بناء برنامج تشريعات باستخدام Microsoft Access

مقدمة:

أسعى لتطوير برنامج مخصص باستخدام برنامج مايكروسوفت أكسس بالكامل، وذلك بهدف إنشاء مكتبة امتثال مركزية في جهة عملي. يجب أن يتيح التطبيق للموظفين إدخال البيانات وتحديثها عبر واجهة إدخال مشتركة، مع حفظ جميع الإدخالات في قاعدة بيانات موحدة. نظراً لسياسات أمن المعلومات في جهة العمل، يجب أن يكون الحل معتمداً بالكامل على برنامج مايكروسوفت أكسس، حيث يتم حظر أنواع الملفات الأخرى.

المتطلبات التفصيلية:

1. واجهة إدخال البيانات:

تصميم واجهة إدخال بيانات سهلة الاستخدام بناءً على الأعمدة الموضحة في ملف الإكسل المرفق (سيتم تزويد المستقل بالملف الأصلي "مثال لمكتبة امتثال بعد اضافة الخطر.xlsx" كمرجع أساسي للأعمدة وأنواع البيانات الأولية).

يجب أن تسجل الواجهة تلقائياً اسم الموظف الذي قام بالإدخال الأولي وتاريخه، وكذلك اسم الموظف الذي قام بآخر تعديل وتاريخه لكل سجل.

لا يمكن للموظف العادي تعديل أي سجل بعد حفظه، ولكن يمكن لمدير النظام تعديل السجلات.

2. إدارة المستخدمين والصلاحيات:

نظام تسجيل دخول للمستخدمين (اسم مستخدم وكلمة مرور).

دور "مدير النظام":

صلاحية إنشاء وإدارة حسابات المستخدمين (إضافة، تعديل، حذف).

صلاحية رؤية وتعديل جميع الإدخالات في قاعدة البيانات.

صلاحية إدارة محتوى الجداول الفرعية الخاصة بالقوائم المنسدلة (انظر النقطة 3).

دور "الموظف العادي":

صلاحية إدخال سجلات جديدة.

صلاحية رؤية جميع السجلات (دون إمكانية التعديل بعد الحفظ الأولي).

3. القوائم المنسدلة والجداول الفرعية الديناميكية:

يجب أن تكون العديد من حقول الإدخال عبارة عن قوائم منسدلة (Drop-down Lists).

سيتم ربط كل قائمة منسدلة بجدول فرعي مستقل ومخصص لها في قاعدة بيانات أكسس.

يجب أن يوفر النظام واجهة خاصة لـ "مدير النظام" (مثلاً تحت قسم "إعدادات التطبيق") لإدارة محتوى هذه الجداول الفرعية بسهولة (إضافة، تعديل، حذف القيم في القوائم المنسدلة).

يجب دعم إمكانية تحديث بيانات هذه الجداول الفرعية بشكل فردي أو عن طريق رفع بيانات مجمعة (Bulk Data Upload) من ملف إكسل.

أمثلة للأعمدة التي تتطلب قوائم منسدلة (القائمة قابلة للتوسع بناءً على ملف الإكسل وحاجة العمل المتغيرة): نوع التشريع، الجهة المصدرة، نوع المخاطر، الإدارة المعنية، حالة الالتزام، وغيرها مما هو موضح كقائمة في ملف الإكسل أو ما يحدده المستخدم لاحقاً.

4. تقييم المخاطر (الأثر والاحتمالية):

عمود "أثر الخطر الكامن لعدم الالتزام بقاعدة الالتزام": قائمة منسدلة تحتوي على خمس مستويات محددة مسبقاً، ولكل مستوى قيمة عددية مرتبطة به (التفاصيل والقيم موجودة في ملف الإكسل المرفق).

عمود "احتمالية الوقوع في الخطر الكامن لعدم الالتزام بقاعدة الالتزام": قائمة منسدلة تحتوي على خمس مستويات محددة مسبقاً، ولكل مستوى قيمة عددية مرتبطة به (التفاصيل والقيم موجودة في ملف الإكسل المرفق، ).

يجب أن تكون القيم العددية لهذه المستويات قابلة للتعديل من قبل "مدير النظام" عبر الجداول الفرعية المخصصة لها.

5. الحقول المحسوبة (النتائج المستندة إلى دوال):

يجب أن يقوم تطبيق أكسس بحساب قيم بعض الحقول تلقائياً بناءً على مدخلات أخرى، تماماً كما هو مطبق في ملف الإكسل المرفق باستخدام دوال VLOOKUP أو معادلات أخرى. تشمل هذه الحقول

6. الحقول الإلزامية والاختيارية:

تم توضيحها في الاكسل (بناءً على الملاحظات المضمنة في ملف الإكسل الأصلي، مع تأكيد المستخدم النهائي). يجب على النظام التحقق من تعبئة الحقول الإلزامية قبل حفظ السجل.

