وظّف كاتب تقارير محترف لمراقبة أداء سير العمل في مشروعك
لن تكون قادرًا على متابعة أداء سير العمل في مشروعك دون إعداد تقارير دورية مفصلة تشمل جميع أنشطة المشروع. قد يستغرق إعداد تقارير مفصلة الكثير من الوقت، لذا، أنت بحاجة إلى توظيف متخصص في كتابة التقارير عبر موقع مستقل، لتقديم التوصيات والنصائح التي تضع مشروعك في المسار الصحيح وتساعدك على اتخاذ القرارات المستقبلية السليمة.
ما هو التقرير، وما هي أساسيات كتابته؟
التقرير هو مستند قصير وموجز قد يتكون من صفحة واحدة أو عدّة صفحات، إذ يكتب بهدف معين ويستهدف جمهور محدد ويركز على استعراض الحقائق بعيدًا عن الآراء الشخصية. يساعد التقرير على اتخاذ القرارات وتقديم التوصيات للعمل المستقبلي.
يستخدم التقرير في الأوساط الأكاديمية والعلمية، بالإضافة إلى الأعمال التجارية. ويجب أن يتمتع التقرير ببعض المعايير مثل الوضوح والتنظيم وأن يكون مدعومًا بالتحليلات، والجداول، والمخططات والبيانات لدّعم الاستنتاجات.
لنفترض مثلًا أنك تمتلك متجر إلكتروني، بالتالي ستحتاج إلى إعداد تقارير شهرية بشكل دوري لمتابعة حجم العمل المنجز والتقدم الذي تحرزه للوصول إلى أهدافك المحددة مسبقًا. قد يشمل التقرير في هذه الحالة على سبيل المثال: عدد الزوار الشهري ومعدل التحويلات ومصاريف التسويق، وحجم المبيعات وغيرها من البيانات الأخرى.
يرصد المستقل الذي توظفّه تلك البيانات في التقرير، إلى جانب ملخصًا واستنتاجًا يتضمن أهم القرارات والتوصيات التي ينبغي أن تتخذها لتطوير متجرك الإلكتروني، وتحقيق أهداف مشروعك، والتغلب على التحديات التي قد تصادفها مستقبلًا.
ما أهمية كتابة التقارير لمشروعك الناشئ؟
يتيح لك إعداد وكتابة التقارير العديد من الفوائد لمشروعك الناشئ، منها على سبيل المثال:
- أداة فعّالة لاتخاذ القرارات: يتناول التقرير العديد من الأنشطة التي تحدث في مشروعك مثل إستراتيجية التسويق ومراقبة الأداء، والإيرادات والمصروفات وغيرها من البيانات الأخرى. واعتمادًا على تلك البيانات، يتم إعداد استنتاجات وتوصيات عن القرارات المناسبة المستقبلية التي تضمن تطوير مشروعك وأعمالك.
- عرض محايد للحقائق: تستعرض التقارير الحقائق بحيادية بعيدًا عن الأهواء الشخصية اعتمادًا على المعلومات والتحليلات التي يتم جمعها من مشروعك أو نشاطك التجاري.
- حل المشكلات: تساعدك التقارير على حل المشكلات التي تظهر بشكل مفاجئ في مشروعك من خلال إعداد التقارير التي تتناول تلك المشكلة بشكل مفصّل مع استعراض الحلول الضرورية لحل المشكلة.
- تتبع ومراقبة أداء مشروعك: ينبغي عليك مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية لشركتك أو مشروعك بشكل دوري للتأكد من سير العمل وفقًا للأهداف المحددة مسبقًا. تمكنك التقارير من القيام بذلك عن طريق مقارنة أداء مشروعك خلال الفترات الزمنية المختلفة للتأكد من توافق أهداف التقارير مع مؤشرات الأداء الرئيسية.
