كتابة وتطبيق لائحة السياسات والإجراءات لشركة عقارية (Policies & Procedures Manual)

أقدّم خدمة إعداد وتنفيذ لائحة سياسات وإجراءات تشغيلية متكاملة، بهدف توحيد آلية العمل، ضبط المسؤوليات والصلاحيات، تقليل الأخطاء والمخاطر، ورفع كفاءة التشغيل بما يتوافق مع طبيعة النشاط.

نطاق العمل :

1) دراسة الوضع الحالي وتحديد الاحتياج

مقابلة سريعة لفهم الهيكل التنظيمي وطبيعة الخدمات العقارية المقدمة.

مراجعة النماذج الحالية (عقود، عروض أسعار، طلبات، تقارير…).

حصر العمليات الرئيسية والفرعية وتحديد الفجوات.

2) بناء السياسات والإجراءات (كتابة + توثيق)

إعداد دليل سياسات وإجراءات يغطي مثلًا:

أولًا: سياسات وإجراءات التشغيل العقاري

إدارة المبيعات العقارية

إدارة التأجير (تسعير، عقود، تسليم، تجديد، إنهاء).

إدارة الأملاك/المرافق (الصيانة، شكاوى المستأجرين، متابعة الموردين).

إدارة المشاريع العقارية (خطة، متابعة تنفيذ، تغيير نطاق، تسليم).

التسويق العقاري (الحملات، المحتوى، الموافقات، قياس الأداء).

ثانيًا: سياسات وإجراءات مالية وإدارية

المشتريات والموردين والعقود.

التحصيل والمدفوعات والدفعات والعمولات.

المصروفات والسلف والعهد.

إدارة الموارد البشرية (توظيف، دوام، إجازات، تقييم أداء).

إدارة الوثائق والسجلات والأرشفة.

ثالثًا: الحوكمة والامتثال والرقابة

مصفوفة الصلاحيات (Delegation of Authority - DoA).

سياسة تضارب المصالح والسرية وحماية البيانات.

سياسة إدارة المخاطر والرقابة الداخلية (إطار مبسط عملي).

إجراءات الشكاوى والملاحظات والتحسين المستمر.

3) تصميم نماذج العمل (Templates)

تجهيز قوالب جاهزة تساعد فريقك يطبق الإجراءات بسهولة، مثل:

نموذج طلب شراء/تعميد/استلام

نموذج اعتماد خصم/عرض سعر

نموذج تسليم وحدة/استلام صيانة

نموذج شكوى مستأجر/بلاغ صيانة

نموذج متابعة تحصيل/عمولة وسيط

4) التطبيق والتفعيل (Implementation)

تحويل الإجراءات إلى خطوات تنفيذية واضحة (Workflow).

جلسة شرح للفريق + آلية الالتزام والمتابعة.

قائمة مراجعة (Checklist) للتأكد من تطبيق السياسة في كل عملية.

خطة 30/60/90 يوم لتطبيق تدريجي واقعي.