نظام إدارة مشاريع مكتب هندسي

برنامج إدرة المشاريع

( داخــلي – خــارجي )

( الإدارة – المصممين – التنفيذين – العملاء – المحاسبة – مسوق )

الفكرة العامة للبرنامج :

- فكرة البرنامج هو عملية تنظيم العمليات الداخلية والخارجية بالمؤسسة والمواعيد وربطها بالاقسام الداخلية للموسسة .

- قسم التسويق يقوم بادخل العملاء وعمل عروض الأسعار والعقود وتقوم الاداره باعتماد العقود وأيضا يقوم قسم التصميم بإدخال كامل بيانات البوت بورد وارسالها الي قسم التصميم ومن ثما يقوم قسم التصميم بإدخال المواعيد المقترحه لعمل التصميمات وتقوم الإدارة بالموافقه على الموعد او تعديله وابداء الملاحظات في حال ان وجدت يقوم المصمم باعطاء تقرير يومي عن ما تم إنجازه خلال اليوم لتستطيع الإدارة متابعه المشاريع , في حالة كان هناك تأخير من قبل المصصم يقوم النظام بتحويل حالة المشروع للون الأحمر وإعطاء الإدارة تنبية بذلك لمحاسبة القسم المسئول عن التاخير وفي حال انتهاء قسم التصميم من التصميم يقوم برفعه لمدير القسم للاطلاع وابداء الملاحظات النهائية قبل الاعتماد النهائي وبعد الاعتماد يقوم النظام بارسال رسالة الي العميل بما تم إنجازه ولينك يحمل اسم مستخدم وكلمة المرور داخل النظام للاطلاع على مشروعه ومشاهدة تصميماته المنتهيه وارسال اعتماد او ملاحظات على التصميم المرفق , في حاله عدم رد العميل علينا في مده ثلاث أيام يقوم النظام بارسال رسالة مره اخري تذكيريه للعميل وبعدها يقوم بارسال رساله أخيرة للعميل , بعد اعتماد العميل للتصميم واقفال المشروع يقوم النظام بفتح ملف لجدول الكميات والمواصفات وارساله على حساب العميل واعتمادها .

- يستطيع قسم التنفيذ الاطلاع على مشروعاته كل مشروع على حسب الموظف المسئول ويستطيع ارفاق تقارير يوميه مصوره للإدارة للاطلاع عليها في نهاية اليوم وتقوم الإدارة باعطاء التوجيهات المطلوبة في حال ان وجدت .

- تقوم المحاسبة بالاطلاع على الدفعات المالية لكل عقد ومعرفة ما تم تسديده وما هي الدفعات المستحقة والمتأخرات في حال ان وجدت للمطالبة العملاء

- عمل ارشفة وقاعدة بيانات لكل العملاء ولكل المشاريع وحفظها اونلاين

الاقسام العامة للبرنامج :

قسم المواعيد ( الموظف المسؤل التسويق )

1.تنظيم مواعيد العملاء : يقوم موظف التسويق بالتواصل مع العملاء ثم يقوم بإضافة الموعد في جدول المواعيد وتحديد نوع المقابلة ومع أي موظف ويقوم بإدخال بيانات عن العميل واحتياجاته

2.يقوم النظام بارسال تنبية الي الموظف المحدد في الموعد وبعد الموعد يقوم بإضافة تعليقات على الموعد بعد الانتهاء من الاجتماع ليطلع موظف التسويق على اخر مستجدات العميل

3.الإدارة تستطيع الاطلاع على كافة المواعيد ومعرفة كافة الإضافات التي تمت على الموعد

قسم التسويق : ( موظفين التسويق )

1.يقوم الموظف المسئول بإدخال البيانات الأساسية للعملاء ومن خلال حسابة يستطيع عمل عرض سعر وأيضا تحويله الي عقد

2.حين يقوم الموظف بعمل عقد لابد من اعتماد الإدارة للعقد لتمرير المرحلة وطباعة العقد بعد الانتهاء

3.كل موظف يسيتطيع من خلال حسابة معرفة عملائة ومعرفة ما تم من تعاقدات وما هو متبقي التارجت الشهري له

ملحوظة : بعد ادخال البيانات للعملاء وتوقيع العقود يقوم النظام بارسال رسالة ترحيبة الي العميل ويكون داخلها رابط للاطلاع على العقد

قسم التصميم : ( مدير قسم التصميم – مهندسين التصميم )

-بعد اعتماد المود بورد من مدير قسم التصميم وتوجيه التصميم الي احد المهندسين المختصين يتم عمل التالي :

oيقوم المهندس بالاطلاع على المود بورد واعطاء موعد مقترح للبداية والنهايه من التصميم

oيقوم مدير قسم التصميم بالاطلاع على المواعيد والموافقه على المواعيد او رفضها

oيستطيع المهندس الاطلاع على العقد دون الاطلاع على الدفعات الماليه للعقد

oبعد الانتهاء من التصميم يقوم المهندس رفعه الي مدير قسم التصميم ومنها يقوم مدير القسم بعمل الاعتماد او ابداء الملاحظات في حال ان وجدت الملاحظات

oاعتماد مدير قسم التصميم للتصميم المرسل من المهندس يعني ان يقوم النظام بعمل رسالة للعميل للاطلاع على التصميم

oفي حالة تاخر العميل في الرد لمدة ثلاث ايام سيقوم النظام بارسال رسالة تذكيرية للعميل مرة اخري

oمن خلال لوحه تحكم المهندس يستطيع رؤية كل مشاريعه الخاصة وما تم انجازه في كل مشروع

oيكون هناك معدل للانجاز يقوم المهندس بادخاله كل يوم للمهام المنجزه يوميا وايضا عمل تقرير يومي ورفعه للادارة يوميا قبل نهاية الدوام

oيكون هناك تنبيهات للمهندس بكل المستجدات وايضا في حال كان هناك تاخير

-قسم التنفيذ

oمن خلال البرنامج يقوم برفع تقرير يومي مصور عن ما تم عملة في المواقع وايضا ملاحظات يومية من الاعمال ومشاكل ان وجدت

oلكل منفذ له حساب يستطيع من خلاله متابعه مشاريعه واضافه ملاحظاته للادارة ومتابعتها

oيقوم المنفذ بعمل جدول زمني لكل مشروع تقريبي حتي تستطيع الاداره مراقبة الاعمال والقدرة على السيطرة على الاعمال

-المالية :

oالاطلاع على العقود المعمدة

oالاطلاع على الدفعات ( المحصله – المتاخره ))

oالسندات المرفقة