اتبع الخطوات الصحيحة لكتابة خطاب مهني يحقق التواصل الفعّال مع الآخرين بمساعدة الخبراء
تُعد كتابة الخطابات جزءًا أساسيًا من الأعمال اليومية لأي نشاط التجاري فهي تربط الشركة بعملائها وموظفيها. وسواءً كنت ترغب بإخبار عميل محتمل عن منتجك أم التعاون مع إحدى الشركات أم إقناع شخص بحضور حدث خاص بك أم تقديم رسالة شكر، فأنت بحاجة إلى خبير خطابات محترف يصوغ عباراته بما يناسب هدف الخطاب وموضوعه، ولتوظيف أمهر كتّاب الخطابات انشر مشروعك الآن على موقع مستقل واستقطب عشرات العروض من المحترفين لتفاضل بينها وتختار الأنسب.
ما المقصود بكتابة خطاب؟
الخطاب هو مستند مكتوب يُرسل لشركة أو شخص أو مجموعة أفراد، ويُستخدم للتواصل في مناسبات معينة مثل التقدم للوظائف أو تقديم شكوى أو متابعة إجراء. تتم كتابة الخطاب باستخدام جمل واضحة ومباشرة مع تضمين التحية والتوقيع الرسمي، وتتطلب اتباع تنسيق منظم ومحدد.
ما أهمية كتابة الخطابات لأعمالي؟
تُعد الخطابات من أهم وسائل الاتصال المكتوبة في عالم الأعمال كونها تمثل حلقة التواصل بين الشركة والآخرين، وتبرز أهمية كتابة خطابات لأعمال الشركة في النقاط التالية:
- إقناع العملاء المحتملين بإتمام الصفقات سواء أكانت إتمام عملية بيع أم توقيع عقد أم طلب خدمة.
- توفير الوقت والجهد في تبادل المعلومات مع العملاء والموظفين والدوائر الحكومية.
- تكوين علاقات عمل جيدة والحفاظ عليها.
- تعزيز صورة الشركة وسمعتها والمحافظة على الأعراف التجارية.
- تمكين الشركة من إثبات تعاملاتها الإدارية وحسن نيتها، وإتمام الإجراءات بصورة قانونية سليمة.
- تحفيز الأشخاص المشاركين في الأعمال التجارية للوصول لأفضل مستوى أداء.
كيف أضيف مشروع كتابة خطاب على مستقل؟
يتيح لك موقع مستقل إضافة مشروعك في دقائق، اضغط زر "أضف مشروع" من القائمة العلوية، ثم اكتب تفاصيل العمل والميزانية المقدرة والمدة المتوقعة. وهذه بعض النصائح عند إضافة مشروع كتابة الخطابات:
- وضع عنوان واضح للمشروع على سبيل المثال: مطلوب كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية.
- كتابة المهارات التي يتطلبها توظيف كاتب الخطابات، مثل: كتابة خطاب واللغة العربية وكتابة الأعمال.
- ذكر تفاصيل الخطاب المطلوب مثل: نوعه والجهة المرسل إليها ولمحة من موضوعه.
- تحديد ميزانية مناسبة تستقطب أمهر الكتّاب، ومدة زمنية للتنفيذ تتلاءم مع المهام المطلوبة.
- توضيح الشروط التي يجب أن تتوافر في الكاتب مثل تخصصه الدراسي وخبرته السابقة.
كيف أوظف أفضل كاتب خطابات على مستقل؟
اقرأ العروض المقدمة لمشروعك بدقة واستبعد منها ما لا يناسب مشروعك، ثم اطلع على الملف التعريفي للمستقلين واطلب أعمالًا سابقة لهم. ولاختيار أفضل كاتب خطابات تأكد من توافر النقاط التالية:
- الاختصاص المناسب لموضوع الخطاب وطبيعته.
- الخبرة العملية في كتابة الخطابات.
- المهارات اللغوية دون أخطاء نحوية أو إملائية.
- أسلوب الكتابة المتمكن والمقنع.
- الجدية في تسليم العمل وفق المدة الزمنية المحددة.