كيف تضيف مشروع كتابة تقرير على مستقل؟
يضم موقع مستقل قاعدة من المستقلين المحترفين المتخصصين في إعداد وكتابة التقارير التفصيلية لمشروعك. بإمكانك اختيار المستقل المناسب لتنفيذ مشروعك عبر الإنترنت من خلال الضغط على خيار "أضف مشروع" من القائمة العلوية ثم ملء الحقول الفارغة كما يلي:
- عنوان المشروع: احرص على أن يكون وصف عنوان مشروعك واضحًا ومحددًا لما تبحث عنه ولا تستخدم وصف عام. مثال على ذلك: مطلوب إعداد تقرير عن أداء متجر إلكتروني لبيع الأكسسوارات الرجالية أو مطلوب إعداد تقرير مفصّل عن أسباب هبوط زوار موقعي الإلكتروني خلال الشهر الماضي.
- تفاصيل المشروع: ركز على إضافة جميع التفاصيل المتعلقة بمشروعك حتى تزيد من فرص الوصول لمستقلين متخصصين في مجال وطبيعة مشروعك. على سبيل المثال، اختر نوع التقرير المطلوب، و حدد طبيعة نشاطك التجاري، وارفق نماذج تقارير سابقة ترغب في إعداد تقارير مشابهة لها بالإضافة إلى أي تفاصيل أخرى تجدها ضرورية لتنفيذ المشروع.
- الميزانية المتوقعة: حدد ميزانية مناسبة للمشروع وفقًا لعدد سنوات خبرة المستقل وحجم ونوعية المهام المطلوبة منه.
- المدّة المتوقعة للتسليم: حدد موعد تسليم يتناسب مع حجم المهام المطلوبة من المستقل، ولا يمثّل أي ضغط عليه حتى تضمن تنفيذ مشروعك بجودة عالية واحترافية.
كيف توظف أفضل كاتب تقارير على مستقل؟
بعد الموافقة على مشروعك، ستبدأ في تلقي العروض لتنفيذه من قِبل مستقلين متفاوتين في الخبرة. قبل أن تختار أي عرض، اطلع على النصائح الآتية لضمان توظيف أفضل كاتب تقارير على مستقل:
- تمعّن جيدًا في عروض المستقلين حتى تتأكد أن المستقل لم يقدّم عروض نمطية ومنسوخة على مشروعك بدون الإطلاع على تفاصيله.
- حدد فقط الملفات الشخصية للمستقلين الذين قدّموا عروض مميزة وذات صلة بوصف تفاصيل مشروعك، ثم افحص ملفاتهم التعريفية بتأني وركز على خبرات ومؤهلات المستقل والأعمال السابقة المتعلقة بإعداد وكتابة التقارير، وذلك حتى تختبر كفاءة المستقل ومدة استعداده لتنفيذ مشروعك.
- اطلع على تقييمات مشاريع المستقل السابقة، وركز على بعض الأمور الأساسية التي تزيد من فرص نجاح أي مشروع مثل: الالتزام بالوقت، والاحترافية في التواصل مع العملاء وبالتأكيد جودّة العمل النهائية.
- ابدأ في التواصل مع المستقلين الذي وقع عليهم الاختيار عبر الرسائل لتستفسر عن أية أسئلة أو تفاصيل إضافية قبل تنفيذ المشروع.
- اختر كاتب التقارير الذي تجد أنه قد حقق متطلبات مشروعك ويمتلك المؤهلات والخبرات الأساسية لتنفيذه بكفاءة وجودة عالية.
ما هي أنواع التقارير؟
تختلف أنواع التقارير حسب الغرض من إعدادها، وهي كما يلي:
- التقارير الدورية: تصدّر هذه التقارير بشكل منتظم مثل التقارير الشهرية أو الربع سنوية أو السنوية، ويكون غرضها في أغلب الأحيان تقديم نتائج المشروع خلال فترة زمنية معينة. مثال على ذلك، التقارير الشهرية عن حجم المبيعات في الشركة، وتقارير وسائل التواصل الاجتماعي.
