نظام عمل شركة داخلي مرحلة 1 (ويب ابليكيشين )

تفاصيل نظام شركة داخلي مرحلة 1 ( ويب ابلكيشين )

قسم HR

-إضافة الموظفين

•اسم الموظف كامل

•المسمى الوظيفي يظهر كقائمة منسدلة

•فرع الشركة التابع لها

•ايميل

•يوزر نيم

•باسورد متولد اتوماتيكي

•رقم هاتفه ( هذا الرقم سيستخدم لإرسال رسالة نصيه لتفعيل حسابه وارسال رسالة نصيه كل اسبوع قبل تسجيل دخوله متضمنة كود – ميزة سكيورتي )

•تاريخ التعيين

•الراتب

•الحالة الاجتماعية

•الايميل الشخصي

•رقم جواز السفر

•الجنسية

•تاريخ انتهاء الاقامة

•رقم الهوية

•عدد ايام الإجازات السنوية

•عدد الإجازات المرضية

-قسم الإجازات

إضافة الإجازة جديدة متضمنة

•تاريخ بداية الإجازة

•تاريخ نهاية الإجازة

•نوع الإجازة : كقائمة منسدلة ( إجازة مرضية – سنوية – أخرى )

•اسم الشخص الذي سيستلم مهامه في تاريخ الإجازة ويتم تعديل الضلاحيات الشخص اتوماتيكيه في هذا التاريخ للشخص الذي خول

•إمكانية وضع التحكم في حالة الإجازة بحيث إذا لم تكبل بعد وقت معين تكون حالتها رفض او قبول

•إمكانية دخول الموظف نفسه رؤية حالة الإجازة قبول او رفض

•في حال قبول او رفض الإجازة يرسل رسالة نصيه قصيرة بالحالة

كشوفات باسماء الموظفين واجازاتهم السنوية

قسم الخاص بالسيارات

•إضافة سيارة

•نوع السيارة

•اللون

•رقم الشاسيه

•الموديل

•رقم اللوحة

•فئة اللوحة

• إجمالي كم

•تاريخ الخدمة التالي

•تاريخ غيار الزيت القادم

•تاريخ التأمين ( إعطاء إشعار للمسؤول السيارات في المهام قبل باسبوع )

•تاريخ التجديد ( إعطاء إشعار للمسؤول السيارات في المهام قبل باسبوع )

-تقارير خاصة بالسيارات

قسم التحميل cloud

-قسم خاص بتحميل جميع ملفات الخاصة بشركة بتصنيفات لها صلاحيات بحيث هناك ملفات لا يمكن لاحد رؤيتها سوا اشخاص معينة او يمكن رؤيتها لاشخاص معينة دون تحميلها ولكن لا يمكن تعديلها ومهناك اشخاص يمكن التعديل عليها وإعادة تحميل مرة ه اخرى للكلاود

-مع إمكانية وضع نسخة احتياطية على جهاز السوبر ادمين

قسم المهام tasks والتواصل

-قسم يشبه المهام في برنامج اوفيس الاوت لوك بالإضافة لإرسال مهام للموظفين بين بعضهم البعض بحيث يقوم الشخص بإضافة مهمة معينة متضمنة

•اسم الشخص المرسل إليه كقائمة منسدلة ( الموظفون )

•الحالة : كقائمة منسدلة ( ضعيف – عادي – مستعجل )

•تاريخ التي يجيب فيه إنجاز المهمة

•مربع كتابة في المهمة مع إمكانية تحميل ملفات

-عند استقبال الموظف يظهر له إشعار باستقباله مهم تحتوي التفاصيل ولها إمكانية الرد عليها او زر بضغط عليه يكون اتم المهمة مع وصول للشخص الاخر اشعار بذلك

-إمكانية وضع دردشة بين الموظفين الموجودين اون لاين على السستم ولا يمكن تغيير حالة اي موظف ما دام على السستم .

قسم المبيعات

1-زبائن

-يتم اضافة الزبائن يدويا بحيث يتضمن الحقول التالية

•اسم الشركة

•رقم الهاتف

•رقم الفاكس

•الايميل

•الدولة

•المدينة

•صندوق البريد

•اسم الشخص المسول مع إمكانية اضافة اكثر من شخص لنفس الشركة

•رقم الشخص

•ايميله

•يوزر نيم وباسورد يتم توليدهم بشكل اتوماتيكي

1-1حسابات الزبائن

هي إمكانية الزبون الدخول ورؤية اخر عروض اسعار تم ارسالها له واخر طلبات شراء هو ارسلها وطلبياته متى سلمت بتاريخه وارقام الطبخات الخاصة فيه وارقام الباركود بالعبوات الواصلة له ( اي كأرشيف لعمليات التي تخص الزبون ) كما يمكنه عبر نفس الحساب بفتح شكوى على منتج يجبره على ادخال رقم الطبخة وباركود العبوة وارسالها لتصل كإشعار في المهام للمختبر والمدير بنفس الوقت

