* مدة العقد

* قيمة الإيجار

* طريقة الدفع

* التذكير الأول والثاني

مقترحات تحسين:

• تاريخ التجديد التلقائي

• نسبة زيادة الإيجار

4) ? وحدة الدفعات (Payments Module)

تشمل الحقول:

* رقم الدفعة

* قيمة الدفعة قبل الضريبة

* قيمة الضريبة

* القيمة الإجمالية

* تاريخ الاستحقاق

* تاريخ السداد

* عدد الأيام المتأخرة

* الحالة (مدفوع – متأخر – مستحق – قريب)

* مصدر السداد

---

5) وحدة سجل التواصل (Communication Log)

تشمل:

* نوع التواصل

* التاريخ

* الموظف

* النتيجة

* الإجراء القادم

6) ? تقييم الانتظام (Regularity Scoring)

يعتمد على المتأخرات – التذكيرات – الأيام المتأخرة – أداء آخر 3 دفعات.

التصنيف:

? منتظم

? شبه منتظم

? غير منتظم

? عالي الخطورة

7) ? شاشة الدفعات المستحقة خلال أسبوع

تشمل:

* رقم العقد

* المستأجر

* الجوال

* الوحدة

* العقار

* قيمة الدفعة

* تاريخ الاستحقاق

* الأيام المتبقية

* حالة المستأجر

* إجمالي المتأخرات

* آخر وسيلة تواصل

وأزرار (اتصال – واتساب – SMS – إيميل)

---

8) ? لوحة التحكم (Dashboard)

تشمل:

* إجمالي العقارات

* إجمالي المستأجرين

* العقود السارية

* العقود التي تحتاج تجديد

* عدد المتأخرين

* أعلى المستأجرين تأخيرًا

* مقارنة الدخل

* إجمالي الضريبة

* نسبة الانتظام

---

9) ? توافق النظام مع منصة إيجار

يشمل:

* بيانات العقود

* الدفعات

* سجل التواصل

* الضريبة

* التوصيات

---

10) ? وحدة التحصيل (Collection Module)

تشمل:

* رقم العقد

* رقم الدفعة

* المبلغ المسدد

* تاريخ السداد

* مصدر السداد

* رقم العملية البنكية

* الموظف

11) ? الضريبة والرصيد السابق (VAT & Opening Balance)

تشمل:

* إجمالي الإيجار

* إجمالي الضريبة

* الديون السابقة

* الدفعات السابقة

* الرصيد الصافي

12) ? نظام التذاكر (Tickets System)

يشمل:

* رقم التذكرة

* النوع

* الحالة

* الأولوية

* المستأجر

* المرفقات

13) ? سجل الصيانة (Maintenance Log)

يشمل:

* نوع الصيانة

* الوحدة

* التاريخ

* الشركة المنفذة

* التكلفة

* صور قبل وبعد

---

14) ? وحدة تنبيهات الإخلاء (Eviction Alerts)

تشمل:

* إشعار أول

* إشعار نهائي

* إحالة قانونية

* مرفوض

15) ? وحدة إدارة الإخلاء وتسليم الوحدة (Exit & Handover)

تشمل:

* توقيع الإخلاء

* حالة الوحدة

* هل تحتاج صيانة؟

* من يتحمل التكلفة؟

* التحقق من المتأخرات

* التحقق من فواتير الكهرباء

---

16) ? شاشة تمييز المتأخرين بالألوان

? متأخر

? مستحق/قريب

? منتظم

مع إمكانية الفرز حسب العقار – نوع العقد – مستوى الانتظام.

---

17) ? وحدة إدارة استلام وتسليم الوحدة (Unit Handover Module)

(الوحدة الجديدة المدمجة داخل النظام بالكامل)

هذه الوحدة تُعد مركزًا موحدًا لإدارة:

1. جراءات إخلاء الوحدة :عند خروج المستأجر

2. إجراءات استلام الوحدة: عند دخول مستأجر جديد

وترتبط مع وحدات العقود – الصيانة – التحصيل – التواصل – الإخلاء – الضريبة – Dashboard.

17.1 إجراءات إخلاء الوحدة (Handover Out Checklist)

البيانات الأساسية

* رقم الوحدة

* العقار

* رقم العقد

* اسم المستأجر

* تاريخ الإخلاء

* الموظف المسؤول

التحقق المالي

البند - الحالة - ملاحظات

التأكد من دفع جميع المستحقات

التأكد من عدم وجود متأخرات

|مراجعة الرصيد السابق

|تصفير جميع الأرصدة قبل الإخلاء

الخدمات

البند الحالة ملاحظات

| عدم وجود متأخرات كهرباء

| عدم وجود متأخرات مياه (إن وجدت)

حالة الوحدة

البند الحالة ملاحظات

سلامة الشقة

تقرير الخدمات المساندة

العقد:

البند. الحالة. ملاحظات

إلغاء العقد في إيجار

إلغاء العقد في البرنامج

تحديث حالة المستأجر (مخلي)

التأمين:

البند. الحالة. ملاحظات

هل استلم التأمين؟

هل يوجد خصم؟

هل تم إرجاعه؟

17.2 إجراءات تأجير الوحدة (Handover In Checklist)

البيانات الأساسية:

* رقم الوحدة

* العقار

* اسم المستأجر الجديد

* رقم العقد

* تاريخ الاستلام

جاهزية الوحدة:

البند الحالة. ملاحظات

التأكد من جاهزية الوحدة

نظافة الوحدة

تنفيذ الصيانة

تفعيل عداد الكهرباء

التسليم للمستأجر:

البند الحالة ملاحظات

توقيع المستأجر أنه استلم الوحدة

توقيع أنه سيعيدها كما استلمها

تسليم المفتاح

تصوير الوحدة

العقد:

البند الحالة ملاحظات

توثيق العقد في إيجار

توثيق العقد في النظام

دفع التأمين

|ربط التأمين بالعقد

الاعتماد النهائي:

* توقيع الموظف

* رفع محضر الاستلام