موقع او برنامج لإدارة البريد الورقي الصادر والوارد داخل المنشأة ومع الجهات خارجية

الهدف من البرنامج ( إدارة المراسلات والمراسلين في البنك )

1-تسجيل و متابعة تسليم البريد الورقي بين موظفي البنك بواسطة مراسلين متخصصين و يتم تسجيل البريد الصادر والوارد إلى البنك وإصدار باركود لكل رسالة و يقوم موظف البنك عبر برنامج ويب بتسجيل الرسائل الصادرة منه و يحدد الموظف والجهة المستلمة للبريد ويستطيع الموظف المرسل متابعة الرسائل المرسلة والتأكد من وصولها إلى الجهة المعنية

2-يكون لدى إدارة المرسلين Dashboard لمتابعة جميع الرسائل الصادرة و الواردة و متابعة المراسلين في الجهة المعنية

3-امكانية فتح الخدمة لأكثر من جهة و يكون لديها مراسلاتها الخاصة والمراسلين التابعين لها بحيث تتمكن من متابعة مراسلاتها و المراسلين بشكل مستقل و كذلك عمل التقارير لكل جهة بشكل مستقل .

4-النظام لإدارة البريد الداخلي الورقي في 18 دور و 16 فرع خارجي تابعين للبنك

كل دور في البنك له صندوق خاص بالبريد الورقي يقوم الموظف بعد تسجيل البريد الصادر في النظام و طباعة بيانات المرسل والمستلم و الباركود بوضع البريد المرسل في الصندوق المتوفر في الدور التابع له الموظف

يوجد غرفة تحكم بالبريد وجميع المرسلين لإدارة وتوصيل البريد للفروع والجهات الخارجية ولديها يكون نظام تحكم البرنامج

النظام المطلوب لابد أن يكون Web يصل لها جميع موظفي البنك و أيضا قادر على فتح فيه عميل أخر في جهة أخرى غير البنك و اعطيه نفس الصلاحيات بمعني ان يكون Multi Company

من خلال النظام نستطيع عمل تقارير عن إجمالي الرسائل المرسلة خلال فترة معينة و أيضا الرسائل المرسلة من جهة إلى جهة و عدد الرسائل التي قام بإرسالها مرسال معين و جميع ما نحتاج من تقارير من أجل المتابعة والتقييم .

خطوات عمل البرنامج

يقوم موظف البنك بتسجيل البريد الصادر من عنده إلى أي موظف أخر في البنك في أي دور أو ألى جهة خارج البنك سواء الفروع أو جهات خارجية و يقوم بإدخال بيانات المرسل والمستلم و يطبع ورقة تحتوي على بيانات المرسل والمستلم و الباردكود والدور ) و تطبع و كغلاف للرسالة المرسلة فيها جميع بيانات المراسلة ويقوم الموظف بوضع البريد المرسل في صندوق الرسائل المرسلة في الدور الذي فيه

بمجرد الإنتهاء من عملية التسجيل و طباعة الغلاف للمرسل و وضع الرسالة في الصندوق تصل للمراسل المسئول عن البريد في هذا الدور تنبيه بوجود رسالة في دور معين

يقوم المراسل بإستلام البريد من الصندوق بواسطة الجهاز الذي لدية و يقوم بقراءة الباركود فتتحول الرسالة على عهدة المرسال وتظهر في النظام ان الرسالة الأن مع المرسال الذي إستلام الرسالة ويستطيع الموظف المرسل متابعة حالة الرسالة ومعرفة أين وصلت بالضبط

المراسل في البنك يكون مسئول عن إستلام الرسائل من دور أو أكثر من دور

المراسل ينتقل إلى الجهة التي سيسلم فيها البريد ويقوم بتسليم البريد عبر نظام آلي من خلال التلفون و يقوم الموظف المستلم بالتوقيع على الإستلام في التلفون و يقوم المرسال بإنهاء عملية التسليم

بعد تسليم المرسال البريد إلى الجهة المعنية يصل للمرسل تنبية إو إيميل بأن الرسالة وصلت إلى الجهة و أيضا في النظام تظهر الرسالة بأنه تم تسليمها للجهة المعنية

وعندي تحليل المشروع بالكامل مع قواعد البيانات التي سوف تنشئ ولكن أحتاج من لديه نفس البرنامج جاهز سيعمل عليه بعض التعديلات أو قام بأنجاز مشروع مشابهة و سوف ينجز المشروع في وقت قصير .