7. رفع البيانات المجمعة (Bulk Data Upload):

توفير آلية لرفع بيانات مجمعة إلى قاعدة البيانات الرئيسية (للسجلات الجديدة) وأيضاً للجداول الفرعية الخاصة بالقوائم المنسدلة.

يجب أن يكون تنسيق ملف الرفع هو ملف إكسل (xlsx).

يجب أن يوفر النظام تقريراً عن عملية الرفع، يوضح أي أخطاء حدثت (مثل بيانات غير متطابقة مع نوع الحقل، حقول إلزامية فارغة، إلخ) مع تحديد الخانات التي تحتوي على الخطأ، دون إيقاف عملية الرفع للسجلات الصحيحة إن أمكن، أو توفير خيار للمستخدم لتصحيح الأخطاء وإعادة الرفع.

8. التقارير المطلوبة:

تقرير ملخص المخاطر (رسم بياني وتصدير إكسل):

تقرير يلخص أعداد الإدخالات (التشريعات/الالتزامات) بحسب تصنيف كل نوع خطر (مثلاً: عدد المخاطر المنخفضة، المتوسطة، العالية، إلخ، بناءً على "قيمة الخطر الكامن" أو "قيمة الخطر المتبقي" - سيتم تحديد المعيار لاحقاً).

يجب عرض هذا الملخص على شكل رسم بياني داخل التطبيق (مثل رسم بياني دائري أو شريطي).

إمكانية تصدير بيانات هذا التقرير إلى ملف إكسل.

تقرير تفصيلي لجميع البيانات (تصدير إكسل):

تقرير يقوم بسحب جميع بيانات الأعمدة الموجودة في قاعدة البيانات الرئيسية لجميع السجلات.

يجب أن يكون هذا التقرير قابلاً للتصدير إلى ملف إكسل.

9. هيكلية التطبيق وبيئة العمل:

يجب تصميم التطبيق ليعمل في بيئة متعددة المستخدمين بشكل فعال.

يُترك للمستقل اقتراح الحل الفني الأنسب لمشاركة واجهة الإدخال وقاعدة البيانات (مثل فصل قاعدة البيانات إلى واجهة أمامية (front-end) لكل مستخدم وملف بيانات خلفي (back-end) مشترك على الشبكة).

يجب أن يكون التطبيق بالكامل مبنياً باستخدام مايكروسوفت أكسس (ملفات accdb أو accde).

10. الأعمدة المطلوبة في قاعدة البيانات:

- جميع الأعمدة الظاهرة في ملف الإكسل المرفق ("مثال لمكتبة امتثال بعد اضافة الخطر.xlsx") مطلوبة في شاشة الإدخال وقاعدة بيانات أكسس، مع الأخذ في الاعتبار الملاحظات حول الحقول الإلزامية والاختيارية والحقول المحسوبة.

- يجب إضافة حقول لتتبع اسم مدخل السجل وتاريخ الإدخال، واسم آخر مُعدِّل للسجل وتاريخ آخر تعديل.

المخرجات المطلوبة (التسليمات):

ملف مايكروسوفت أكسس (مثلاً .accdb) يحتوي على التطبيق جاهزاً للتشغيل والاختبار.

نسخة من ملف أكسس مفتوحة المصدر وقابلة للتعديل والتطوير المستقبلي (إذا كانت مختلفة عن الملف التشغيلي، مثلاً إذا تم تسليم ملف .accde للتشغيل).

توثيق موجز يشرح كيفية تثبيت التطبيق (إذا لزم الأمر)، وكيفية إدارة المستخدمين، وكيفية تحديث القوائم المنسدلة، وكيفية استخدام خاصية رفع البيانات المجمعة.

ملاحظات هامة للمستقل:

الرجاء مراجعة ملف الإكسل المرفق بعناية ("مثال لمكتبة امتثال بعد اضافة الخطر.xlsx") فهو يحتوي على تفاصيل الأعمدة، أمثلة للبيانات، وبعض القواعد الحسابية المطلوبة.

المرونة في تصميم الجداول الفرعية للقوائم المنسدلة وقابلية تحديثها بسهولة هي نقطة جوهرية.

الالتزام الكامل باستخدام برنامج مايكروسوفت أكسس فقط.

الالوان والخطوط المسموح استخدامها مرفقة في ملف وورد

أتطلع لتلقي عروضكم وخبراتكم في تطوير تطبيقات مشابهة باستخدام مايكروسوفت أكسس.

شكراً لكم.