نظام إدارة مقاولين ومستخلصات (Contractor & Billing Management System)"
تفاصيل العمل
هذا النظام الذي تصفه هو "نظام إدارة مقاولين ومستخلصات (Contractor & Billing Management System)"، وهو من أهم الأنظمة المطلوبة في شركات المقاولات وإدارة المشاريع.
لتصميم هذا النظام بشكل احترافي وشامل ("وكل حاجة" كما ذكرت)، يجب تقسيمه إلى وحدات (Modules) مترابطة. إليك التصميم المنطقي والهيكلي للنظام:
1. الوحدات الأساسية للنظام (System Modules)
أ. إدارة المقاولين (Contractors Management)
إضافة/تعديل/حذف مقاول: (اسم المقاول أو الشركة، التخصص، رقم الهاتف، الرقم الضريبي، العنوان).
كشف حساب المقاول: شاشة تعرض إجمالي ما نفذه المقاول، إجمالي ما تم صرفه له، والرصيد المتبقي له أو عليه.
ب. إدارة المشاريع وبنود الأعمال (Projects & BOQ)
المشاريع: تسجيل بيانات المشروع (اسم المشروع، المالك، تاريخ البداية والنهاية).
إضافة البنود (BOQ): تسجيل بنود الأعمال لكل مشروع (كود البند، وصف البند "مثال: حفر، خرسانة، دهانات"، الوحدة "متر مكعب/مقطوعية"، الكمية، سعر الوحدة، الإجمالي).
ج. إدارة المستخلصات (Invoices / Progress Billings)
وهي العصب الرئيسي للنظام، وتنقسم إلى:
إنشاء مستخلص جديد (جاري أو ختامي): * اختيار المقاول والمشروع.
تحديد البنود التي تم إنجازها والكميات المنفذة (نسبة الإنجاز).
حساب الإجمالي تلقائياً.
الاستقطاعات (Deductions): خصم الضرائب، تأمين الأعمال، تأمين الدفعة المقدمة، أو أي غرامات تأخير قبل استخراج الصافي المستحق.
حالة المستخلص: (معلق للـمراجعة، معتمد، مدفوع جزئياً، مدفوع كلياً).
د. إدارة الدفعات المالية (Payments)
تسجيل دفعة: إدخال مبلغ مالي تم صرفه للمقاول.
الربط: ربط الدفعة بمستخلص معين، أو تسجيلها كـ "دفعة مقدمة" (Advance Payment).
طريقة الدفع: (كاش، شيك، حوالة بنكية) مع تسجيل رقم الشيك وتاريخ استحقاقه.
2. الفلترة والتقارير (Filtering & Reports)
النظام يجب أن يحتوي على محرك بحث وفلترة قوي لاستخراج البيانات بسهولة:
خيارات الفلترة:
فلترة المستخلصات حسب (المقاول، المشروع، من تاريخ إلى تاريخ، حالة الدفع).
فلترة الدفعات حسب (طريقة الدفع، تاريخ الاستحقاق للشيكات).
استخراج البيانات (Exporting):
PDF: لطباعة المستخلصات بشكل رسمي لتقديمها للمقاول أو للإدارة (مع التوقيعات واللوجو).
Excel: لتصدير كشوفات الحسابات وجداول الكميات والبنود لمراجعتها مالياً.
3. دورة العمل داخل النظام (Workflow)
تقوم بتسجيل المقاول والمشروع والبنود.
ينفذ المقاول جزءاً من العمل، فتقوم بإنشاء مستخلص جاري وتحدد الكمية التي نفذها في كل بند.
يحسب النظام القيمة ويخصم الاستقطاعات ويظهر الصافي المستحق.
تقوم الإدارة المالية بصرف دفعة مالية للمقاول وتسجيلها في النظام وربطها بالمستخلص.
يتحدث كشف حساب المقاول تلقائياً.