سكرتارية مشاريع

المسئوليات والمهام:

-تنظيم مواعيد الاجتماعات و تنسيق والاجتماعات الحضوريه و الأون لاين

-القدره على صياغة وإعداد وتعديل المراسلات الداخلية والخارجية وإعداد التقارير والمذكرات الإدارية والفنية وكتابة محاضر الاجتماعات

-الرد على الاستفسارات الداخلية أو الخارجية وذلك عن طريق استقبال المكالمات والمعاملات والرسائل البريدية الواردة والرد عليها

-تنظيم رحلات العمل المحلية أو الدولية للمشروع وإنهاء جميع ترتيبات السفر

-تنسيق ومتابعة المشاريع من البداية الى النهاية والتأكد من إنجازها

- تنسيق و متابعه إنجاز الأعمال و التذكير بها

-تحديث وترتيب المعلومات والملفات بصورة دائمة

- دعم ومساعدة الإدارات الأخرى وذلك بتقديم الخدمات للإدارات والمدراء في الهيئة ومساعدتهم في القيام ببعض الأعمال ذات الأهمية (اجتماعات – إعداد ملفات- متابعة) وغير ذلك

إعداد جدول أعمال ومحاضر الاجتماعات الدورية للإدارة

تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم التكليف بها من قبل المدير العام

متابعة جميع المهام الإدارية واتخاذ القرارات الإدارية ذات الصلة والقدرة على العمل كحلقة وصل بين الإدارة والإدارات الأخرى

المهارات:

• أن يكون حاصلاً على مؤهل علمي لا يقل عن درجة الدبلوم أو ما يعادلها (ويفضل بكالوريوس)

• ترتيب الأولويات و العمل تحت الضغط

• ملم في إعداد وكتابة التقارير ومحاضر الاجتماعات

• معرفة وخبرة في استخدام برامج مايكروسوفت والملفات السحابية درايف قوقل.

• مهارات عالية في التعامل والتواصل مع الآخرين

• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية

• التواجد أون لاين يوميا في فترة المساء 4م حتى8م حسب توقيت الرياض والسبت اجازة

• مهم التواجد دائما في حال طلب شيء

• التواجد في فترة ضغط الأعمال (تفرغ كامل مسائي) بما لا يتجاوز أسبوع عند الاحتياج

•مدة العمل شهر كامل تجربة وفي حال المناسبة سيتم التوظيف بمشروع جديد مدته 6 أشهر بحد أدنى قابلة للتجديد سنة