ما الفرق بين الخطاب والتقرير؟
يُعرّف الخطاب بأنه اتصال مكتوب يتعلق بموضوع محدد وموجه لشخص أو جهة معينة، بينما يُعرّف التقرير بأنه مستند من المعلومات المنظمة والمفصلة يُوجه لفئة محددة من الأشخاص أو الجمهور. ومن أبرز الفروقات بينهما:
- تنقل الخطابات خبرًا أو طلبًا، في حين توفر تقارير الأعمال معلومات واقعية مفصّلة عن مواضيع محددة.
- تختلف العناصر التي تُكوّن الخطاب مثل التحية والختام عن العناصر التي تُكوّن التقرير مثل صفحة العنوان وجدول المحتويات والملخص والملاحق.
- يُوجه الخطاب لشخص معين أو جهة محددة، بينما يوجه التقرير عادة لجمهور أوسع.
- يُكتب الخطاب في صفحة أو صفحتين ويتضمن موضوعًا واحدًا، في المقابل يمكن للتقرير أن يُكتب على صفحات متعددة بعدة مواضيع رئيسية وفرعية ويمكن أن يتضمن رسومًا أو مخططات.
ما الفرق بين الخطاب الرسمي وغير الرسمي؟
يُعدّ الخطاب الرسمي رسالة مكتوبة بلغة رسمية وبأسلوب محدد، بينما يُعرّف الخطاب غير الرسمي بأنه رسالة يكتبها المرسل بطريقة ودية لشخص ما على صلة به. ومن التعريف السابق نلاحظ أن الفرق بين الخطاب الرسمي وغير الرسمي يتمثل بالنقاط التالية:
- تُستخدم الخطابات الرسمية للأغراض المهنية وترسل إلى أصحاب شركات الأعمال والموردين والعملاء، بينما تُستخدم الخطابات غير الرسمية للتواصل الشخصي مع الأصدقاء والأقارب.
- يُكتب الخطاب الرسمي بتنسيق محدد وبصيغة الغائب في معظم الخطابات، على خلاف الخطابات غير الرسمية التي لا تتبع تنسيقًا ثابتًا وتُكتب بصيغة المتكلم أو المخاطب.
- تُصاغ الخطابات الرسمية باستخدام جمل طويلة وكاملة دون استخدام النفي والتضاد أو الاختصارات، في المقابل تَستخدم الخطابات غير الرسمية الجمل القصيرة والبسيطة أو الاختصارات اللغوية و أشباه الجمل.
- يُستحسن أن يكون الخطاب الرسمي موجزًا لا يشمل إلا الأفكار المتصلة بموضوعه، بينما يمكن للخطاب غير الرسمي أن يكون موجزًا أو مطوّلًا.
ما أبرز أنواع الخطابات الرسمية؟
تتنوع الخطابات الرسمية لعدة أنواع وفقًا لموضوع وطبيعة الخطاب، ومن أنواع الخطابات الرسمية:
- الشكاوي: تُرسل للجهة المختصة خلال مدة معينة بهدف التظلم من حدث أو الاعتراض على قرار، ويساعدك المستقل في صياغتها بطريقة لبقة واحترافية وواضحة.
- المبيعات: خطاب مكتوب للإعلان عن منتج وبيعه للجمهور. يبدأ الكاتب المستقل ببيان قوي لجذب الاهتمام، ثم يذكر معلومات عن المنتج بطريقة مقنعة ومثيرة للاهتمام لحث القارئ على الشراء.
- الطلبات: يُرسلها المشتري إلى الشركة المصنعة أو تاجر الجملة لطلب السلع أو الخدمات موضحًا معلومات المادة المطلوبة بدقة وطريقة الدفع في حال تمت الصفقة.
- التعديل: استجابة مكتوبة ردًا على طلب أو شكوى. يبدأ المستقل خطابه ببيان إيجابي يعبر فيه عن التعاطف والتفهم، ويتبعه بالرد سواء سلبًا أو إيجابًا، ثم ينهي ببيان إيجابي آخر يعبر فيه عن النوايا الصادقة للشركة أو المرسل.