- التقارير التحليلية: تزودك هذه التقارير بالبيانات والإحصاءات اللازمة عن شركتك بشكل يمنحك رؤية وفهمًا واضحًا لما يدور في شركتك بشكل مفصّل، وذلك حتى تكون قادرًا على تقييم خطة العمل الخاصة بك واتخاذ القرار السليم.
- التقارير الداخلية: تستخدم في نقل المعلومات بين أعضاء الفريق والإدارات المختلفة أو تبليغ جميع موظفي الشركة بإعلان أو موضوع ما مثل: إرسال تقارير ميزانية التسويق الإدارة المالية للموافقة عليها.
- التقارير الخارجية: يتم إعدادها بغرض إرسالها إلى الجهات الخارجية التي تتعامل معها شركتك مثل: تقارير الضرائب للحكومة، وتقارير المساهمين.
- التقارير القصيرة: تتكون من صفحة واحدة أو أكثر، يتم تجهيزها بغرض الإعلان عن مستجدات جديدة أو تغييرات داخل الشركة مثل: تقرير قصير لإبلاغ الموظفين بحدث عمل قادم.
- التقارير الطويلة: تتكون من عشر صفحات فأكثر وتكون تقارير رسمية وتفصيلية بشكل أكبر عن التقارير القصيرة.
- التقارير الإعلامية: يتم إعدادها بغرض إثبات المعلومات والأنشطة والتفاصيل الأخرى التي تمت في قطاعات الشركة في تقرير بدون تحليل، مثل تقرير عن مناقشة ميزانية الشركة يستعرض رؤساء الأقسام الذين حضروا وما تم مناقشته في الاجتماع.
- تقارير المقترحات: يتم تجهيزها بغرض حل مشكلة ما أو تقديم مجموعة من الاقتراحات لاختيار الاختيار الأنسب للشركة.
- التقارير الرأسية: تستخدم في توصيل المعلومات بين الإدارات والأقسام المختلفة والموظفين ضمن التسلسل الهرمي للشركة من أعلى لأسفل أو العكس.
- التقارير الطولية: تستعرض طول الفترة الزمنية لتنفيذ مجموعة من الأهداف المرحلية.
ما هي مراحل إعداد التقرير؟
على الرغم من اختلاف أنواع التقارير إلا أنه توجد 4 مراحل أساسية لإعداد أي تقرير، وهي كما يلي:
- مرحلة التحقيق: يتم تحديد موضوع ونوع التقرير والغرض من كتابته، ثم يتم جمع المعلومات والبيانات الموثقة التي سيعتمد عليها التقرير.
- مرحلة التخطيط: يتم خلالها تخطيط شكل التقرير وفقًا للمعلومات والبيانات التي تم جمعها في المرحلة الأولى.
- مرحلة الكتابة: تشمل مقدّمة موجزة وواضحة عن الموضوع، ومتن التقرير الذي يتناول البيانات والمعلومات والأشكال الرسومية التي تحلل وتفسر موضوع التقرير، بالإضافة إلى ملخص التقرير الذي يقدّم تلخيصًا لأهم النقاط التي وردت في التقرير ويقدّم توصيات مستقبلية.
- مرحلة المراجعة: يتم خلالها إجراء تدقيق لغوي ومراجعة شاملة للتقرير حتى يكون جاهز للمرحلة النهائية والعرض على صاحب المصلحة.
ما الفرق بين كتابة التقارير وكتابة المقالات؟
تستعرض كتابة التقارير حقائق ومعلومات فقط بدون آراء شخصية، وتكون مكتوبة لعدد معين من الأشخاص. يشاع فيها استخدام الجداول والرسوم البيانية والمخططات لدعم الاستنتاجات، وعادة ما يحتاج التقرير إلى ملخص سريع لأبرز النقاط.
بينما تركز كتابة المقالات على تقديم المعلومات والآراء، وتكون مكتوبة بشكل عام لجميع الأشخاص. لا تحتوى المقالات عادة على الجداول والرسوم البيانات والمخططات لدعم فقراتها، ويحتوى المقال على تدفق منطقي للأفكار حول الموضوع الذي يتناوله ولا يحتاج إلى ملخص.