n8n Workflow Automation | Customer Support Ticket Management.

مشروع أتمتة خدمة العملاء وإدارة التذاكر باستخدام n8n

نظرة عامة على المشروع

تصميم نظام آلي لإدارة طلبات دعم العملاء باستخدام n8n وGoogle Sheets وGmail، بهدف تنظيم استقبال الطلبات، وتوزيعها على الفرق المختصة، وإعداد تقارير يومية تلقائية.

يتكون النظام من مساري عمل لتقليل المهام اليدوية وتحسين كفاءة إدارة طلبات العملاء.

المسار الأول: استقبال التذاكر وتوجيهها تلقائيًا

* استقبال طلبات العملاء من خلال نموذج إلكتروني.

* البحث عن بيانات العملاء في Google Sheets.

* إضافة اسم العميل ونوع اشتراكه إلى بيانات الطلب.

* التعامل مع العملاء غير المسجلين باستخدام بيانات افتراضية.

* إنشاء رقم فريد لكل تذكرة وتحديد حالتها كـ «مفتوحة».

* توجيه التذاكر إلى فريق الفواتير أو الدعم الفني أو الدعم العام حسب نوع المشكلة.

* إرسال إشعارات بالبريد الإلكتروني إلى الفريق المختص.

* تمييز الطلبات العاجلة وعملاء الاشتراك المميز بعنوان [URGENT].

* إرسال رسالة تأكيد تلقائية للعميل تتضمن رقم التذكرة ووقت الرد المتوقع.

* حفظ بيانات التذاكر في Google Sheets لمتابعتها والرجوع إليها.

المسار الثاني: التقرير اليومي للتذاكر المفتوحة

* تشغيل تلقائي يوميًا في الساعة التاسعة صباحًا.

* قراءة بيانات التذاكر من Google Sheets.

* تصفية التذاكر التي لا تزال مفتوحة.

* حساب إجمالي التذاكر المفتوحة وعدد التذاكر في كل تصنيف.

* إنشاء تقرير منسق يحتوي على أرقام التذاكر وأسماء العملاء والتصنيفات والأولويات وعناوين الطلبات.

* إرسال تقرير واحد يوميًا إلى مدير الفريق.

* إرسال إشعار مختصر عند عدم وجود تذاكر مفتوحة.

الأدوات والتقنيات المستخدمة

* n8n لأتمتة سير العمل.

* Google Sheets لتخزين البيانات وإدارتها.

* Gmail لإرسال الإشعارات والرسائل الآلية.

* النماذج الإلكترونية لاستقبال الطلبات.

* الشروط المنطقية وتوجيه البيانات.

* JavaScript لمعالجة البيانات وتجميع التقارير.

* HTML لتنسيق رسائل البريد الإلكتروني.

* التشغيل المجدول للمهام اليومية.

فوائد المشروع

* تقليل المهام المتكررة والعمل اليدوي.

* توجيه طلبات العملاء إلى الفرق المناسبة.

* تحسين ترتيب الأولويات ومتابعة الطلبات.

* تنظيم بيانات العملاء والتذاكر.

* إرسال تأكيدات تلقائية للعملاء.

* تمكين مدير الفريق من متابعة التذاكر المفتوحة بسهولة.

* تحسين كفاءة العمل وتوفير الوقت.

مخرجات المشروع

* إنشاء مساري عمل آليين ومتكاملين.

* إعداد البحث عن بيانات العملاء ومعالجة التذاكر.

* ضبط قواعد توجيه الطلبات حسب النوع والأولوية.

* إعداد الإشعارات والردود التلقائية عبر البريد الإلكتروني.

* إنشاء التقرير اليومي للتذاكر المفتوحة.

* اختبار سير العمل وإعداد توثيق أساسي للإعدادات وطريقة التشغيل.