2-الاستفسارات

-عند ورود استفسار من شركة او شخص معين يتم ضغط زر لإضافة الاستفسار بتاريخ ووقت اليوم

•اسم الشخص الذي يدخل البيانات ويكون موجود اتوماتيكيا ولا يمكن تغييره

•اسم مسؤل المبيعات المسؤول ويكن تغييره كقائمة منسدلة

•نوع الاستفسار بقائمة منسدلة ( ايميل – اتصال هاتفي – فاكس – اخرى )

•اسم الزبون ( يظهر كقائمة منسدلة إن لم يكن موجود يتم إضافته ثم إكمال الفورم )

•حقل اختيار المواد التي يستفسر عنها كقائمة منسدلة

•حقل لإضافة الاستفسار كنص او إمكانية تحميله كملف بي دي اف او صورة

•نسة فرصة شراء الزبون ( 10% ل 100% )

•نوع الزبون تظهر اليأ عند اختيار الزبون ( جاد – متحمس – متردد – غير جاد – غير معروف ) هذه ستتم بناء على تقييمات نهائية

•متابعة ( تاريخ متابعة استفسار الزبون ) تظهر في قسم المهما للشخص الذي ادخل الاستفسار وإن كان في هذا التاريخ في إجازة تظهر لشخص اخر من قسم المبيعات

•سيكون هذا القسم بحيث كل مرة سيتواصل معه مسؤول المبيعات للزبون عن نفس الاستفسار سيكتب تعليق في يوم التواصل حتى يوضع بان الاستفسار اغلق ويضع سبب الإغلاق ويظهر هذا فس حساب الزبون

3-عروض الاسعار

-هذا القسم مهم جدا من حيث تنسيق الاشكال واتمتة الملفات بشكل دقيق

يتم إضافة عرض سعر جديد متضمن

•رقم عرض السعر ولا يمكن تغييره ابدا

•الرقم الفرعي بحيث عند التعديل للمرة ثانية بعد موافقة المدير سيأخذ رقم فرعي اخر وهكذا مع كل عملية تعديل بعد موافقة الإدارة على نفس عرض السعر يأخذ رقم ثاني

•اختيار اسم الزبون كقائمة منسدلة

•اسم مسؤل المبيعات يظهر بشكل اتوماتيكي

•العنوان

•يظهر مربع يكون فيه تنسيق وضع في لوحة التحكم تنسيق معين لصيغة عرض السعر يمكن التعديل حسب ما يريد الشخص المسؤل ويقوم بحفظه

•تفاصيل الشحن تكون مغلقة وعند حفظ قبل ذهابها للموافقة عليها ستذهب (لمسؤل العمليات اللوجستيه لوضع التفاصيل ) وسيظهر له تفاصيل مسودة عرض السعر دون إمكانية طباعته

•تفاصيل مدة الإنتاج عن المواد في مربع اخر ( ستذهب لمسؤول الانتاج ايظاً ليضع مدة المحتاجة للوقت اللازم للتصنيع ) وسيظهر له تفاصيل مسودة عرض السعر دون إمكانية طباعته

•ووضع شيك بوكس إمكانية دون إنتاج ووقتها لا تحتاج للتفاصيل مسول الانتاج

•عند موافقة مسؤول الانتاج ومسوؤل العمليات اللوجستية تذهب للإدارة للموافقة عليه

•عندها يتك حفظ الملف كبي دي اف في كلاود لكن لا يظهر عرض السعر لأي احد وحتى لصانعه حتى يتم موافقة احد الاشخاص عليه مثل المحاسب او المدير ويوصلهم مسودة عن عرض كإشعار في قسم المهام مع شيك بوكس كموافقة عليه عند الضغط عليه يظهر في قسم المهام للشخص الذي وافق عليه مع نسخة بي دي اف وهذا الملف له رابط مباشر يمكن ارساله للزبون ويقوم الزبون بتحميله .

