هي وثيقة تعدها المؤسسة لكل وظيفة بناءاً على الهيكل التنظيمي ومهام الوحدات الإدارية ، بحيث يتضح في الوصف الوظيفي مجموعة عناصر هامة مثل: المسمى الوظيفي، مكان العمل، المسؤول المباشر ، تاريخ استحداث المنصب الشاغر، الإدارة التي يقع بها الشاغر الوظيفي، واجبات الوظيفة ، المؤهلات العلمية و الخبرة العملية المطلوبة ... الخ