Clinic Data Management System (VBA + Power BI) – Real Client Project

الهدف:

العميل (عيادة علاج طبيعي) كان يعاني من:

تسجيل الجلسات يدويًا بطريقة غير منظمة

صعوبة استخراج تقارير عن عدد الجلسات والأطباء

عدم وجود متابعة لمؤشرات الجودة (Complaints – Incidents – Falls)

عدم القدرة على قياس إنتاجية الأخصائيين بدقة

المطلوب كان إنشاء نظام متكامل لإدخال البيانات + Dashboard تحليلي للإدارة.

التحدي:

1️⃣ لا يوجد نظام تسجيل منظم

2️⃣ الحاجة لبناء شاشة إدخال سهلة الاستخدام لموظفي الاستقبال

3️⃣ ضمان صحة البيانات (Validation)

4️⃣ تحويل البيانات المدخلة إلى تقارير لحظية

5️⃣ قياس مؤشرات تشغيلية وطبية حساسة

الحل:

1️⃣ بناء نظام إدخال بيانات باستخدام VBA

تصميم واجهة احترافية داخل Excel

إنشاء أزرار (Add – Edit – Delete – Search)

ربط النموذج بقاعدة بيانات داخلية

تطبيق Data Validation لمنع الأخطاء

تنظيم البيانات في هيكل منظم جاهز للتحليل

2️⃣ ربط النظام بـ Power BI

إنشاء نموذج بيانات تحليلي

تصميم Dashboard تشغيلي للإدارة

إنشاء KPIs تشمل:

✔ Specialist Utilization Rate

✔ Average Sessions per Day

✔ Average Session Duration

✔ Sessions per Patient

✔ Patient Satisfaction Rate

3️⃣ تحليل إنتاجية الأخصائيين

عدد الجلسات لكل أخصائي

معدل الاستغلال

متوسط الجلسات اليومية

تحليل نوع الجلسات (Initial – Follow-up)

4️⃣ تحليل جودة وسلامة المرضى

Complaints Tracking (مع DAX لعرض No Complaints تلقائيًا)

Incident Reports Display

Falls Tracking

Infection Control Compliance

Safe Patient Handling Compliance

5️⃣ تحليل المرضى

حسب العمر

حسب الجنس

حسب الجنسية

حسب نوع الخدمة (Inpatient – Outpatient – Virtual)

حسب التخصص (Neurological – Pediatric – Musculoskeletal…)

- النتائج:

✔ تحويل العمل من تسجيل يدوي عشوائي إلى نظام منظم

✔ تقليل أخطاء الإدخال

✔ تمكين الإدارة من متابعة الأداء يوميًا

✔ قياس إنتاجية الأخصائيين بدقة

✔ تحسين متابعة جودة الرعاية الصحية

✔ تسهيل استخراج التقارير للعرض الإداري

✔ نظام يعمل كحل متكامل (Data Entry + BI Dashboard)

- الأدوات المستخدمة:

Microsoft Excel

VBA (Visual Basic for Applications) Excel

Power BI

DAX

Data Modeling