نظام ديناميكي لإدارة ومتابعة المهام الدورية
تفاصيل العمل
قمت بتطوير نظام متكامل لإدارة ومتابعة المهام الدورية يعتمد على تحويل جداول البيانات التقليدية إلى منصة تشغيل ذكية تعمل بشكل آلي بالكامل، باستخدام Google Sheets مدعومًا بـ Google Apps Script.
يهدف النظام إلى أتمتة العمليات المتكررة التي تتم على مدار اليوم، من خلال محرك زمني يقوم بإدارة دورات العمل، ومتابعة التنفيذ، وتوثيق النتائج دون الحاجة إلى تدخل يدوي مستمر، مما يضمن دقة البيانات واستمرارية التشغيل بكفاءة عالية.
يتميز النظام بواجهة عصرية تعتمد على التنسيق الديناميكي والتلوين التفاعلي، بالإضافة إلى سجل تاريخي تراكمي لكل مهمة، ولوحة تحكم تحليلية تساعد على اتخاذ القرار بناءً على بيانات لحظية.
-
-
آلية عمل النظام
1) مرحلة إدخال البيانات (Initialization)
تبدأ دورة العمل بإدخال بيانات المهمة، والتي تشمل:
اسم المهمة
الموقع أو القسم
المسؤول
وقت البدء
مدة التكرار (بالساعات)
بمجرد إدخال هذه البيانات، يصبح النظام جاهزًا لإدارة المهمة تلقائيًا دون أي تدخل إضافي.
-
-
2) تشغيل المحرك التلقائي (Automation Engine)
يعتمد النظام على وظيفة برمجية تعمل بشكل دوري (كل دقيقة)، حيث تقوم بـ:
قراءة الوقت الحالي
مقارنة وقت البدء بمدة التكرار
تحديد ما إذا كانت دورة جديدة قد حان وقتها
عند تحقق الشرط واصبح الان موعد بدء الدورة الجديدة:
يتم تحديث "وقت البدء" تلقائيًا لوقت بدء الدورة الجديدة
يتم تغيير حالة المهمة إلى "غير منجز"
يتم تطبيق تنبيه بصري فوري (تغيير لون الصف الي اللون الاحمر )
-
-
3) تنفيذ المهمة وتحديث الحالة (Execution Phase)
عند قيام المسؤول بتنفيذ المهمة:
يتم تغيير الحالة يدويًا إلى "منجز"
فورًا يقوم النظام بـ:
تسجيل وقت الانتهاء الفعلي
حساب الفرق بين وقت البدء ووقت الانتهاء
يتم استخراج مدة التنفيذ بدقة (ساعات / دقائق)
يتم التعامل مع الحالات الخاصة مثل تجاوز منتصف الليل
ثم يتم:
إضافة مدة التنفيذ إلى سجل تراكمي لكل المهام المنجزة داخل نفس الخلية
-
-
4) الأرشفة الذكية (Smart Logging)
بدلاً من إنشاء صفوف جديدة:
يحتفظ النظام بكل دورة تنفيذ داخل نفس الصف
يتم تخزين:
أوقات الانتهاء
مدد التنفيذ
بشكل متراكم داخل الخلايا
مما يوفر:
سجل تاريخي كامل
بدون تضخم في حجم البيانات
-
-
5) التنبيه البصري التفاعلي (Visual Feedback)
يعتمد النظام على تلوين الصفوف بالكامل بناءً على الحالة:
لون مميز للمهام غير المنجزة
لون مختلف للمهام المنجزة
مما يسمح بـ:
متابعة سريعة
تقليل الاعتماد على القراءة النصية
-
-
6) قاعدة بيانات (Data Base)
قاعدة بيانات كاملة وقابلة للتحديث تتضمن كافة المعلومات حول
المواقع
الموظفين
المهام
التوقيتات
يعتمد النظام علي قوائم منسدلة بشكل كامل لتسهيل عملية ادخال البيانات و تجنب الاخطاء
كما تعتمد خلايا التاريخ علي تقويم مصغر يتم اختيار اليوم منه بشكل سهل وبسيط
-
-
7) التحليل ولوحة التحكم (Analytics Dashboard)
يتم ربط البيانات بلوحة تحكم تفاعلية تعرض:
نسب الإنجاز
توزيع المهام حسب الموقع
أداء العمليات خلال اليوم
وذلك باستخدام:
Pivot Tables
Charts ديناميكية
Slicer لتحديد التاريخ المطلوب عرض تحليلاته
-
-
القيمة المضافة للنظام
أتمتة كاملة: تقليل التدخل البشري لأدنى حد
دقة عالية: القضاء على أخطاء الحساب والتوقيت
متابعة لحظية: مراقبة مستمرة للمهام المتكررة
أرشفة ذكية: الاحتفاظ بتاريخ كامل داخل نفس الصف
واجهة احترافية: تصميم عصري يحاكي أنظمة SaaS
قابلية التوسع: إمكانية تطويره ليصبح نظام إدارة متكامل