•في النسخة الاخيرة يكون هناك بار كود في نهاية ملف البي دي اف متضمن رقم عرض السعر والرقم الفرعي

4-طلبات الشراء

-قسم يحفظ فيه طلبات الشراء التي تورد من قبل الزبون كملفات او نصوص ولكن تأخذ رقم متولد اتوماتيكي يكون مرجع لعملية الشراء

ويضيف عليها :

•اسم المنتج

•نوع العبوة

•الكمية

•مجموع السعر الثابت

•نسبة الخصم

•المجموع بعد الخصم

•اسم موظف المبيعات لا يمكن تغييره

•مع إمكانية إضافة عدد لا نهائي من المنتجات

•طريقة الدفع (كقائمة منسدلة ) : ( شيك موجل – شيك حالي – نقدا – تحويل بنكي )

•بدون دفعة اولى او مع دفعة اولى

•تاريخ اول دفعة

-بمجرد ادخال طلب الشراء يتحول تلقائيا للموافقة من قبل المدير وبمجرد موافقة المدير يتحول لمسؤول الانتاج ومسؤول العمليات اللوجستية

5-التسليم

-عند تسليم عند وضع اسم الزبون ستظهر جميع طلبات الشراء التي لم تسلم بعد

سيقوم الشخص بوضع خيار ان التسليم قد تم مع وضع خيار تأكيد ان تم الشروط الدفع

-في حال العمليات التي قد سلمت يظهر بجوارها لشخص الذي اغلقها على السستم

-عند التسليم اي عملية طلب شراء يصل اشعار للذي له صلاحيات المحاسب

تقارير وكشوفات باسماء الزبائن المواد الاكثر بيعا او المواد الاكثر استفسار عنها او حالة الزبائن

الإنتاج

1-المستودع وإضافة المنتجات

إضافة اسم منتج فقط يتطلب الحقول التالية

•نوع المنتج ( تصنيع – استيراد )

•رقم المنتج

•اسم المنتج

•نوع العبوة حسب وزنها

•السعر الثابت

2-إضافة مواد أولية

•اسم المادة

•نوع العبوة

•نوع الكمية ( كجم – عبوة )

•الكمية

•سعر الشراء الواحدة

•مجموع قيمة الكمية

- إضافة الموجود في المستودع

•اسم المادة قائمة منسدلة

•نوع العبوة قائمة منسدلة

•الباتش نمبر للعبوة

•عدد الموجود

سينقص من المواد عند إضافة طلبات شراء جديدة في حال عدم توفر الكافي من المادة في المستودع يرسل اشعار للمهام لل مسؤؤل قسم الانتاج لو كان المادة تصنيع ولمسؤول العمليات الوجستيه في حالة المادة استيراد

مع امكانية وضع حد ادنى في حال وصول المواد للحد الادنى ارسال اشعار بذلك كما في السابق

تقارير عن المواد الموجودة في المستودع

3-التصنيع والمختبر

إضافة طبخة جديدة

•اسم المادة : قائمة منسدلة

•رقم يتولد بشكل اتوماتيكي له صيغة معينة

•إضافة المواد الأولية المستخدمة ( قائمة منسدلة

•كمية المواد الاولية

•نوع الكمية

•قيمة جميع المواد المستخدمة

•الكمية المتوقع انتاجها من المنتج

•التاريخ المتوقع لانتهاء الطبخة

-يضغط حفظ وتظل بحالة تصنيع حتى يضغط على زر ارسال عينة

يضغط مسؤول الانتاج على زر ارسال عينة

بحيث يصل اشعار لمسؤول قسم المختبر بأن الطبخة التي تحمل الرقم المولد العينة جاهزة بهيث سيكون شيك بوكس بان العينة جاهزة او العينة غير جاهزة مع السبب وزر ارسال ليصل اشعار لمسؤؤل الانتاج مرة اخرى إذا كان موافقة في قسم التصنيع عند وضع رقم الطبخة سيظهر في حالة الموافقة شيضهر خيارات التعبئة في حال لم يكون هناك موافقه سيظهر الحقل مرة اخرى ارسال العينة لنفس الرقم .

-التعبئة

يتم ادخال البينات التاليه

•رقم الطبخة متولد اتوماتيكيا من المرحلة السابقة

•اسم المادة موجود من المرحلة السابقة لا يمكن تعديله

•نوع العبوة

•تاريخ الانتاج

•تاريخ الانتهاء

•بار كود متولد اتوماتيكيه ( له صيغة معينة )

•عدد العبوات

زر حفظ سيتم حفظ عدد العبوات الموجودة في المستودع

زر طباعة بحيث سيطبع رقم الطبخة وتاريخ الانتهاء وتاريخ الانتاج ووزن العبوة والبار كود بشكل متسلسل لكل عبوة على عدد العبوات على الملصقات بحيث يتغير تنسيق الطباعة في لوحة التحكم .

