نظام متابعة المهام والمعاملات الصادرة والواردة

قمت بتصميم وتنفيذ نظام Excel ديناميكي لمتابعة المعاملات بين إدارة و:

7 مدراء قطاعات إسعافية

14 إدارة موازية

5 جهات إدارية عليا

النظام بيغطي جميع أنواع المعاملات (خطابات – بريد إلكتروني – توجيهات شفهية)، وبيتابعها من أول تاريخ الإرسال لحد تاريخ الاستحقاق، مع تحديد مدة التنفيذ وحالة المعاملة تلقائيًا (جارية – منجزة – متأخرة)، وكمان فيه Dashboard تفاعلي لعرض البيانات بشكل بصري يساعد في سرعة اتخاذ القرار.

الأدوات والتقنيات المستخدمة:

▪ Excel Tables: لتنظيم المعاملات وتسهيل تحليلها

▪ Data Validation: لضمان دقة البيانات المدخلة

▪ Conditional Formatting: لتمييز الحالات بالألوان تلقائيًا

▪ DATEDIF + IF + TODAY Functions: لحساب مدة التنفيذ وتحديد الحالة حسب التاريخ

▪ Pivot Tables + Pivot Charts: لعرض إحصائيات ديناميكية

▪ Slicers: لتسهيل الفلترة في الـ Dashboard

▪ Dashboard Design: تصميم بصري بسيط وفعّال لتلخيص الأداء العام و يتحدث تلقائيًا لحظه ب لحظه .

النتائج:

تحسين المتابعة الداخلية

وضوح في الأداء العام لكل جهة

سرعة في رصد التأخيرات واتخاذ الإجراءات المناسبة