تهيئة نظام إدارة العملاء والمهام (Notion + Google Workspace)

حابب أستعين بخبير أتمتة Workflows عشان يربط ويفعّل مسار العمل الخاص بينا من أول العميل وهو Lead لحد ما يبقى Active، ويحوّل خطواتنا الحالية على Notion إلى نظام شبه آلي يسجّل البيانات بشكل منظم في CRM خفيف و/أو Google Sheets / Google Drive.

⸻

المطلوب تنفيذه:

1.مراجعة وتطوير مسار العمل الحالي

•مراجعة الـ workflow الحالي (Clients + Tasks + Onboarding).

•اقتراح أفضل سيناريوهات أتمتة تناسب وكالة تسويق (من لحظة توقيع العقد لحد الإطلاق والتقارير الدورية).

2.ربط نموذج إدخال البيانات مع Notion / CRM

•إنشاء أو ربط نموذج Onboarding للعميل (Tally / Typeform / Fillout أو حسب اقتراحك).

•عند تعبئة النموذج يتم:

•إنشاء/تحديث بيانات العميل تلقائيًا في قاعدة العملاء.

•تسجيل بياناته الأساسية (بيانات التواصل، البراند، الأهداف، الميزانية…إلخ).

•تسجيل/نسخ البيانات في Google Sheet / Drive لاستخدامها في التقارير والتحليل.

3.أتمتة خطوات الـ Onboarding

•عند تغيير حالة العميل إلى Contract Signed:

•يتم إنشاء مجموعة مهام Onboarding تلقائيًا (Access, Strategy, Setup…).

•تعيين المهام تلقائيًا لأعضاء الفريق (Account Manager, Media Buyer, Designer…).

•عند تغيير الحالة إلى Active:

•إنشاء مهام دورية للتقارير والمتابعة.

•إرسال تنبيه داخلي أو إيميل ترحيب للعميل (template جاهزة).

4.تخزين البيانات والتقارير

•ضمان أن كل البيانات المهمة للعميل:

•محفوظة بشكل منظم في Notion أو CRM خفيف (أو Airtable لو مناسب).

•ومتنسخة في Google Sheets / Drive لاستخدامها في التقارير.

5.ربط الأتمتة بأدوات خارجية

•استخدام Zapier أو Make (Integromat) (أو الأداة اللي تفضلها) لربط:

•نموذج العميل → Notion / CRM → Google Sheets.

•تغيير حالة العميل أو المهام → تنبيهات Slack / إيميل / مهام جديدة.

6.توثيق كامل للنظام

•رسم خريطة بسيطة للـ Workflow.

•شرح لكل Automation (الـ Trigger والـ Action).

•فيديو قصير (Loom) أو ملف PDF يشرح طريقة استخدام وتعديل النظام للفريق.