-المختبر

•هذا القسم على كل رقم طبخة يضع ملاحظاته مسؤول المختبر وتحفظ هذا الرقم في ارشيف

تقارير بارقام الطبخات

المحاسبة

-عند ارسال لزبون طلبية من المواد عند الشحن سيتم اخذ ارقام الباركود لجميع العبوات الباركود عن طريق قارئ الباركود

وإنشاء كشف يسمى كشف التسليم له صيغة معينة عند نهاية ادخال ارقام الباركود عبر قارء الباركود

•يتم إدخال رقم الفاتورة

•ادخال رقم طلب الشراء ( يظهر اسم الزبون اتوماتيكيا )

•عند ضغط طباعة سيظهر الكشف بي دي اف نسختين فورا يمكن طبعاتهم ويحفظ بالكلاود بالقسم الخاص

-حسابات الزبائن محاسبيا

يظهر الاتي في كل رقم حساب زبون

•الحد الائتماني ( في حال وصول المجموع العام اكبر من هذا الرقم لا يتم قبول اي طلبات شراء جديدة لهذا الزبون )

•مجموع ما عليه كل طلب شراء

•مجموع العام لكل طلبات الشراء

•جدولة عمليات الدفع لكل طلب شراء مثال

لطلب الشراء رقم 55 ثلاث دفعات

اول دفعة بتاريخ 15/5/2016 نقدا

ثاني دفعة بتاريخ 1/8/2016 شيك موجل

ثالث دفعة 8/10/2016 شيك موجل

بحيث يوم الذي تستحق الدفعة يظهر اشعار بالمهام عند المحاسب

وضع حالة الزبون في الدفع حسب الاتي ( ضعيف – مقبول – جيد – جيد جدا – ممتاز )

-تقارير خاصة بكشوفات الزبائن

-تقارير خاصة بالدفعات المجدولة لكل طلب شراء

-تقارير مجموع العام للمبيعات

قسم IT

-لوحة لإرسال شكاوي الموظفين وتصل كمهمة في المهام للمسؤول

-لوحة التحكم الخاصة بارسال الرسائل النصية القصيرة

-إدارة صلاحيات على ملفات الكلاود وإضافة او حذف ملفات

-عملية النسخة الاحتياطية لكامل البرمجية والبيانات الخاصة بها وتذكيره كل بداية اسبوع

-عملية النسخ الاحتياطية الخاصة بالمساحة التخزينية الكلاود

التقارير

-تقارير المبيعات حسب

•الزبون

•المنتج

•مندوب المبيعات

•التاريخ

•الطلبيات المسلمة فقط

-تقارير الإنتاج

•الإنتاج بالوقت المحدد

•عدد الطبخات المعادة

•المواد الاولية المستخدمة

التقييم

-لكل عملية شراء ستخضع لتقييم اتوماتيكي بناء على

-تقييم مسؤول المبيعات بالاعتماد على نسبة الخصم الذي اعطاها للزبون وطريقة الدفع

-تقييم قسم الانتاج بحيث المواد جاهزة في الوقت المطلوب

لوحات التحكم

•لوحة تحكم خاصة بالصلاحيات والحسابات

•اوحة التحكم خاصة بالتيمبلت الخاص ب – عرض الاسعار- قسم الشحن بعرض الاسعار – قسم الانتاج بعرض الاسعار - طلبات الشراء – كشف التسليم – طباعة الباركود )

•لوحة تحكم سوبر ادمين

•لوحة تحكم بالتقارير

•لوحة تحكم IT

امور عامة

- يجب ان يكون العرض متضمن السعر الكلي ولغة البرمجة والمدة الكاملة

-هذه البرمجية سيكون مرفق باسم الشركة ولا يمكن وضع اسم اي مبرمج عليه وحقوق ستكون كاملة للشركة

-سيتضمن هذا عرض اي سعر الحصول على الملف الاساسي للبرمجية (سورس كود ) للتطوير مهما كانت لغة البرمجة

-هذا الشرح ليش كامل بشكل دقيق هناك ستكون امور ثانوية يجب اخذها بعين الاعتبار عن البدء بالمشروع وهذه عبارة عن مسودة ومرحلة تلقي العروض والمناقشات

-ستستمر المناقشة لمدة اسبوعين قبل البدء الفعلي بالمشروع

-رؤية المبرمج خلال فتره العمل مطلوبة باتفاق الطرفين

-خلال نصف المدة المتفق عليها يجب ان يكون نسبة الانجاز تقارب 60% ولا سيعتبر المشروع لاغي

-اي اضافات نطلبها بعد الاعتماد على الصيغة النهائية لا تعتبر ضمن عرض السعر المتفق عليه

-لا يتم تسليم العمل بشكل نهائي إلا بعد تجريبه لمدة 90 يوم كامل

-هذا المشروع هو عبارة مرحلة اولى من مشروع ضخم يراد تطويره