تصميم وبرمجة منصة للتواصل وإدارة المهام والمشاريع بين فريق العمل

تعريف بالشركة

شركة سعودية تتكون من 2 مستودع مركزي و 15 فرع بكبرى المدن السعودية.

كما يتألف المكتب الرئيسي من الإدارات التالية ( إدارة المبيعات - إدارة المشاريع - الإدارة المالية - إدارة الموارد البشرية - إدارة الشئون الإدارية - إدارة التسويق - إدارة تقنية المعلومات ).

بطبيعة الحال فروع الشركة قابلة للزيادة والنقصان وكذلك الحال بالنسبة لإداراتها قابلة للتعديل والهيكلة.

المتطلبات

تسعى الشركة لتوفير منصة واحدة لموظفيها عبارة عن تطبيق ويب يشمل النواحي الآتية:

•وسيلة تواصل Chat عبارة عن دردشة حيه بين الموظفين وبعضهم مع إمكانية إنشاء مجموعات تضم عدد معين من الموظفين يعملون بنفس القسم أو على نفس المشروع بحيث يستطيع أي موظف مخاطبة موظف آخر أو مراسلة داخل المجموعة ( أشبه ما يكون بــــ Flock أو Slack).

•نظام تذاكر Ticketing System بحيث يتمكن أي فرع من فتح تذكرة مع أي قسم ويستطيع متابعتها حتى التنفيذ وكذلك يستطيع أي قسم بفتح تذكرة مع أي فرع ومتابعتها حتى التنفيذ مع مراعاة النقاط الآتية:

oيستطيع مشاهدة التذكرة فقط المرسل منه والمرسل إليه وذلك لأغراض المراجعة بحيث تكون شاشة التذاكر قسمين قسم علوي يتضمن تذاكر واردة وقسم سفلي يتضمن تذاكر صادرة.

oتحتوي التذكرة على (عنوان – وصف – مرفقات – درجة أهمية – حالة – مرسله من – مسنده إلى – تاريخ الإنشاء – تاريخ الحل).

oوجود فلاتر بشاشة التذاكر تمكن المستخدم بفلترتها أو ترتيبها بناء على أي محتوى من محتوياتها.

oوجود Dashboard تحتوي رسوم توضيحية لعدد التذاكر المفتوحة والمغلقة والتي تحت التنفيذ بالإضافة إلى رسوم توضيحية لمعدل استجابة كل إدارة أو فرع للتذاكر ومعدل حل التذاكر.

oإمكانية تصدير تقرير بالتذاكر اعتمادا على تاريخ إنشائها (من فترة إلى فترة).

•نظام إدارة المشاريع بحيث يمكن إنشاء مشروع جديد له اسم ووصف ومرفقات ويحدد له مراحل كل مرحله لها جدول زمني محدد وتكون مسنده لشخص محدد بحيث تنتقل إلى المرحلة التالية فور الانتهاء من المرحلة السابقة، مع وجود Dashboard تحتوي رسوم توضح نسبة التقدم بالمشروع وتقييم لكل مرحلة من مراحله استنادا إلى وقت الانتهاء مقارنة بالجدول الزمني المحدد.

•نظام العهد المالية حيث حالياً يوجد 4 نماذج ( كشف استعاضة عهدة مستديمة – كشف تصفية عهدة مؤقتة – كشف مصروفات سيارة – كشف تصفية سفر سائقين ) والتي تشبه بعضها شيئاً ما حيث تتكون من جدول يقوم به الموظف بتعبئة ( المبلغ – البيان – رقم الفاتورة – تاريخ الفاتورة – ملاحظات ) وأسفل الجدول توقيعات ( الموظف – المحاسب – رئيس الحسابات – المدير المالي – نائب الرئيس التنفيذي – الرئيس التنفيذي ) كما أنه غالباً ما يتم طلب توقيع الشخص الذي قام بتعميد الشراء لكل فاتورة وهذا ما نرغب بتحويلها إلى نماذج رقمية بدلاً من النماذج التقليدية حيث يقوم الموظف بتعبئة نموذج على صفحة ويب وتحديد الشخص الذي قام بتعميد كل فاتورة شراء وعند الضغط إرسال يصل كل شخص من اللذين قاموا بالتعميد طلب تعميد على اليوزر الخاص به حيث يستطيع الإعتماد أو الرفض وعند الإنتهاء منهم جميعاً يتم تحويلها إلى المستوى التالي للمراجعة عن طريق المحاسب حيث يظهر له الكشف بالكامل وبجانب كل فاتورة حالتها سواء تم تعميدها من شخص أو رفضت ثم التالي للتوصية ثم النهائي للاعتماد بنفس ترتيب التوقيعات وهي أشبه بفكرة نظام المشاريع في حركة النموذج للاعتماد التالي عند الانتهاء من الاعتماد الحالي ، مع تمكين كل مستوى من التعديل بالنموذج من استثناء فواتير من الاعتماد والذي بالتبعية يؤثر على إجمالي القيمة المعتمدة للاستعاضة أو التصفية ، يتم حفظ البيانات بقاعدة البيانات وتمكين إستخراجها في شكل تقارير بناء على تواريخ محددة.

•وجود Control Panel لكل يوزر بحيث يتمكن من إدارة البروفايل الخاص به من حيث تغيير ( الباسوورد – الصورة – الاسم - الإيميل ) مع خاصية إستعادة كلمة المرور عن طريق الإيميل - مع تمكين admin من إضافة الصلاحيات للمستخدمين كل مستخدم حسب قسمه وأن يتم إنشاء المشاريع ومجموعات المحادثة عن طريقه.

•لغة البرمجة المطلوبة PHP وقاعدة البيانات MySQL.

•أن تكون المنصة قابلة للتطوير من قبلنا فيما بعد.

•إستلام Source Code للمشروع لنتمكن من الإضافة أو التعديل عليه فيما بعد.

•أن تكون الصفحات responsive خصوصاً Dashboards.

•أن تكون المنصة مرنة حيث يمكن التحكم بشكل كامل فيها من خلال Admin Control Panel ( إضافة وتعديل وحذف يوزرات – تحديد صلاحية كل يوزر – إضافة وتعديل وحذف مجموعات المحادثة – إضافة وتصميم المشاريع وتحديد مراحلها وجدولها الزمني والمسئول عن كل مرحلة.

مرفق صور نماذج العهدة