بناء نظام سحابي لإدارة الرواتب والمستحقات التراكمية (Airtable)

نحن جهة تعليمية غير ربحية، نبحث عن خبير محترف في منصة Airtable لبناء نظام داخلي مخصص حصراً لإدارة رواتب ومستحقات الموظفين. النظام ليس نظاماً محاسبياً تقليدياً، بل هو "سجل مالي تراكمي" يركز على تتبع المستحقات (ما للموظف) والمدفوعات (ما صُرف له) لاستخراج الرصيد المتبقي بدقة، معتمداً على بيانات الحضور المستوردة من Google Sheets أو إكسل.

أولاً: المتطلبات التقنية والهيكلية (قواعد البيانات):

1. جدول الموظفين (Employees): يتضمن البيانات الأساسية، الراتب التعاقدي، وتحديد "معيار الحسبة" (16 يوم أو 20 يوم عمل شهرياً).

2. جدول مسيرات الرواتب (Monthly Payroll): يرتبط بـ Google Sheets لاستيراد بيانات الحضور (الأيام الفعلية، الخصومات، السلف).

3. جدول المدفوعات (Payments): لتسجيل أي مبالغ يتم صرفها للموظف مع إمكانية إرفاق صور السندات أو إيصالات التحويل.

4. منطق الحسابات (Calculations): * حساب "اليومية" آلياً (الراتب ÷ المعيار 16 أو 20).

* حساب "المستحق الشهري" (اليومية × أيام الحضور - الخصومات).

* نظام Rollup لحساب الرصيد التراكمي (إجمالي المستحقات - إجمالي المدفوعات = الرصيد المتبقي).

ثانياً: واجهات الاستخدام والتقارير الذكية (Interfaces):

1. كشف مستحقات شخصي (Personal Statement):

* فلترة زمنية (عرض مستحقات سنة أو شهور محددة).

* تفصيل نوعي (Transaction Breakdown) يظهر كل حركة (راتب، خصم، دفعة) بشكل مستقل.

* مؤشر حالة (Status Badge) يوضح (تم الصرف / رصيد متبقي / أي حالات اخرى تضاف يدويا) بالألوان.

* زر تصدير PDF: لاستخراج كشف الحساب وتسليمه للموظف.

2. لوحة تحكم الإدارة (Management Dashboard):

* ملخص النقدية المطلوبة (صافي المبلغ المطلوب توفيره حالاً لسداد كافة الأرصدة).

* تقرير توزيع الالتزامات (Aging Report) للتمييز بين مستحقات الشهر الحالي والمتأخرات.

* تنبيهات بالحد الأقصى (Balance Alerts) للموظفين الذين تجاوزت مستحقاتهم حداً معيناً.

* رسم بياني للمقارنة الشهرية (Monthly Trend) لمراقبة ميزانية الرواتب.

ثالثاً: الأتمتة والذكاء الاصطناعي (Automation & AI):

* المزامنة: ربط تلقائي مع Google Sheets وتحديث السجلات فور إضافة بيانات جديدة.

* التعرف الآلي: النظام يجب أن يتعرف على الموظفين الجدد تلقائياً عند استيراد البيانات.

* Airtable AI: تفعيل الذكاء الاصطناعي لتدقيق البيانات المستوردة واكتشاف الأخطاء البشرية (مثل تعارض أيام العمل مع المعيار المحدد).

* التلخيص الذكي: استخدام AI لكتابة وصف نصي موجز لحالة الموظف المالية (مثال: "الموظف مستجد، استلم 50% من مستحقاته حتى الآن").

رابعاً: تحسينات تجربة المستخدم (UX):

* واجهة إدخال سريعة (Fast Entry Form) لإضافة الدفعات المالية بسهولة من الجوال.

* نظام أرشفة تلقائي للموظفين المنتهية عقودهم لإخفائهم من القوائم النشطة مع الحفاظ على سجلاتهم.

المخرجات المطلوبة:

* قاعدة بيانات Airtable متكاملة ومختبرة.

* ربط فعال ومستقر مع Google Sheets و الاستيراد من إكسل.

* واجهات عرض (Interfaces) مصممة باحترافية وسهلة الاستخدام.

* جلسة تدريبية أو فيديو شرح لكيفية الإدارة واستخراج التقارير.

الملاحظات:

* التعامل بالتقويم الميلادي فقط.

* لا توجد ضرائب، تأمينات، أو متطلبات رسمية.

* المرونة في التعامل مع العقود سواءا مستمرة أو مؤقتة.

* فترة تجربة تمتد لشهر حتى ينضج العمل و يتم تلافي أي مشكلات غير متوقعة.