الورقة تعكس هوية المؤسسة أو الشركة، وتكون ذات تصميم بسيط واحترافي يلبي متطلبات الخطابات الرسمية.
شعار المؤسسة أو الشركة في مكان مناسب.
تذييل أو رأس الصفحة.
تنسيق واضح للمساحة المخصصة للنصوص الرسمية، مع تحديد هوامش مناسبة.
ألوان وخطوط متناسقة تتوافق مع هوية المؤسسة.