- المتابعة والشكر: رسائل للاستفسار عن طلب أو الشكر على قرار تم اتخاذه، وتأتي بعد مجموعة من الاتصالات الأولية السابقة.
- توصية: تُقدم من صاحب عمل أو أستاذ سابق إلى صاحب عمل آخر لتزكية طالب العمل ومدحه ووصف مهاراته وخبراته.
- الاستقالة: كتاب يُوضح سبب الرغبة بمغادرة العمل، وتُقدم إلى المدير المباشر مع إبلاغه بموعد ترك العمل.
- الاستفسار: مجموعة من الأسئلة أو المعلومات المطلوبة من الجهة التي نخاطبها، ويُراعي كاتب الخطاب في أثناء كتابتها الوضوح والإيجاز مع تضمين طريقة الاتصال لتمكين القارئ من الاستجابة والرد.
- التوجيهات: إعطاء تعليمات لأشخاص محددين، ويوضح كاتبها التوجيهات المطلوبة بدقة ويعطي معلومات وافية عنها.
- الدعوة: تُكتب باستعمال ضمير الغائب، ويجب ذكر زمان الموعد ومكانه بدقة ووضوح.
ما مكونات الخطاب؟
يراعي خبير الخطابات في كتابة الخطاب استيفاء مكوناته وعناصره مع ضرورة الأخذ في الحسبان نوع الخطاب أو الهدف منه، ويتكون الخطاب من العناصر التالية:
- رأس الخطاب: الجزء الذي يتضمن عنوان المرسل ومعلومات التواصل معه، وتضع الشركات اسمها وشعارها أيضًا في رأس الخطاب.
- التاريخ: تاريخ كتابة الخطاب ويكتب بعد آخر سطر من رأس الخطاب في أعلى يمين الصفحة.
- عنوان المتلقي: عنوان المرسل إليه وصفته أو مسماه الوظيفي.
- مرجع موضوع الخطاب: الأشياء المتعلقة بموضوع الخطاب والتي يمكن الإشارة إليها، مثل: بالإشارة إلى خطابكم أو بالإشارة إلى الكتاب.
- التحية: التركيز على تحية المرسل إليه بود واحترام وكأنك تقابله بما يعبر عن طبيعة العلاقة بينكما.
- المقدمة: تقديم للخطاب وإعطاء فكرة عن مضمونه.
- المتن: موضوع الخطاب والغرض الأساسي له، ويقسم إلى عدة فقرات مثل: المراسلات السابقة، وتفاصيل الموضوع، إضافة للإجراء الذي تطلب من المرسل إليه القيام به.
- الخاتمة: جملة تنهي بها حديثك وتختمها بشكر المتلقي على قراءة خطابك مثل: تفضلوا بقبول فائق الاحترام.
- التوقيع: توقيع مرسل الخطاب واسمه ووظيفته.
- المرفقات: مستندات تتعلق بموضوع الخطاب.
ما طريقة كتابة خطاب رسمي؟
تضمن كتابة الخطابات التواصل بين الشركات والأفراد والإدارات، وإيصال المعلومات المطلوبة بدقة ووضوح، وترك انطباع جيد لضمان أخذ خطابك بعين الاعتبار، ولا بدَّ لك من متابعة مراحل كتابة خطاباتك مع المستقل الذي وظفته والإشراف على الخطوات التي سيمر بها المشروع معه، وبالرغم من اختلاف المراسلات باختلاف الموضوع والغاية إلا أنها تمر بالخطوات المشتركة التالية:
- وضع الهدف من كتابة الخطاب وتحديد الجهة المرسل إليها.
- اختيار الأفكار الرئيسية التي يتضمنها الخطاب ويفضل أن تكون محددة ومؤثرة ومختصرة.
- تحديد طابع الخطاب أو مدى رسميته استنادًا إلى نوعه وطبيعة العلاقة بين المرسل والمرسل إليه.
- توضيح شكل الخطاب أو النموذج المعتمد لكتابته.
- كتابة نص الخطاب بلغة سليمة بسيطة دون حشو مع مراعاة العناصر المكونة له.
- مراجعة الخطاب للتأكد من سلامته اللغوية ومتانة الصياغة وتسلسل الأفكار.