احفظ وقتك ووظف أفضل مساعد إداري للتعامل مع بريدك الإلكتروني باحترافية
يعد البريد الإلكتروني أهم أدوات التواصل لمختلف الأعمال التجارية، فهو سجل لمعلوماتها وتعاملاتها وأرشيف لوثائقها، ومع استخداماته المتنوعة فإنه يشكل مصدرًا للتشتيت وإهدار الوقت، ما يستدعي تفويض مهمة إدارته للمختصين، وظف من على مستقل أمهر المساعدين الإداريين بسهولة وسعر مناسب.
ما المقصود بإدارة البريد الإلكتروني؟
تعني إدارة البريد الإلكتروني Email Handling التعامل مع البريد بفاعلية عن طريق:
- إدارة قوائم اتصال الشركة
- تنظيف البريد وحذف الرسائل المزعجة والرسائل القديمة غير المهمة وأرشفة ما دون ذلك
- تصنيف البريد وتبويبه وإنشاء المسودات والمجلدات
- الرد على رسائل البريد
- جدولة البريد وإنشاء قوالب الرد التلقائي
- إدارة حملات البريد الترويجية والتسويقية للشركة
- متابعة المهام وجدولتها وفق مدى زمني محدد
- توظيف عدد من البرامج المساعدة لأفضل إدارة للاتصالات
ما أهمية إدارة البريد الإلكتروني لأعمالي؟
يعمل المساعد الإداري على إدارة البريد الإلكتروني للشركة باحترافية ما يحقق لفريق العمل الآتي:
- تحقيق أقصى استفادة من الوقت بتقليص مصادر التشتت والتركيز على الأولويات.
- تحسين الإنتاجية، فتصنيف وتبويب الوثائق الذي يقوم عليه المساعد الإداري يسهل العثور على الملفات وحصر الوقت في الإنتاج.
- تحقيق معدل أعلى من الأرباح، وذلك بتحسين الانتاجية وحسن إدارة الوقت.
- معالجة رسائل البريد الإلكتروني بصورة دورية.
كيف أضيف مشروع إدارة البريد الإلكتروني على مستقل؟
يساعدك مستقل في العثور على أفضل المتخصصين في إدارة البريد الإلكتروني، فقط أضف مشروعك واختر أفضل المتقدمين، وذلك عبر مجموعة بسيطة من الخطوات:
- اضغط على " أضف مشروع" ستجدها في الشريط العلوي لموقع مستقل.
- اختر عنوانًا واضحًا موجزًا مثل" مطلوب توظيف مساعد إداري متخصص في معالجة البريد الإلكتروني".
- ضمِن كل المهام التي تريد من المساعد الإداري القيام بها وحدد المهارات المطلوبة بدقة.
- حدد ميزانية عادلة للتوظيف، ومدة مناسبة للتنفيذ.
- راجع عرضك ثم اضغط "انشر الآن" ليُعرض مشروعك على أمهر المستقلين.
كيف أوظّف مساعد إداري على مستقل؟
لتوظيف مساعد إداري محترف على منصة مستقل حدد بمشروعك تفاصيل العمل الذي تريده من أجله والأدوات والبرامج التي سيتعامل معها، ثم اتبع الآتي:
- عند نشرك المشروع على منصة مستقل ستتلقى عددًا من عروض المستقلين المتخصصين بمجال الإدارة، اقرأ هذه العروض جيدًا.
- استبعد العروض المبالغ فيها والعروض الضعيفة و اختر الأفضل من العروض المتبقية.
- تعرف على الأعمال السابقة و تقييمات أصحاب أفضل العروض وعدد مرات إعادة التوظيف، واقرأ النبذة التعريفية بعناية.
- تواصل مع الأفضل واستفسر عن كل التفاصيل، ناقش الميزانية أيضًا، ثم وظف من تراه الأنسب للعمل معه.
ما أنواع البريد الإلكتروني التي يمكن إدارتها؟
تتعدد أنواع رسائل البريد الإلكتروني في مجال الأعمال وتختلف وفقًا للهدف منها، ومن أشهر هذه الأنواع:
- الرسائل الترحيبية: وهي النوع الذي يهتم بخلق الانطباعات الأساسية لدى العملاء وخلق الوعي بالعلامة التجارية وهي الرسالة الأولى التي يتلقاها العميل من الشركة، وفيها يتم عرض المنتجات الرائجة وتقديم الخصومات.
