ملف اكسل مبسط لصادر ووارد

تم تصميم نظام متكامل لإدارة ومتابعة المكاتبات الصادرة والواردة باستخدام Microsoft Excel بهدف تنظيم البيانات، تسهيل عمليات البحث والمتابعة، وتقليل الاعتماد على السجلات الورقية.

أهداف المشروع

تسجيل جميع المعاملات الصادرة والواردة في قاعدة بيانات موحدة.

تسهيل البحث والوصول السريع إلى الخطابات والمستندات.

متابعة الردود على الخطابات الصادرة.

استخراج إحصائيات وتقارير فورية لدعم اتخاذ القرار.

تحسين دقة البيانات وتقليل الأخطاء اليدوية.

مكونات النظام

قاعدة بيانات رئيسية تحتوي على:

رقم الخطاب.

تاريخ الخطاب.

الجهة المرسلة أو المستلمة.

موضوع الخطاب.

نوع الخطاب.

رقم وتاريخ الرد (إن وجد).

لوحة تحكم تفاعلية (Dashboard) تعرض:

إجمالي عدد الخطابات.

عدد الصادر.

عدد الوارد.

فلاتر تفاعلية حسب الجهة ونوع الخطاب ونوع الحركة.

عرض البيانات المفلترة بشكل فوري.

الأدوات المستخدمة

Microsoft Excel

Excel Tables

Slicers

Data Validation

Formulas & Functions

Dashboard Design

المميزات

واجهة سهلة الاستخدام باللغة العربية.

إمكانية البحث والتصفية الفورية.

تحديث الإحصائيات تلقائياً عند إضافة بيانات جديدة.

متابعة حالة الخطابات والردود عليها.

سهولة استخراج التقارير المطلوبة.

النتائج المحققة

ساهم النظام في تحسين عملية إدارة المراسلات، وتقليل الوقت اللازم للبحث عن الخطابات، وتوفير رؤية واضحة لحركة الصادر والوارد من خلال لوحة تحكم تفاعلية محدثة بشكل مستمر.