قاعدة بيانات مخازن

تم استخدام مايكروسوفت اكسيل

والاخذ ف الاعتبار الخطوات الاتية

1. تحليل احتياجات قاعدة البيانات

تك تحديد المعلومات التي تحتاجها في قاعدة البيانات، مثل:

الأصناف (المواد أو المعدات) الموجودة في المخازن.

الكميات المتوفرة.

تاريخ الشراء أو الاستلام.

الموردين.

الأسعار.

المواقع أو المخازن المختلفة.

حركة الصنف (الاستلام والصرف).

ملاحظات إضافية مثل تواريخ الصلاحية أو حالة المادة.

2. إعداد الأعمدة في ورقة العمل

تم أنشاء جدولًا يحتوي على الأعمدة التالية:

رقم الصنف: معرف فريد لكل مادة أو معدات.

اسم الصنف: اسم المادة أو المعدات.

الوصف: وصف تفصيلي للمادة (إن لزم الأمر).

المورد: اسم المورد أو الشركة الموردة.

تاريخ الشراء/الاستلام: التاريخ الذي تم فيه استلام الصنف.

الكمية المستلمة: عدد المواد المستلمة.

السعر للوحدة: سعر الصنف للوحدة.

الموقع: المكان الذي يتم تخزين الصنف فيه.

الكمية المتوفرة: الكمية المتوفرة في المخزن.

تاريخ الصرف/الاستعمال: تاريخ صرف الصنف للاستخدام.

الكمية المصروفة: الكمية التي تم صرفها.

الملاحظات: ملاحظات إضافية.

3. إنشاء الورقة الأساسية للمخازن

تم فتح Excel وأنشاء ورقة جديدة.

في الصف الأول، أضف عناوين الأعمدة التي حددتها في الخطوة السابقة.

وإضافة بعض التنسيقات مثل التنسيق الشرطي لتحديد الكميات المنخفضة أو التاريخ الذي يتطلب انتباهًا.

4. إضافة بيانات الأصناف

أدخل البيانات الخاصة بكل صنف في صفوف منفصلة:

كود الصنف: تم اضافة كود فريدًا لكل صنف.

اسم الصنف: أداخل اسم كل مادة أو معدات.

الوصف: تم إضافة تفاصيل إضافية.

المورد: حدد اسم المورد.

تاريخ الشراء/الاستلام: تم تسجل تاريخ استلام المواد.

الكمية المستلمة: أدخل الكمية المستلمة عند كل عملية استلام.

السعر للوحدة: أدخل السعر لكل وحدة من الصنف.

5. حساب الكميات المتوفرة

تم استخدام الصيغ لحساب الكميات المتوفرة:

الكمية المتوفرة = (الكمية المستلمة) - (الكمية المصروفة).

يمكنك تطبيق هذه الصيغة في العمود الخاص بالكمية المتوفرة.

6. إضافة جدول للحركات

تم إنشاء جدول آخر لتسجيل الحركات اليومية من صرف واستلام للأصناف، مع الأعمدة التالية:

رقم الصنف: لتحديد الصنف الذي تم صرفه أو استلامه.

التاريخ: تاريخ الحركة.

النوع: هل هي حركة استلام أم صرف.

الكمية: الكمية التي تم استلامها أو صرفها.

المستلم: الشخص أو المشروع الذي استلم الصنف.

الملاحظات: ملاحظات إضافية حول الحركة.

7. استخدام الصيغ للتتبع

حساب إجمالي الكمية المصروفة: استخدم دالة SUMIF لجمع الكميات المصروفة بناءً على رقم الصنف أو التاريخ.

تحديث الكمية المتوفرة: استخدم الصيغة البسيطة = الكمية المستلمة - الكمية المصروفة لتحديث الكمية المتوفرة في المخزن بعد كل عملية صرف أو استلام.

8. إضافة التنبيهات والتقارير

تم استخدام التنسيق الشرطي لتحديد المخزونات المنخفضة أو الحركات غير المعتادة.

و إضافة تقرير دوري يظهر لك الكميات المتاحة في المخزن، بالإضافة إلى الأصناف الأكثر استهلاكًا.

9. حفظ البيانات بشكل دوري

التأكد من حفظ قاعدة البيانات بشكل دوري، واستخدم نسخ احتياطية لحماية البيانات من الفقدان.

10. التقارير والتحليل

وإضافة تقارير دورية مثل:

تقرير الكميات المتاحة.

تقرير حركة المخزون.

تقرير الأصناف التي بحاجة لإعادة طلب.