سكرتير تنفيذي في الجامعة الإسلامية

سكرتير تنفيذي في دائرة العلاقات العامة بالجامعة الإسلامية قمت بالأعمال الآتية:

1.متابعة كافة المراسلات الخاصة بالدائرة مع كافة الجهات داخل وخارج الجامعة.

2.ترتيب مواعيد مدير الدائرة.

3.تنظيم محاضر الاجتماعات، وحضور الاجتماعات التي يتم تكليفه بها من قبل مدير الدائرة، وكتابة محاضر بها.

4.إعداد جدول الأنشطة اليومية، وتوزيعها عبر البريد الإلكتروني لكافة موظفي الدائرة، وللرئاسة والأمناء، ولنواب الرئيس، ولعمادة التخطيط والتطوير وللتعليم المستمر ولمشروع إرادة، وإن تطلب الأمر توزيعها باليد.

5.متابعة البريد الإلكتروني العام للجامعة (Public) وتوزيع البريد الوارد على الجهات المختصة.

6.متابعة البريد الذي يصل عبر جهاز الفاكس العام للجامعة، وكذلك البريد الصادر عبر الفاكس للجهات المختلفة.

7.إعداد التقرير السنوي الخاص بكافة أقسام الدائرة.

8.إعداد الخطة الاستراتيجية للدائرة لكافة أقسام الدائرة.

9.الرد على الهاتف، وعلى استفسارات الجمهور عند الحاجة.

10.المتابعة مع دائرة اللوازم والمشتريات لتوفير الاحتياجات اللوجستية للدائرة، من أجهزة ومطبوعات وما شابه.

11.المتابعة مع أقسام الدائرة المختلفة للأعمال التي يتم تكلفيهم بها من توفير تصميم مطبوعات أو تنفيذ بعض الفعاليات والأنشطة داخل قاعات المؤتمرات وفي مرافق الجامعة المختلفة.

12.متابعة تجهيز اليافطات لكافة الغرف في مباني الجامعة.

13.متابعة تجهيز أهرام المكتب وكروت الفزت الخاصة بإدارة الجامعة، أو من يطلب له عبر إدارة الجامعة.

14.متابعة توفير الهدايا والمظاريف الخاصة بذلك والمطبوعات، وتوفيرهم بكمية مناسبة لإهدائهم لضيوف الامناء والرئاسة.

15.تجهيز الهدايا لسفر رئيس مجلس الأمناء ولسفر رئيس الجامعة، والنواب، وأي شخص يتم تكليفه بالسفر وبعد موافقة مدير الدائرة.

16.متابعة بعض الفواتير عند الحاجة.

17.متابعة الصحف والبريد اليومي الوارد للدائرة، وكتابة المراسلات المختلفة ورسائل السفر

18.تصميم برنامج خاص بأسماء الوفود الزائرة للجامعة، وعمل نماذج واستعلامات وتقارير تتناسب مع طبيعة كل وفد والدولة الوافد منها، وكذلك بيانات الشخص من الاسم والمنصب والمؤسسة التابعة لها وكذلك أرقام الهاتف والفاكس والجوّال والبريد الإلكتروني الخاص به، وذلك بالتعاون مع قسم البرمجة في إدارة تكنولوجيا المعلومات.

19.متابعة تصميم برنامج حجز قاعات المؤتمرات الصغرى مع دائرة البرمجة.

20.القيام بالتواصل مع الجهات المختصة في تجهيز متحف الجامعة حسب الصلاحيات المخولة له من قبل مدير الدائرة.

21.العمل على تنظيم وهندسة العمليات الإدارية بدائرة العلاقات العامة، من خلال تصميم نماذج إلكترونية لكافة أعمال الدائرة.

22.تحديث قوائم اسماء الشخصيات بالتتابع المباشر.

23.تحديث دليل هواتف العاملين بالجامعة، الدليل الداخلي، ودليل أرقام الجوالات والبريد الإلكتروني.

24.متابعة كافة أنواع الصيانة بالدائرة، وكذلك قاعات المؤتمرات الثلاث.

25.متابعة احتياجات الدائرة عبر اللوازم والمشتريات وتعبئة طلب لوازم.

26.القيام بأي عمل يتم تكليفه من قبل مدير الدائرة.