تنظيم وإدخال بيانات دفتر صيانة لشركة خدمات

كان المشروع عبارة عن تحويل دفتر صيانة ورقي يحتوي على سجلات متعددة (تواريخ، أنواع أعطال، قطع غيار، ملاحظات فنية، وتوقيعات) إلى نظام رقمي منظم يسهل الرجوع إليه وإدارته.

بدأت بمراجعة الدفتر كاملاً وتحليل نوعية البيانات المتكررة لتحديد الهيكل المناسب لقاعدة البيانات. بعد ذلك قمت بتصميم ملف Excel يحتوي على أعمدة منظمة تشمل: رقم العملية، التاريخ، اسم العميل، نوع الخدمة، وصف العطل، القطع المستخدمة، التكلفة، حالة الطلب، والملاحظات.

تم إدخال البيانات يدوياً مع تدقيق كل سجل مقابل النسخة الورقية لضمان الدقة. بعد الانتهاء من الإدخال، أنشأت نظام تصنيف باستخدام الفلاتر والجداول الذكية (Tables) لتسهيل البحث حسب التاريخ أو نوع الخدمة أو اسم العميل. كما أضفت تنسيقات شرطية لتمييز الحالات المفتوحة عن المغلقة.

في المرحلة الأخيرة، قمت بمراجعة شاملة للملف لاكتشاف التكرار أو القيم الناقصة، ثم سلّمت ملفاً منظماً مع شرح آلية استخدامه، مما ساعد الشركة على تسريع عمليات المتابعة وتقليل الوقت المستغرق في البحث عن أي سجل صيانة.