قاعدة بيانات بالمكاتبات تحتوي علي رقم المكاتبة و نوعها و تاريخها و موضوعها و تفاصيل اخرى متعلقة بهذا الغرض مع تصوير صفحة/صفحات المستند المعني للاسترجاع عند الحوجة و استخراج التقارير حسب الطلب مع سهولة الطباعة مرة اخرى .