- الرسائل الترويجية: ويهتم هذا النوع بالجانب التسويقي، ويتسم بكونه موجهًا ويقتصر على تفاصيل ومعلومات محددة، مثل معلومات حول المنتجات والعروض والخصومات وكوبونات التخفيضات، بالإضافة إلى CTA قوي، والهدف منه هو تحويل العميل المحتمل.
- رسائل النشرات الإخبارية: هذه الرسائل هي الأكثر شيوعًا، وتستخدم لمشاركة المعلومات وتحقيق التواصل مع العملاء وضمان تفاعلهم، وتتضمن الأخبار والتحديثات واللينكات المهمة، وترسل وفقًا لجداول زمنية محددة ومعدة مسبقًا.
- رسائل خدمة العملاء: تتميز هذه الأنواع بأن لها سمة شخصية تسهم في خلق علاقة مع العميل وكسب ثقته، والتحدث بلغته وتهتم بحل مشكلات العملاء وتعديل الأخطاء، والتعامل مع التعليقات، بالإضافة إلى توفير إجابات للأسئلة الشائعة لديهم مثل أسعار المنتجات وطرق استخدامها وأماكن عرضها وغير ذلك.
- رسائل استطلاع الرأي: ويستخدم هذا النوع لجمع البيانات عن طريق استطلاع رأي العملاء والتعرف على احتياجاتهم ورأيهم في العلامة التجارية، وذلك من أجل فهم العملاء وتطوير المنتجات.
- الرسائل التعليمية والنصائح: تهتم هذه الرسائل بتعليم العملاء الجدد بخصوص المنتجات والخدمات لتساعدهم في إجراء تغييرات إيجابية ترتبط بالمنتج، وتستخدم وسائط مختلفة مثل مقاطع الفيديو والروابط والقوائم الصورة.
- رسائل الدعوات: وتتضمن دعوات المؤتمرات والمعارض والافتتاحات، وتتضمن تعريفًا بالمناسبة وتاريخها وتوقيت البدء والانتهاء، والتعريف بشخصيات الحضور والفوائد التي تعود على المدعوين من المشاركة.
- الرسائل التفاعلية: ويهتم بقصص العملاء مع المنتجات وطرق تفاعلهم مع العلامة التجارية وتجاربهم الخاصة.
- رسائل المعاملات: تهتم هذه الرسائل بمعاملات الجمهور مع الشركة، وتفاصيل سلة المشتريات والأسباب التي تدعو العميل لإتمام عملية الشراء وترسل تلقائيًا.
ما أبرز الأدوات المستخدمة في التعامل مع البريد الإلكتروني؟
يستخدم المتخصصون في إدارة البريد الإلكتروني العديد من الأدوات كلٌ على حسب وظيفته وما يميزه عن الآخر، وهذه لمحة بسيطة عن بعض البرامج:
- Email Analytics وتساعد على متابعة رسائل البريد الإلكتروني الواردة لكل أفراد فريق العمل والرسائل المرسلة منهم حتى العشوائية منها.
- Mailbutler تقدم العديد من المزايا التي تجعلها أداة مفضلة لأكثر المختصين، ومنها إدارة التواصل مع فريق العمل وإمكانية استرجاع الرسائل التي لم تقرأ بعد وتعديلها وغيرها الكثير.
- SaneBox يساعد في تبويب رسائل البريد وتحديد الأهم والأقل أهمية.
- FollowUpThen ويعمل على متابعة المهام المطلوبة على مدى زمني معين، وذلك عن طريق التذكير بها في الوقت المحدد مسبقًا مع عنوان الرسالة الخاصة بها.
- Unroll.Me ويساعد على تتبع الرسائل المهمة وتجميعها لسهولة العثور عليها، والتعامل مع الرسائل غير المرغوب فيها وحذفها.
- Helpwise وتعمل على تجميع قنوات الاتصال المختلفة لفريق العمل وتمكينهم من الرد عليها مثل واتس آب وفيس بوك وتويتر، وتسمح بعقد اللقاءات الحية وتتبع أداء الفريق، وتفعيل خاصية الرد السريع عبر أتمتة الرسائل وغيرها.