تطبيق هاتف وويب داخلي خاص بمكتب حوالات مالية

وصف مشروع نظام إدارة تحويل الأموال

خلفية المشروع:

الشركة هي شركة تحويل أموال مقرها الرئيسي في ليبيا ولديها عدة فروع في مدن مختلفة (طرابلس، زليتن، بنغازي). تقدم الشركة خدمات تحويل الأموال للدول الأفريقية مثل نيجيريا، غانا، النيجر، وغيرها، بالإضافة إلى دول مثل بنغلادش، باكستان، الهند، الفلبين، مصر، السودان، وتركيا. التحويل يتم من خلال استلام الأموال نقداً وتحويل ما يعادله إلى العملة المحلية في بلد المستلم.

الهدف:

تحويل العمل من استخدام غرف الواتس آب إلى نظام داخلي متكامل لتسهيل متابعة عمليات التحويل، تنفيذها، وتقليل التأخير على الزبائن، وضمان دقة الحسابات.

تحت ستجد متطلبات النظام كما نتصوره وبالنهاية ستجد مثال وسيناريو لكيفية تنفيذ المعاملة حتى تسهل عليك فهم طبيعة العمل اكثر

مكونات النظام:

1.إدارة العملاء والتحويلات:

إدخال بيانات العملاء والتحويلات من خلال واجهة مستخدم سهلة الاستخدام.

البحث عن العملاء المسجلين واسترجاع بياناتهم تلقائياً.

تسجيل بيانات العملاء الجدد وتحويلاتهم وحفظها تلقائياً.

واجهة لتحديد الدولة وطريقة التحويل المطلوبة، مع عرض البيانات المطلوبة بناءً على الدولة.

2.توزيع المعاملات وتنفيذها:

توزيع المعاملات تلقائياً على الموظفين المعنيين بناءً على الدولة وطريقة التحويل.

واجهة خاصة بالموظفين لتنفيذ التحويلات وإرفاق وصل التحويل.

إرسال إشعارات تلقائية للزبائن عبر الواتس آب مع وصل التحويل.

3.إدارة المحافظ المالية:

نظام لإدارة حسابات المحافظ المالية المختلفة، مع تتبع مباشر للرصيد.

إمكانية تخصيص حسابات متعددة لمستخدمين مختلفين.

نظام محاسبي يخصم تلقائياً من المحفظة المناسبة عند تنفيذ التحويل.

4.التتبع والتقارير:

واجهة رئيسية لعرض عدد التحويلات وحالتها.

إمكانية البحث عن المعاملات بواسطة رقم هاتف الزبون، مع عرض تفاصيل المعاملات مرتبة حسب الأحدث.

تقارير تحليلية متقدمة حول أداء الموظفين، حجم التحويلات، والدول الأكثر استقبالاً للتحويلات.

إمكانية تصدير التقارير بصيغ متعددة (PDF، Excel).

5.إدارة الشكاوى والمراجعات:

نظام لإدارة الشكاوى مع واجهة لمتابعة حالة الشكاوى من البداية حتى الحل.

إمكانية تصنيف الشكاوى وتقديم تقارير حولها لتحسين الخدمة.

زر "تحتاج مراجعة" لتوضيح المشاكل وإرفاق مستندات داعمة مثل كشف حساب.

6.أمان البيانات:

تشفير البيانات وحمايتها.

نظام تحقق بخطوتين (2FA) لحماية الحسابات.

صلاحيات مختلفة للمستخدمين لضمان الوصول الآمن للبيانات.

7.التنبيهات والإشعارات:

تنبيهات للموظفين عند استلام معاملة جديدة أو عند حدوث خطأ.

إرسال إشعارات للزبائن عبر الواتس آب.

8.إدارة المستخدمين والصلاحيات:

تحديد صلاحيات مختلفة للمستخدمين (المبيعات، التنفيذ، الإدارة).

إمكانية تخصيص الصلاحيات لكل موظف أو مجموعة.

سير العمل في النظام:

استلام البيانات:

يدخل موظف المبيعات بيانات التحويل في النظام عبر واجهة الويب أو التطبيق.

يتحقق النظام من صحة البيانات ويعرض بيانات العملاء المسجلين تلقائياً.

توزيع وتنفيذ التحويلات:

يتم توزيع المعاملات تلقائياً على الموظفين المعنيين بناءً على الدولة وطريقة التحويل.

يقوم الموظف بتنفيذ التحويل ويرفق وصل التحويل في النظام.

