نظام حجز وإدارة الموارد والأحداث الذكي (Smart Facility & Event Management System)

الغرض من المشروع: أتمتة عملية حجز قاعات ومرافق المؤسسة (المسرح وقاعات التدريب) بالكامل، بدءاً من تقديم الطلب ومروراً بالتحقق من التعارض وإرسال الإشعارات، وصولاً إلى المتابعة الإحصائية وإتاحة خيار الإلغاء والحجز المتكرر.

1. الأبعاد الوظيفية الرئيسية للمشروع

أ. إدارة الحجز الأساسية والتكامل (Core Booking & Integration)

نماذج متخصصة: إنشاء ثلاث نماذج حجز (Google Forms) منفصلة لكل قاعة (المسرح، قاعة 1، قاعة 2) لضمان دقة البيانات.

التكامل مع التقويم: ربط كل نموذج مباشرةً بتقويم Google Calendar مخصص للقاعة، مع إنشاء الحدث فور التأكيد.

التسجيل المركزي: تخزين جميع طلبات الحجز (المؤكدة والمرفوضة) في ملف Google Sheet مركزي لمتابعة الحالة.

ب. القيود والتحقق من التعارض (Validation & Conflict Management)

التحقق من التوافر الفوري: استخدام كود Apps Script متقدم لفحص تقويم القاعة والتحقق من عدم وجود أي تعارض مع حجز قائم قبل

تأكيد الطلب.

قيود زمنية صارمة: فرض قواعد عمل المؤسسة آلياً، مثل:

رفض الحجوزات التي تتجاوز المدة المحددة (مثلاً: 4 ساعات).

رفض الحجوزات التي تبدأ أو تنتهي في غير رأس الساعة تماماً (مثلاً: لا يسمح بـ 09:30).

إدارة الحالة: تحديث عمود "حالة الحجز" تلقائياً في الشيت (مؤكد، مرفوض، ملغي) فور معالجة الطلب.

ج. مرونة الحجز والإلغاء (Advanced Flexibility)

الحجز المتكرر الذكي (Recurring Booking): تطوير منطق خاص لمعالجة طلبات الحجز المتكرر أسبوعياً لعدد محدد من الأسابيع.

تخطي التعارضات: يقوم النظام بإنشاء سلسلة الحجوزات وتخطي أي تاريخ يجد فيه تعارضاً، دون إيقاف السلسلة.

إيميل ملخص: إرسال بريد إلكتروني شامل للمستخدم يوضح التواريخ التي تم تأكيدها بنجاح والتواريخ التي تم رفضها بسبب التعارض.

جدولة ذكية لرسائل التقييم (Feedback Scheduling): تطبيق آلية تأجيل وإرسال إيميلات التقييم باستخدام PropertiesService.

يتم تخزين بيانات المستخدم ووقت الإرسال المستقبلي (بعد 3 ساعات من انتهاء الحجز) في خصائص السكربت، وتتم معالجة الإرسال عبر دالة مُجدوَلة زمنياً، مما يضمن وصول رسالة التقييم في التوقيت الأمثل.

نظام الإلغاء الآمن: إنشاء رابط إلغاء فريد (Cancel Token) لكل حجز وتضمينه في إيميل التأكيد.

تطبيق ويب (Web App): استخدام تطبيق ويب مستقل لإلغاء الحجز عبر الرابط، مما يزيل الحدث من التقويم ويحدث الحالة في الشيت دون تدخل إداري.

د. المتابعة والإبلاغ (Reporting & Monitoring)

لوحة تحكم تفاعلية (Dashboard): إنشاء لوحة متابعة ديناميكية داخل Google Sheet باستخدام الدوال المتقدمة (QUERY, ARRAYFORMULA) والجداول المحورية (Pivot Tables).

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): عرض وتحليل:

عدد الحجوزات الشهرية لكل قاعة.

إجمالي الحجوزات المرفوضة والملغاة.

أكثر الأقسام والإدارات حجزاً.

معدل استخدام القاعات بالساعات.

التفاعلية: دمج أدوات تقسيم (Slicers) في لوحة التحكم تسمح بالتصفية الفورية للبيانات حسب الشهر أو القاعة أو القسم.

2. مشاريع الويب المنفصلة (Web App Separation)

تم فصل وظيفة عرض التوافر عن نظام المعالجة لضمان استقرار النظام. تم إنشاء ثلاثة مشاريع Apps Script مستقلة:

الغرض: عرض الأوقات المتاحة بالساعة لكل قاعة بشكل فوري وتفاعلي حسب ايام وساعات العمل.

الاستقلالية: كل مشروع يعمل بمعزل عن الآخرين، ويستدعي بيانات تقويمه فقط.

3. القيمة المضافة والإنجازات

الكفاءة التشغيلية: تقليل وقت معالجة طلب الحجز من دقائق يدوية إلى ثواني أوتوماتيكية.

دقة البيانات : القضاء على أخطاء التعارض البشري والتأكد من توافق الحجوزات مع قيود العمل.

تجربة المستخدم: توفير نظام إخطارات شامل (تأكيد، رفض، ملخص تكرار، إلغاء) وإمكانية الإلغاء الذاتي الفوري.

التحليل وصنع القرار: تزويد الإدارة برؤى فورية حول معدلات الاستخدام، وتوزيع الحجوزات، والقاعات الأقل/الأكثر طلباً.

باختصار، يمثل هذا المشروع نموذجاً متكاملاً لأتمتة العمليات الإدارية المعقدة باستخدام أدوات Google Workspace، مما يحول نموذج العمل من الاعتماد على التدخل اليدوي إلى نظام ذكي وفعال.