AI-Powered Workflow for Open Status Letters Tracking and Email Automation

قمت بتصميم وتنفيذ نظام أتمتة متكامل باستخدام n8n لمعالجة ومتابعة الكتب الرسمية المفتوحة بشكل تلقائي بدون تدخل يدوي.

يبدأ النظام بتحميل ملفات البيانات من مصادر متعددة (Excel)، ثم قراءة ومعالجة البيانات باستخدام عقد Spreadsheet File، يليها مرحلة تنظيف وتعديل البيانات (Edit Fields) لتوحيد الصيغة وتجهيزها للمعالجة.

تم دمج البيانات من أكثر من مصدر باستخدام Merge Node، وبعدها يتم تمريرها عبر Switch Node لتصنيفها حسب الأقسام (حوالي 14 قسم)، مما يسمح بتوجيه كل كتاب إلى المسار الصحيح بناءً على الجهة أو النوع.

يقوم النظام بعد ذلك بالوصول إلى الملفات المرتبطة عبر التخزين السحابي (Dropbox)، حيث يتم:

استعراض المجلدات

تحميل الملفات المرتبطة بكل سجل

التحقق من وجودها

ثم يتم تنفيذ حلقة معالجة (Loop Over Items) للتعامل مع كل عنصر بشكل منفصل، وتجميع النتائج باستخدام Aggregate Node.

في النهاية، يتم إرسال بريد إلكتروني تلقائي عبر Microsoft Outlook يحتوي على:

جميع الملفات المرتبطة

ملخص الحالة

إرسالها برسالة واحدة بدل عدة رسائل

النظام يعالج مشكلة قيود حجم الإيميل من خلال إدارة المرفقات بشكل ذكي، ويقلل الأخطاء الناتجة عن التصنيف اليدوي (بنسبة خطأ تقريبية ≤ 5% بسبب محدودية التصنيف الثابت في Switch).