إشعار العميل:

يتم إرسال إشعار تلقائي للعميل عبر الواتس آب والبريد الإلكتروني مع وصل التحويل.

التتبع والمراقبة:

واجهة رئيسية تتيح للمديرين والموظفين متابعة حالة كل تحويل والبحث في المعاملات بسهولة.

تقارير دورية تُظهر الأداء وتحليل العمليات المالية.

إدارة الشكاوى:

نظام لإدارة الشكاوى مع واجهة تتيح للموظفين متابعة وحل الشكاوى بسرعة وكفاءة.

متطلبات النظام:

قاعدة بيانات مركزية لتخزين جميع المعلومات بشكل آمن.

واجهة ويب وتطبيق هاتف متكاملين.

تكامل مع نظام الواتس آب لإرسال الإشعارات.

دعم للتشفير والأمان لضمان حماية البيانات الحساسة.

إمكانية تطوير النظام وتحديثه بناءً على ملاحظات المستخدمين واحتياجات العمل.

مثال عملي لعملية تحويل أموال من أحد الزبائن

السيناريو:

زبون يدعى محمد يأتي إلى أحد فروع الشركة في طرابلس ويرغب في تحويل مبلغ 1,000 دينار ليبي إلى نيجيريا.

خطوات العملية بالتفصيل:

استقبال العميل في المكتب:

يصل محمد إلى المكتب ويقدم المبلغ النقدي (1,000 دينار ليبي) إلى موظف المبيعات.

يقدم محمد بيانات التحويل الخاصة به عبر الواتس آب، والتي تتضمن اسمه، رقم حساب المستلم في نيجيريا، اسم المستلم، واسم البنك.

إدخال البيانات في النظام:

يفتح موظف المبيعات النظام الداخلي عبر التطبيق على الهاتف أو عبر واجهة الويب.

يقوم بإدخال المبلغ المستلم بالدينار الليبي (1,000 دينار).

يختار "نيجيريا" من قائمة الدول المتاحة.

يدخل رقم هاتف محمد للبحث في النظام عن بياناته. إذا كانت بيانات محمد مسجلة مسبقًا، ستظهر تلقائيًا. إذا لم تكن مسجلة، سيقوم الموظف بتسجيل بيانات محمد بالكامل.

بعد اختيار نيجيريا، تظهر حقول البيانات المطلوبة لطريقة التحويل المحددة (حوالة بنكية): اسم المستلم، رقم الحساب، واسم البنك.

يملأ الموظف هذه الحقول بناءً على البيانات التي قدمها محمد.

إرسال البيانات للتنفيذ:

يضغط موظف المبيعات على زر "إرسال".

يتم حفظ بيانات محمد والتحويل في النظام تلقائيًا.

تُرسل تفاصيل التحويل تلقائيًا إلى موظف التنفيذ المعني بالتحويلات إلى نيجيريا، فلنسمه "شعيب".

تنفيذ التحويل:

يتلقى شعيب إشعارًا بوجود عملية تحويل جديدة إلى نيجيريا.

يفتح شعيب النظام ويشاهد تفاصيل التحويل كاملة (اسم المستلم، رقم الحساب، واسم البنك).

يقوم شعيب بتنفيذ التحويل البنكي إلى حساب المستلم في نيجيريا.

بعد إتمام التحويل، يقوم شعيب بإرفاق وصل التحويل في النظام.

إشعار العميل:

يضغط شعيب على زر "إرسال وصل التحويل".

يتم إرسال وصل التحويل إلى رقم هاتف محمد عبر الواتس آب تلقائيًا.

تحديث الحسابات:

يتم خصم المبلغ المحول (100,000 نيرا) تلقائيًا من محفظة النيرا المخصصة للشركة في النظام.

يتم تحديث رصيد المحفظة تلقائيًا.

المتابعة والتقارير:

يتم تحديث واجهة النظام لعرض حالة التحويل على أنها "تم الإرسال".

يمكن للموظفين والمديرين متابعة حالة التحويلات والبحث في المعاملات عبر رقم هاتف الزبون أو تفاصيل أخرى.

إدارة الشكاوى (إذا وجدت):

إذا تقدم محمد بشكوى بعدم استلام الحوالة، يمكن للموظف المعني فتح النظام والبحث عن معاملته.

يمكن للموظف استخدام زر "تحتاج مراجعة" لتسجيل الشكوى وشرح المشكلة، مع إمكانية إرفاق مستندات داعمة مثل كشف حساب.