بناء دليل تشغيلي ونماذج العمل

قبل أربع سنوات، وتحديداً في أيام أزمة الكور-ونا، تواصلت معي جهةمتوسطة الحجم (تقريبا 150 موظف فقط) وكانوا يعانون من فوضى العمليات، وغياب التوثيق، وصعوبة متابعة أداء الموظفين، خاصة مع التحول الكامل للعمل عن بُعد.

التحدي؟

كانت الشركة بحاجة ماسة إلى دليل تشغيلي يوضح إجراءات العمل، ويُسهّل على الموظفين فهم مهامهم، ويُحسّن الكفاءة في ظل الظروف الصعبة. المشكلة؟

لا يوجد وقت للاجتماعات الطويلة، ولا ميزانية ضخمة، ولا حتى خبرة سابقة لدى الشركة في توثيق العمليات!

الحل:

تعاملنا مع الأمر ببساطة ومرونة:

اجتماعات أونلاين قصيرة (كل أسبوع) لفهم العمليات الأساسية.

توثيق السياسات والإجراءات بلغة واضحة وسهلة، بعيداً عن التعقيدات الورقية.

بناء نماذج جاهزة (في إكسل وجوجل درايف وباوربوينت) لتتبع المهام، تقييم الأداء، وإدارة المشاريع.

تدريب الموظفين أونلاين على استخدام الأدوات الجديدة خلال أسابيع فقط.

النتيجة؟

وفرنا الكثير من وقت الموظفين الذي كان يضيع في إعداة اختراع العجلة للمهام المتكررة.

أصبحت الإجراءات واضحة للجميع، حتى للموظفين الجدد.

نجاح العمل عن بُعد بالكامل دون تأخير في التسليم.