نظام أرشفة الكترونية

مطلوب نظام ارشفة الكترونية وفيما يلي المتطلبات الواجب توافرها في البرنامج المصمم باستخدام Microsoft Access

⸻

أولاً: المتطلبات الأساسية للبرنامج

1.هيكل قاعدة بيانات منظم (Database Structure) يشمل:

•جداول (Tables) مخصصة للأرشيف، المستخدمين، التصنيفات، السجلات، والإجراءات.

•علاقات (Relationships) دقيقة بين الجداول لضمان سلامة البيانات.

•مفاتيح أساسية (Primary Keys) لتوحيد السجلات ومنع التكرار.

2.نماذج إدخال سهلة الاستخدام (Forms)

•واجهات إدخال بيانات بسيطة وواضحة.

•دعم الحقول الإلزامية لضمان اكتمال البيانات.

•إمكانية إدراج الملفات (PDF – صور – Word) كمرفقات داخل السجل.

3.تقارير مخصصة (Reports)

•تقارير حسب التاريخ، القسم، نوع الوثيقة، أو حالة الأرشفة.

•إمكانية الطباعة أو التصدير إلى PDF أو Excel.

4.نظام بحث واسترجاع فعال

•حقول بحث متعددة (رقم الأرشيف، العنوان، التاريخ، القسم…).

•نتائج فورية ومفلترة.

•إمكانية البحث المتقدم باستخدام معايير متعددة.

⸻

ثانياً: المتطلبات الأمنية

1.نظام صلاحيات مستخدمين (User Roles):

•تقييد الوصول إلى النماذج أو الجداول حسب المستخدم.

•إنشاء جدول مستخدمين مع كلمات مرور مشفرة أو مخفية.

2.إخفاء جزء التنقل (Navigation Pane) ومنع الوصول إلى تصميم الجداول أو الأكواد.

3.قفل النماذج (Locked Forms) ومنع التعديل على الحقول الحساسة الا من قبل الادمن فقط.

4.نسخ احتياطي تلقائي أو يدوي لقاعدة البيانات (Auto Backup).

5.حماية الملف بكلمة مرور (Database Password Protection).

⸻

ثالثاً: المتطلبات الوظيفية

1.ترقيم تلقائي للأرشيف (Auto Archive Numbering) لتوحيد التسلسل.

2.نظام تصنيف مرن (Classification System):

•حسب القسم، السنة، نوع الوثيقة، أو الموضوع.

3.إمكانية ربط المستندات بالمواضيع أو المراسلات ذات الصلة.

4.تسجيل النشاطات (Audit Log) في جدول خاص لتوثيق من أجرى التعديل ومتى.

5.تنبيهات أو إشعارات بسيطة (MessageBox أو Forms) في حال وجود ملفات غير مكتملة الأرشفة.

⸻

رابعاً: المتطلبات التقنية

1.اعتماد تنسيق قاعدة بيانات حديثة (ACCDB).

2.إمكانية تشغيل القاعدة على شبكة محلية (LAN):

•قاعدة بيانات منقسمة (Split Database):

•Front-End للمستخدمين (الواجهة والنماذج).

•Back-End على الخادم (البيانات فقط).

3.توافق مع إصدارات Access الحديثة (2016 – 2019 – 2021).

4.كود VBA منظم لإدارة العمليات (الحفظ، البحث، النسخ الاحتياطي).

5.ضغط وإصلاح تلقائي (Compact and Repair) للحفاظ على الأداء.

⸻

خامساً: المتطلبات الداعمة

1.دليل استخدام مختصر داخل البرنامج (Help Form).

2.واجهة ترحيبية رئيسية (Main Menu) منظمة حسب الوظائف.

3.تخصيص شعار الجهة واسم المستخدم في الواجهة.

4.سهولة التعديل والتوسعة مستقبلاً.

⸻